リモートワーク中の請求書発行業務ってどうしてる？担当部門に聞いてみました

新型コロナウイルス感染症拡大の防止のため、リモートワークを導入する企業が増えてますよね。

ウイングアーク１ｓｔでも2月末より“原則在宅勤務”の方針が提示されたのですが、2月段階では役員や従業員が時差出勤により、10％程度の社員は出社していました。

特に出社比率が高かったのが、請求発行・郵送業務を行う業務部門。

業務部門のマネージャーである高橋（50代、男性）に「リモートワークしないの？」と聞いたら「でも、だれかオフィスにこないとね、請求書郵送があるから難しいんだよね」と。最終的には、担当スタッフに代わって業務部門のマネージャーである高橋が出社し、請求書の封入・封緘・郵送作業を行なっていたのです。

請求書発行業務はリモートワークに完全対応したよ

ところが、4月の緊急事態宣言を受け、全社一斉完全リモートワークへの対応をせざるを得なくなりました。

「請求書発行業務はリモートワークに完全対応したよ」と耳に入り、短期間でどうやって請求書業務を完全リモート可能に切り替えたのか、話を聞いてまとめてみました。

■2020年3月：請求書業務の状況は…
● 請求発行業務は毎月400～500件、繁忙期（2～4月）では1.5倍程度になる
● 2017年から取引先への書類電子送付を推進していた。2020年2月時点では、約70％の電子化を実現していた。
● 残りの30％についても電子化へ移行するためのお客様への意向調査を行っていた。継続して郵送を希望する請求先が多く、完全電子化には時間がかかると思っていた。

■東京都は2020年4月7日に緊急事態宣言！
● 請求書の郵送業務を出社して実施することを諦める
● 緊急対応として3月末に自社で販売開始した郵送サービスの利用を検討（「SVF TransPrint」郵送サービスという製品）

■具体的にどうしたのか？
○業務部門が実施したこと
１）「SVF TransPrint」郵送サービスに申し込み、アカウントを発行してもらった
２）印刷会社と30分程度打ち合わせを実施した
３）現在利用している自社オリジナル封筒を印刷会社に送付した

○何を変更したか？
【Before】
基幹システムから執務エリアにあるプリンタに出力し自社で封入・封緘、郵送作業を行なっていた。
　　↓
【After】
今までプリンタに出力していた請求書をPDF出力した上で所定のフォルダに保存し、導入した「 SVF TransPrint 」の管理画面から郵送の入稿実行へ変更。
印刷会社が印刷すると同時に、封入封緘が機械で実施され、そのまま郵送へ、という流れに。

1日で切り替えが完了

なるほど。新しく販売された自社サービスか…
1日たらずの打ち合わせと準備で、4月分の請求郵送運用は4/17からスタートできた、とのことです。なせばなった…

「郵送する」という業務自体は変わらないけれど、印刷会社に集約することにより、スピードも早くなり機械による封入封緘で業務効率化も図れる。なによりこのような有事の場合の目的である「人との接触率８割減」に近づけたわけですね。

おわりに

「リモートワーク」の意義やら「なんのためにやっている仕事だっけ？」と業務自体を見直し、より気持ちよい働き方を模索する機会などに時間をあて、今できることを実行しよう、と感じた取り組みでした。

新型コロナウイルスの収束、克服と同時に、世間では当たり前と思われていた働き方も見直せるかもしれません。

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