会議を時間内に終わらせる

会議を時間内に終わらせるために、三つのポイントをお伝えします。

①発言はした方がいい。

まず、会議は沈黙の時間が一番もったいないです。

忙しい中、スケジュールした会議は、出席者の発言こそが主役だと考えているので、全く発言しないのは、やる気がない人だと感じてしまいます。

私は過去、定例の会議が多かったからかもしれませんが、発言者が多すぎたり、議論が白熱して収集がつかないケースはほとんどなかったです。

誰も発言せずに、全く収穫がなかった方が多かったです。

それに、発言しないから会議が早く終わる訳ではなく、かえってダラダラと終了時間まで司会が時間合わせするようなケースばかりでした。

むしろ、発言しなかったことで、何も決まらず、さらに別の会議を設定しなければいけないという本末転倒な事態になりかねません。

次はないと言う気持ちで、取り組みましょう。

②出席者のことを良く理解する。

世代・性別・役割が違うと価値観は違ってくるのが当然です。

違うからこそ、お互いの意見をいうことに意味があり。価値が出てきます。

会議には目的があり、終了までにお互いが納得した意思決定まで持っていくことを求められます。

当たり前なのですが、発言者の意見に同意できなくても、最初から否定するような発言をしてしまうと遺恨が残ります。

なぜ、発言者がその意見なのかという背景を想像できると、同意できない事実が変わらなくても言葉選びは変わってきます。

適切な言葉が見つからない場合は、見つかるように発言者に質問をすればいいのです。その質問や発言者の回答によって、その他の出席者の理解も高まります。

③会議後に雑談の時間をとる。

リアル・ライブだからこそ余白の時間が大事です。

マンションの理事会では、参加者の性別と年代がくっきり分かれています。

管理人さんを除いて、女性はシルバー世代で、男性は４０代以下です。

世帯構成も推測ですが、女性は単身が多く、男性はファミリーです。

男性は、ライフスタイルを考えると、お子様の面倒や仕事、一人の時間が必要という様子に見えます。

問題解決能力が高いので、合理的にポイントを押さえた話をして時間内に終わらせようとします。

女性の発言は、ひらめいたことをそのまま口にするので（私も気を抜くとそうなる）

『その意見が議題とどう関連しているの？』

『で、言いたいことは何？』

という意見になりがちです。

女性の視点は家庭を守ることなので、日頃の困りごと、心配に注意が向きやすいです。少しでも不安要素があると納得するまで話そうとするのです。

今回は、時間が伸びないように、高齢者向けの救急医療情報キットや防災委員の活動写真を会議後の雑談で見てもらう工夫をしました。

色々大変ね～と労ってもらい、満足感と安心感を得ました。（共感してもらい、努力が報われた気分）

会議は人間関係が反映される

会を重ねてきたので、お互いの状況も理解できて、かなりスムーズに進行できるようになってきました。（進行は管理会社の担当さん）

話しやすいし、このメンバーで良かったな～と心から思います。

ボランティア活動ではありますが、ご近所の人間関係はすごく重要です。

福祉の知識や会議のすすめかたで、今までの経験が活きている喜びをかんじました。

みなさまの仕事やご近所、家族会議の参考になったらうれしいです。

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愛だけがある。

全ての存在の根本に愛がある。

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