新型コロナウイルスによる在宅勤務の拡大。マネジメント側が気をつけておくべきこと
新型コロナウイルスの拡大の影響から、政府による小中高の臨時休校の要請が発表され、今日、多くの自治体が週明けからの休校を決定しました。
小中高だけでなく保育園や幼稚園などに行かれている場合を含め、お子様を持つ共働き世帯の方々はかなり不安だったのではないでしょうか？
子供はどうするべき？仕事は？調整する？在宅？休むしかない？と大混乱だったことと思います。（そしてそれは今も続いていることと思います。）
一方、企業側も現在対応に追われていることでしょう。大手企業も在宅勤務に続々と切り替え始め、発表されているところだけでもJT、ホンダ、日立、三菱商事、日清食品ホールディングスなど何万人という方が、急遽、在宅勤務に切り替えられたことと思います。
これまで出社して仕事していたのに、今まで通り仕事ができるのか、と考える方々も少なくないのではないでしょうか。特に、マネジメント層からすると今まで顔を突き合わせて話をしたり指示したりできていたのに、急に見えなくなって
・サボりが発生するのではないか？
・オンラインMTGはどのように行えばいいか？
・社員をどうやって評価するのよ？
・聞きたいとき声かけられなくて不安
と思っている方もいるかもしれません。
このnoteでは、在宅勤務になり始めた会社で、どのように仕事を平常運転するのか、全員フルリモート・メンバー20名のミートキャリアの事例に基づきお伝えできれば幸いです。
そしてマネジメント層がその方法を習得することによって、いつでも、だれでも、どこでも働けるようになればいいなと思います。
1. 前提条件
よく、リモートワークが当たり前な方は、「誰だって出来るよ、別に出社しようがオンラインだろうが変わらないよ」と言います。
私が言うのもなんですが、もちろん変わるとこはあります。笑
し、誰だって出来るけどいくつかの点を気をつけないと難しいです。なので、まずはチームに下記のことが備わっているか確認し、備わっているか意識してください。これはマネジメント層が、ではなく全員がそうである必要があります。
① チーム一人ひとりを信頼すること
② オープンであること
③ 自律的であること
1.-① チーム一人ひとりを信頼すること
そもそも、サボりが発生するのではないか？というのは、信頼してない証拠です。まずは、相手を信頼し、アウトプットで評価しましょう。
本来、アウトプットで評価出来るのであれば、別に時間の使い方はなんでもいいはずです。（そこで、いやいや時間あるんだからじゃあもっと量やってよ、となるのは効率化のモチベーションが下がってしまいます。）
4倍速の1日があれば、2時間仕事して終わってもいいはず。そしたら、それは評価すべきことであるし、難度の高いミッションに変えていければいいと思います。
また、マネジメント側の意見としてアウトプットまでの過程が不透明になりやすく不安に思う方がいるかも知れませんが、過程はしっかり委ねて口出ししないこと、信頼することです。とにかくアウトプットで評価しましょう。
1.-② オープンであること
うちではコミュニケーションツールとしてSlackを利用しています。出社する=Slackにログインする、なのでオフィスに入室する感覚です。（ちなみにうちは働く時間もバラバラなので、そこはスケジュール管理してます。）
オープンであることの意味は、全てがチャットコミュニケーションであることが理由です。
・ちょっとこれどうやるんだったっけ？
・巷でウワサのこれ気になっている
・めっちゃこれおもろい
・こう思うんだけど良くない？
・こんなアイディアあるんだけど共有するね
とか全てオープンに話せないと難しいです。同じ空間にいるような雑談をその場ですること。これは普段のメールでの「お疲れさまです」コミュニケーションではなくて、本来口に出していたコミュニケーションの代替なので、そこはオープンにSlackでもコミュニケーションできないと難しいポイントです。
まずは、口頭でのコミュニケーションを意識して早く、気軽に、返信してあげることで、その一歩が切り開けると思います。
ミートキャリアは1度しかお会いしたことのないメンバーやインターン生もいますし、意識すれば誰だってできます。でも、何でも話し、何でも話してもらうことを意識して下さい。
もし普段メールで連絡を取っていて、今回もメールコミュニケーションの場合も、同様に連絡頻度をあげるか、もしくはこれを機に普段の会話用チャットツールを導入してみてもいいかもしれないです。
1.-③ 自律的であること
これは①と②で両方に通じることですが、基本的に自律性は必要です。時間の使い方、アウトプットへのコミットメント、コミュニケーションのとり方は基本的に自律的に行えることが前提になっています。
完全に指示待ち、こちらから常に確認の声掛けが必要となると、やはり難しいので（これは対面であっても難しいとは思いますが）、一定の自律性は意識してもらうことは重要です。もちろん丸投げはしませんが。
前のめりで話しかけてくるくらいが丁度いいです。これはできていなければ、まずは声がけやカジュアルなコミュニケーション（いわゆる雑談）を心がけて行いましょう。
2. リモートワークで使えるツール
前提が長くなりましたが、リモートワークで使えるツールについても話します。
①会議ツール
②チャットツール
③ドキュメント管理
④タスク管理
⑤ホワイトボード
2.-①会議ツール
言わずもがなZoomもしくはWherebyです。社内は録画や管理がしやすいZoom、社外の方とは接続が簡単なWherebyのような形で使い分けています。
両方、画面共有しながら話す事もできますし、接続も安定しています。
アウトプットとして資料を準備するものなどは、Google Driveで共有してミーティングのその場で修正してしまいます。その場で完成させられるし、確認作業も省けて効率UPです。
2.-②チャットツール
こちらはSlackかなーと思います。が、何でもよいですね、TeamsでもChatworkでもLINE WORKSでも。
Slackがいいのは外部ツールとの連携が出来るたり、チーム間で共有チャンネルを作成出来ることかなと思います。
2.-③ドキュメント管理
こちらはGoogle Driveを使っています。何でも良いと思いますが、最近Google DriveはMicrosoft officeの資料をオンライン編集できるようになったので神です…！！！パワポもオンライン編集できるので、チーム感の共有が激的に便利です。
2.-④タスク管理
こちらは以前チーム間での共有用に利用していました。現在は個人タスクを管理したりしています。リマインダーとメモ機能が便利。
2.-⑤ホワイトボード
こちらは結構周りでは、Miroが有名だったりしますが、私は手書きが好きなのでiPadを使っています。iPadの画面をスクショしたり、会議で画面共有しながら話せるのが便利過ぎます。
まあ、酔いどれの字だねって言われるんですけどねえ…
3. まとめ
書きながら、重要なことはやはりコミュニケーションだなと感じました。チャットでのコミュニケーションはすぐに慣れないかもしれませんが、その場合は例えばオンラインでのコミュニケーションから慣れて下さい。
ランチだけオンラインで繋げるでも、オンラインでの飲み会も開催できますし、そこでリモートのコミュニケーションになれたら徐々にテキストコミュニケーションを増やしていくということも出来ると思います。
急なリモートワークで違和感は必ず起こると思いますが、放置せず、壁となりえるものは積極的にコミュニケーションで排除していきましょう。そしてそれは、マネジメント層の立場の人から、気軽に声掛けしていくことが重要かと思います。
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