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Zoom議事録作成、もう悩まない!大幅効率化の秘訣:無料機能からAI活用まで徹底解説

会議の議事録作成、地味に時間がかかって大変ですよね。特にZoom会議は手軽な反面、発言者が多くなると内容を追いかけるのが一苦労…。でも、もう大丈夫! Zoomには、議事録作成の時間を大幅に削減できる便利な機能が搭載されているんです。

この記事では、Zoomの標準機能を使った無料の議事録作成術から、さらに効率的なAI活用法まで、具体的な方法をステップごとに解説します。 会議後、議事録作成に追われる日々から解放され、もっとクリエイティブな仕事に集中できる未来が、すぐそこに待っていますよ!

【無料】Zoom標準機能でここまでできる!フルトランスクリプト活用術

Zoomには、なんと無料プランでも利用できる「フルトランスクリプト機能」が搭載されています。まるで魔法のように、会議中の発言をリアルタイムで文字起こししてくれるんです。

事前準備はたったの3ステップ

  1. Zoomアカウントにサインイン: まずはZoomのアカウントにログインしましょう。

  2. 設定画面を開く: Zoomの設定画面を開き、「ミーティング内(詳細)」の項目を探します。

  3. 文字起こし機能をオン: 「自動字幕」「完全な文字起こし」「字幕の保存」の3つの項目をオンにするだけ。これで準備完了です!

会議中の操作も簡単

  1. 「字幕を表示」をクリック: 会議中に画面下部の「字幕を表示」の横にある三角ボタンをクリック。

  2. 「全文の文字起こし表示」を選択: メニューから「全文の文字起こし表示」を選ぶと、画面右側に文字起こしが表示されます。

会議後も安心!文字起こしデータの保存

会議が終われば、文字起こしデータは自動的に保存されます。 議事録作成の第一歩は、これでほぼ完了!

【有料】さらに効率化!AI Companionで議事録作成を自動化

「もっと手間を減らしたい!」という方には、Zoomの有料プランで利用できる「AI Companion」機能がおすすめです。 まるで優秀な秘書のように、会議の要約を自動で作成してくれるんです。

AI Companionを使うための準備

  1. 有料プランへの加入: Zoomのビジネス、エンタープライズ、または教育機関向けアカウントのいずれかの有料プランに加入します。

  2. AI Companionを有効化: アカウント管理画面から「AI Companion」の設定をオンにし、「AI Companionによるミーティング要約」も忘れずにオンにしましょう。

会議中の操作はワンクリック

会議中に画面下部の「要約を開始」ボタンをクリックするだけ。 これだけでAIが自動的に会議内容を理解し、要約を作成してくれます。

会議後、すぐに要約を確認

会議が終わると、AIが作成した要約がメールで届きます。 要約は「要点」「次のステップ」「要約」の3つの項目に整理されているので、内容が一目でわかります。

日本語の精度について

AI Companionは便利な機能ですが、現時点では日本語の精度が完璧ではない場合もあります。 重要な会議など、より高精度な議事録が必要な場合は、外部の専用AI議事録作成ツールも検討してみましょう。

生成AIで議事録分析を加速!プロンプト例を紹介

Zoomのトランスクリプト機能やAI Companionで作成した議事録データは、テキストデータとして活用できます。 そこで、近年話題の生成AIを使えば、議事録の分析をさらに効率化できるんです!

例えば、トランスクリプトデータをChatGPTなどの生成AIに読み込ませ、以下のようなプロンプト(指示文)を入力することで、議事録の重要な情報を瞬時に抽出できます。

プロンプト例

会議の基本情報:

以下のZoom会議のトランスクリプトを分析し、会議のタイトル、開催日時、参加者リストを抽出してください。

アジェンダ分析:

以下のZoom会議のトランスクリプトから、議題ごとに議論された内容を要約し、決定事項を箇条書きで抽出してください。

利害関係者の対立の概要:

以下のZoom会議のトランスクリプトから、意見の対立が見られた箇所を抽出し、それぞれの主張の概要と、対立がどのように解消されたか(または未解決か)を記述してください。特に、[〇〇氏][△△氏]の意見の相違について詳しく分析してください。

これらのプロンプトはあくまで例です。 会議の目的に合わせて、自由にカスタマイズしてみてください。

まとめ:ZoomとAIで議事録作成から解放されよう!

Zoomの標準機能だけでも議事録作成の負担は大幅に軽減できますが、生成AIを組み合わせることで、さらに効率的に議事録を活用できます。

この記事で紹介した方法をぜひ試して、議事録作成にかかる時間を大幅に削減し、より生産的な働き方を実現しましょう!

関連サイト

※ 記事作成日時点の情報に基づいています。最新の情報は各サービスの公式サイトをご確認ください。

ハッシュタグ

ハッシュタグ: #Zoom #議事録 #文字起こし #AI #効率化 #会議

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