1年で人数が倍に！IS採用チームがやった5つのこと
あけましておめでとうございます、SmartHRのISグループのuehasuです。
2022年がはじまりましたね、信じられますか...??。本年もどうぞよろしくお願いいたします🎉
私は年末年始はCDJ（幕張の年越しフェス）にいることが多いのですが、今年は自宅に引きこもっています。ガキ使も放送していなかったので、いよいよ年の越し方を見失ってきました。
さて表題の通り、2021年IS採用チームはたくさんの素敵な方とのご縁をいただき、会社とともに組織規模が急拡大したとても印象的な1年でした。なんと人数はほぼ倍に！
そこで、2021年に行った5つの取組みに焦点を当てて1年間を振り返りつつ、インサイドセールスの採用をしている方々に、少しでも役に立つ情報をお届けできればと思います。
1〜2 → 「採用の認知/広報」のカイゼン
3〜4 → 「選考」のカイゼン
5 → 「受け入れ体制」のカイゼン
といった、候補者体験に沿った順序でご紹介します。
※以下よりインサイドセールスを統一して「IS」と呼びます
1.「IS採用認知PJ」の発足
■なにに困っていたのか？
採用拡大はしていたのですが、SmartHRのISグループの雰囲気や、働いている社員の情報のアウトプットができていませんでした。「まぁ〜社風的にオープンだし、候補者の方もネットで情報拾ってくれるでしょ！」といった慢心していたのかもしれません。
また面接の中でいただく質問も、「ISグループの情報がかなり昔のものだったので、現在の働いている方の雰囲気が知りたいです！」といったお声もいただいておりました。サボっていたツケが回ってきた感...😫
次第に「いきいきと働いているメンバーが多いのに、知られていないのはもったいない...！」と感じるようになってきました。
■どうやって解決したのか？
表題の通り、IS採用に関する認知向上のためのプロジェクトチームが発足しました。PJメンバーについては、ISメンバーの中から自律駆動で挙手していただいて、業務バランスを考慮して決めました。余談ですが、だいたいこういうPJ系は挙手したり、公募でメンバーが決まっていくことが多いです。詳しくは採用認知PJで発信したラジオでお話ししています、ぜひ！
👇こんな感じで入社2〜3ヶ月目の方も積極的に参加いただいて、隔週に1度のミーティング自体も盛り上がりました。普段の業務では関わりの薄いメンバーが一緒にnoteを書くなど、当初は想定してませんでしたが、コミュニケーションの場としても非常に有意義なものになりました。
出社が必須でなくなり、チーム間での偶然の会話が減ってきたので、こうしたIS以外の活動が効果的に機能していると感じます。
▲誰でも歓迎！弊社では経営会議を含むほとんどのミーティングに自ら参加ができます。
内容はというと、新しく入社した方へのインタビューをはじめ、ISから異動したメンバーに関する記事、面接官の実態に迫るものといった、「自分が候補者だったら知りたい！」と思う情報をメインに出していきました。👈 ココ、強めに意識して活動していました。
■結果はどうだったのか？
この1年間でIS採用に関する24本ものコンテンツ（note、Wantedly、YouTubeのラジオ等）が世の中に発信されました、大盛り！🎉 世の中への発信量が足りていなかったので、まずはざっくりとしたコンテンツ数をKPIにしていました。
余談になるのですが、最近個人的にワーク・エンゲイジメント※1という概念を勉強しており、目の前の業務以外に没頭できる活動として、いいきっかけを作れている気がしています。人材業界出身など「採用」に興味があるメンバーが多いこともあり、PJに関わる方のワーク・エンゲイジメントの向上に貢献できていたら大変嬉しい話です。
2022年も引き続き採用認知の強化と、記事では伝わりにくい社員の雰囲気が分かるようなラジオ企画も拡充していく予定です👊（音声での採用広報、もっと流行ると思います）
※1.「ワーク・エンゲイジメント」とは、自分の仕事から満足感を得れており、精力的で、献身的に打ち込んでいる状態のこと。「活力」「熱意」「没頭」の3つの側面から成り立っている。
2.「Entrance Book」の作成
■なにに困っていたのか？
上記のPJが想像以上に盛り上がり、世の中に発信しているコンテンツ量が膨大になってきました。嬉しい悲鳴なのですが、実際に入社した方から「あちこちに情報があって、何をみればいいのか分からなかった」というフィードバックをいただくことに...😂
「候補者の方に確実に見てほしい記事」と「まぁ〜余裕があれば見てほしい記事」に切り分け、前者への導線をいい感じにする優先順位が上がっていきました。
■どうやって解決したのか？
そこで案として出したのが「Entrance Book」でした。Entrance Bookの生みの親であるポテンシャライトさんの言葉をお借りすると（元ネタは常にリスペクト）、候補者様に対して「適切なタイミング」で「適切な情報」を提供することを目的としたコンテンツです。
余談ですが、ポテンシャライト代表の山根さんは前職繋がりで連絡を取っており、採用のことも相談していました。常に採用広報の最先端を走る企業ということもあり、個人的にファンでとても応援しています📣（強めの宣伝！HPはこちらから）
中身の話をすると、例えば「1日メンバー密着記事はよく質問いただくところだからマストで入れたいよね〜」といった流れで、候補者の方からいただく質問ベースで記事のチョイスを進めました。
- Entrance Bookについて
- Newコンテンツ（いまはYouTubeのラジオ）
- 会社/プロダクト/カルチャーについて
- ISグループについて
- 記事
- 採用情報
実際のコンテンツに落とし込んだアジェンダはこんな感じです👆記事以外のところが結構重要だったりします。
途中で離脱しないように、全体のボリューム感には注意しました。ちなみに「Notionが流行ってる中でなんでnote？」という方向けに補足をすると、全社の発信がほぼnoteなのでそこに合わせています。
■結果はどうだったのか？
たくさんの候補者の方から「記事みました！」「たくさんアウトプットされてるんですね！」など、素敵なフィードバックをいただくことができました。嬉しい😢 少しずつ情報が届いている実感が...！
効果検証が難しい領域ですが、面接の冒頭で、面接官から候補者の方に「弊社のnoteやラジオについて、なにかご覧いただけましたか...？感想ほしいです！」といった質問をしてもらうように、質問の仕方を統一していました。
エージェントからのご案内メールなどにもしっかりと盛り込んでいただくように、導線作りを頑張ったことも功を奏していると感じています。
▲協力してくれたメンバーへのフィードバックも大事ですよね。
3.選考基準の細かいすり合わせ
■なにに困っていたのか？
面接の数が右肩上がりに増え、それに伴い面接官の数も増えていました。この1年で倍くらいには増えてます。そこで「毎回適切なジャッジができているのか？」という疑問が浮かぶようになりました。
人間なので他人と100％同じ判断はできませんが、選考基準を絶えずすり合わせる努力は選考する側としてマストだと思っています。
■どうやって解決したのか？
大きく2つのアプローチをしました。
①採用定例での候補者さまベースでのすり合わせ
選考で通過/不通過だった候補者の方を具体的にピックアップし、どういう意図/根拠でその判断をしたのかを、ATSを一緒に見ながら都度"ズレ埋め"を実施しました。人事がファシリをして、気になる点を面接官に尋ねていく進め方です。
②選考基準見える化シートの作成📝
選考基準をできる限り言語化するために、スプレッドシートに選考基準をまとめました。これは本当に一筋縄ではいかず、人事/マネージャーを巻き込みながら、1時間×5回〜6回ほどのミーティングを重ねてようやくβ版が出来上がりました...。
実際のシートはこんな感じです👆 とにかく書き起こしました。「あ、そんな質問の仕方もあるのね！」といった発見ができるように、面接官の全員が編集できる状態にしています。
■結果はどうだったのか？
①
徐々にですが、すりあわせる際のズレや違和感が減ってきたように感じます。1次面接を通過した方について、2次面接前の引き継ぎなども口頭で行うことで、より精度が上がっている感覚があります（数字でお伝えできなくて申し訳ないですが...）。
②
正直にお伝えすると、運用面含めまだまだ浸透していません。もうちょいやり切りたかったので、個人的に反省点です。現状の活用シーンとしては、エージェントへ採用基準をすり合わせる際に使ったり、新しい面接官が加わったタイミングで見てもらっています。まだまだ道半ばですが、少しずつ進歩できている実感があるので頑張ります🔥
4.候補者体験の均一化
■なにに困っていたのか？
2021年の下期（7月〜）がはじまったくらいのタイミングで、ピタっと内定承諾が止まっていました。まあまあな事件です。他社決定もあれば選考辞退もあり、「選考でSmartHRのISの魅力伝えきれてないかも...??」と思うようになりました。
数字で歩留まりを確認してみると、やはり内定承諾率がダウン傾向に。そこで一度立ち止まって、選考の中でSmartHRらしさや魅力を、最大限に伝えていく方向にシフトしていくのがいいかも、という仮説が出てきました。
■どうやって解決したのか？
まずは面接官がフラットな雰囲気を出していないと候補者の方も素を出せないと思い、面接官同士は「呼び捨て」を辞めました。もっと言うと「普段社内では（ペアの面接官のことを）Slackネームで●●さんって呼んでいるので、それでいきますね！」と候補者の方に一言声掛けをするようになりました。
そういえば「鮨をスマホで撮る技術」で有名な宮田さんも、似たような趣旨のことをつぶやいてましたね。わかりみが深い🍣
社外の人に対して、社内の人を呼び捨てにする文化好きじゃないので、新規事業ではこれを気に強い気持ちで辞めてみる〜！どっちもぜんぶ「さん」付けでいくぞ〜
— Shoji Miyata (@miyata_shoji) December 13, 2021
上記以外にも、アトラクトがとても上手なだてさん(@minadate149)に社内で勉強会を開いてもらったり、リードタイムは延びてしまいますが、強い気持ちで1次選考後にアトラクト面談を実施してみたりしました。
面接ってどうしても「見極めること」にフォーカスしがちで、アトラクトの観点がどっかにいってしまうんですよね。
■結果はどうだったのか？
明確に数字がカイゼンしました！特に2021年の下期中盤くらいからは、内定を出したらほぼほぼ承諾いただけた記憶です。
候補者の方からいただくアンケートにも、総じて良い内容の記載がありました。面接はチー丸👏
▲アンケートの回答は、逐一Slackで関係者をメンションをしてます。
2022年も引き続き、SmartHRらしさやISの魅力を伝えることで、面接の中でSmartHRの意向を上げることに注力していきます！
5.受け入れ体制の拡充
■なにに困っていたのか？
2021年上期（〜6月）までは、各チームのチーフが受け入れを担当しており、数字の目標を追う傍らで新入社員のオンボーディングを並行していました。
それはもう課題だらけで、オンボーディングに力を入れすぎればチームの数字が気になってきますし、「あとはよろしくね😌」と新入社員の自律駆動に100％任せていると、気が付かないところで躓いていたりしてます。
要するに、受け入れ体制が属人化していて、自信を持って受け入れができる状態とは言えませんでした。
■どうやって解決したのか？
詳細は私の書いたREという部署の立ち上げnoteをご覧いただきたいのですが、IS専属でオンボーディングをまるっと担当する部署を2021年7月から立ち上げました。
メンバーに関しては私と、もうひとり部署を立ち上げるタイミングで採用しました。元々、人材育成や教育講座などをオンラインで配信するプラットフォームを提供している企業で、なんでも屋さんしていた者です。自分にはないところで尖っているのでとても助かっています。余談ですが、直近で世界一周をしていて、今は金髪スカジャンとツッコミどころが多い人ですw
私がメインでロープレをして、各チーフにも必要に応じてサポートしてもらってます。またSalesforceなどのオペレーション周りに関しては、職人グループISのOpsユニットと協力しながら新しいメンバーを立ち上げています（超絶感謝）。
■結果はどうだったのか？
チーフからオンボーディング業務を取り除くことで、前よりは自信を持って受け入れができる体制が整ってきています。実際に10月入社は3名、11月入社は4名と、今までに受け入れてこなかったペースで採用を走らせることができました！
受け入れ第一号の7月入社の方に関しては、なんと12月の成果が部署内トップでした（泣ける...）。
また、グループ内でのシャッフルランチを実施してみたり、Slackのハドルミーティングでいつでも質問をもらえる体制にすることで、数字以外の心理的安全性の確保にも慎重に取り組んでいます。
▲11月入社の入社前内定者懇親会の様子。転職って不安ですよね。あ、古川さんのお顔が...🙏
相方のkenpyoさんが年末滑り込みで書いたnoteもぜひご覧ください。
おわりに
2021年の振り返りは以上になりますが、2022年についてもさらっと。
今年は昨年以上のペースで採用をしていく予定です（ﾏ!?）。
というのも、ISグループからこの1月のタイミングで、セールスグループに10名近くの異動があります。40名の組織で10名…??
つまり、ISグループは半期ごとに一定人数の人材輩出を覚悟しなければいけないフェーズになってきました😂 継続的に採用活動をしないと、会社としての成長のギアをストップしてしまう可能性さえあります。
そのためには、人事だけではなく、ISグループのメンバー全体で採用活動を盛り上げていかなければなりません。既にグループの半数以上のメンバーが、IS採用の何かしらの活動に関わっています（数字追いながらなのにありがたい…）。やっていき。
ダラダラと書いてしまいましたが、人が足りてません、助けてください（正直）。解決したい問題がごろっごろ転がってます。
ご興味お持ちいただけそうでしたら、👇のURLよりご応募しております！
「まずは話をきいてみたいな...」という方は下記URLから、カジュアルにお話しましょう！HPのハードルが高かったら、上原のTwitterで構いませんのでお気軽にDMくださいませ。
では、2022年も元気に健康に（一番大事）、どうぞよろしくお願いいたします🌅
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