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納品書(PDF/URL/郵送)の送付をお知らせするメール例文とテンプレート

ネットショップを運営していていると、一度は起こるのがお客様からの納品書の発行依頼です。

ネットショップの販売において、納品書を基本的に商品に同梱する店舗さんもいれば、納品書はインターネット上で発行してURLでお客様にメール連絡するケースもあります。

今回は、ネットショップにおいて納品書発行を依頼された際にお客様に送付するメール文例を、商品に納品書を同梱する場合、紙の納品書を郵送する場合、PDFの納品書をメールで送付する場合、インターネット上で発行した納品書のURLをメールでお知らせする場合についてご紹介したいと思います。


ネットショップで納品書を発行する時とは?

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ネットショップ・ECサイトを運営していて、商品を発送する際に、納品書を同梱する場合があります。

これは、運営しているネットショップのECシステム、バックヤードシステムによって納品書の発行方法が異なるのですが、最近最も主流となっているのは、インターネット上での納品書の発行です。

当店では受注処理システムとして「ごくーシステム 」というシステムを使っていますが、ゴクーシステムには、納品書をインターネット上で発行できる機能があります。

また、インターネットショッピングモールの「Amazon」では、商品発送の際の段ボールの中に納品書も同梱するのが通例となっています。

他のショップさんでも納品書は商品に必ず同梱しているという店舗さんもおられると思いますが、納品書は一種の確認書類的な意味を持ちます。

ただ、納品書を同梱してほしくないという場合があるのですが、おわかりになりますでしょうか?

例えば、注文者と発送先が異なるような場合、プレゼントの為にギフト商品をネット注文した場合などは、金額の分かる納品書などは同梱してほしくないというのが注文者のほとんどの方の要望だと思います。

ギフト商品をメインで取り扱っておられるショップオーナーさんであれば、当たり前のことかと思いでしょうが、ギフト商品をメインで取り扱っていないショップオーナーさんの場合、この意識があまり高くない傾向があります。

常に納品書を同梱するという業務がルーチン化していると、送付先が注文者と異なる場合でも納品書を同梱してしまう恐れがあります。

逆に、注文者と発送先が異なる場合でも、BtoBなどビジネスでの利用の場合は納品書が必要となるケースもあり、この業務はちょっとだけ複雑な分岐処理を行わなくてはなりません。

そういった理由もあり、最近のトレンドとしては納品書は注文者が自分でインターネット上からダウンロードできる仕組みを採用するケースが増えているのです。

では、次に作成した納品書の発行をメールでお知らせする際のメールの文例をご紹介したいと思います。


納品書発行をお知らせするメール例文・テンプレート

では、当店で実際に店舗運営時に利用している、お客様への「納品書送付のお知らせメール」の文例を紹介いたします。

店舗運営時のテンプレートとしてご利用いただければと思います。



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