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200人規模のイベントもオンラインでつながれる。有事だからこそクリエイティブに考え続けたい

こんにちは! UB Journal編集長の筒井です。前回のnoteでは、今回の新型コロナウイルス感染症(COVID-19)に対するユーザベースグループの指針と、リモートワークに役立つTipsをお伝えしました。

今回は各事業が実施している定例MTGと、オフラインイベントのオンライン開催について工夫している点をシェアします。

200人超の定例ミーティングをオンライン化

ユーザベースは2020年1月に発足したB2B SaaS事業部(SPEEDA、FORCAS、INITIAL)やNewsPicks、コーポレートで週次MTG(コーポレートは2週間に1回)を開催しています。

2/18の原則リモート勤務の告知を受けて、各事業でも週次の定例ミーティングをオンライン開催すべく動き始めました。フルリモート勤務OKの会社なので、COVID-19以前もオンライン参加するメンバーはいましたが、今回のように全員がオンライン参加のMTG実施は初めて。

NewsPicksでは同週の定例ミーティングからオンライン開催をスタート。100人を超える規模の定例だったため、zoomに入れない人も。結果、急遽上位プランのアカウントに切り替えるなど、多少バタバタしつつも無事開催されました。

↓100人を超えると入れなくなるの、ご存知でした……?

zoom-100人

運営担当者(山口):
想定外のシステムトラブルへの対応難易度が高いため、運営体制の強化は必要なものの、概ね十分なクオリティで開催できたと思います。
参加したメンバーからも「オフラインの定例より盛り上がったかも」「発表者の熱気が伝わってきた」などのポジティブなフィードバックをもらえました。

運営メンバーのSlackチャンネルに入れてもらったところ、初回の全体MTG直後に反省会→後日改めて振り返りMTGをして次回以降のupdateにつなげている模様。こういうスピード感は、ユーザベースグループらしいなーと感じました。


B2B SaaS事業では、最初に自宅勤務推奨が告知された2月初めから、オンライン定例MTGに切り替えています。こちらもzoomを活用し、ファシリテーター・タイムキーパー・スライド操作・コメントで盛り上げる担当など役割分担し、BGMも流しつつ開催されました。

運営担当者(オダギリ):
nicoでの盛り上げ(画面上に、ニコニコ動画のようなコメントが流せる)、スライド操作、BGMなどは事前に何人かでリハーサルを実施しました。普段からzoomを活用しているものの、完全にオンラインにシフトするには準備が必要。リハーサルはマジで大事です。

オンライン化して良かった点、現時点で思いつくのは以下3つです。
・誰が参加しているか、zoomの参加状況を見れば分かる
・ラジオ感があってちょっと楽しい。結果、熱量もオフラインと同等か、それ以上に高まっている
・オフラインでは発言するタイミングを見計らっている感もあるが、オンラインだとチャットでリアクションやコメントがもらえるので、盛り上がりやすい

上で「nicoでの盛り上げ」とある仕組みは、チーフテクノロジストの竹内が一晩で作り上げたオリジナルのもの。技術的なことはサッパリだけど、なんかスゴい。
コレがあるおかげで、通常のオフラインでやる全体MTGでも盛り上がります。オンラインになって、ますますこの機能のありがたみが……!

今年1月から3事業が一緒になったばかりのB2B SaaS事業ですが、運営もスムーズだし、ファシリテーターと発表者の掛け合いが絶妙で、和気あいあいとした雰囲気。ファシリテーターのオダギリ曰く「とにかく明るく笑顔で&発表者とちょっとしたやり取りを入れるようにしています」とのこと。

私も毎週参加していますが、オフラインとほとんど変わらない感覚です。
個人的には、普段マジメなCAIOがバーチャル背景を設定していて、とっても和みました(笑)。
※zoomではカメラをONにしたときの背景を自由に設定できます。

私が所属するコーポレート事業部でも、オンライン定例を開催しました。

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各事業の定例に倣ってタイムキーパーやスライド担当などの役割分担をしてスタート。今回の司会はWaku-Workチーム(いわゆる総務)の花さんがラジオDJ風に最&高の司会を務めてくれました!

画像3

ちなみに焼き鳥の画像を背景に設定しているのが私です(笑)。

この回は各チームが定例MTGで何をやっているのか、どんなツールを使って進捗やOKRを管理しているのかを共有しました。画面に向かって1人で話すのは、みんなの反応が見えなくて寂しいかな? と思っていましたが、チャットやnicoで盛り上げてもらったので、すぐに慣れました。コーポレートには現在50人超が所属していますが、オフラインで50人の前で話すより、オンラインのほうが緊張しないかも。

300人超規模のオフラインイベントもオンライン開催へ

ユーザベースグループでは、各事業が頻繁にオフラインイベントを開催しています(NewsPicksはアカデミア会員向けのイベント、SPEEDAやFORCASではユーザー会やセミナーなど)。今回のCOVID-19の拡大を受け、社外向けのイベントも全てオンライン開催できないか一斉に検討が始まりました。

2/25(火)にはFORCASが300人超の集客を予定していた「Sales & Marketing DX」をオンラインで開催。1週間前にオンライン開催を決断し、怒涛の勢いで準備&リハーサルが進められました。

当日は私も現場で観覧しましたが、進行やカメラの切り替えもスムーズ。無事に開催することができました。とはいえ反省点もたくさん! イベント終了後には反省会が開かれ、次回以降の開催に向けてさっそく改善がスタートしています。

当日までのストーリーは、B2B SaaS事業でPRを務める因幡のnoteをご覧ください!

2/27(木)にはアルファドライブ/NewsPicks for Businessが「イノベーション創出のための自学自走する組織の作り方」を開催しました。

↓リハーサル中のメンバーたち

画像4

こちらも爆速で準備が進められ、昨夜無事開催されました。平均約120人が視聴してくださいました。

配信中の画面キャプチャ↓

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終わった後、録画を見ながら即反省会も↓

iOS の画像


次回以降のイベントは各サービスサイトをご確認ください。

って、今日の夜もさっそくSPEEDAのイベントがあるんですね。初回からどう進化したのか、今から楽しみです!

常にクリエイティブに考え、前向きな姿勢を世に示し続ける

今回のCOVID-19を受け、普段NYにいる梅田さん(CEO)からも、全メンバーに向けてSlackで以下のような発信がありました。

皆へ 
コロナウィルスが日本でも影響が大きくなってきていますね。最近、「自粛」するという言葉をたまに見かけるようになり、僕は良くない「雰囲気」だなと感じています。

UBは3.11を外苑前で経験しました。その時にも強く思いましたが、社会全体が後ろ向きな雰囲気になりそうな時だからこそ、UBは常にクリエイティブに考え、前向きな姿勢を世に示し続ける、そんなマインドをUB全体では常に皆で持ち続けたいなと思っています。
そして、具体的に今、論点になっているリモートワークやイベントについても改めてみんなで共通認識を持ちたいと思い、ここに考えを記載させてもらいます!

① 改めてリモートワークを推奨する事を強調したい
まず、UBの文化として何事も「強制」する事はあわない。あくまでも会社としての明確な方針は出すが、自己責任を伴う個人の意思決定も尊重する。常にそのような考えが根底にあります。ただ、現在でも東京オフィスは出社している人数が多いと聞きました。もしそれがしっかり自分で考えた上での判断ではなく、「何となく出社している」のであれば是非、会社の方針を尊重し、リモートワークをもっと徹底して欲しい。

そして、リモートワークにする事でより生産性が上がったという体験や事例をこの機会に作り、世のリモートワークのお手本になれるぐらい洗練させて行けたら最高です。以前、さっくんがコミュニケーションを円滑にするために「5分の電話」を組みわせる事が重要と言ってましたが、そのようなTipsもどんどんシェアして行きましょう。

(因みに3.11の時はしばらくの間、全員完全自宅勤務でカスタマーサポート含めてサービスを止めずに運営を続けました。今振り返るとその時に今のUBの「働く場所を開放する」文化が本当の意味で根付いた気がします。今回もそのようにUBの新たな強みを作れる機会にしたいですね。)

② イベントはLive配信イベントに挑戦したい
イベントもこのコロナウィルスをきっかけに「自粛」するような負の方向に持って行きたくないと思っています。このような時だからこそUBが率先して、クリエイティブな方法で世の中を元気付けたい。そのため、これを機会に出来る限り、観客が集まる必要のないLive配信イベントに挑戦し、リアルイベント以上の成果を出せる方法を模索したい。

決算説明会もLive配信をしましたが、通常のリアル説明会以上の人にリーチができたし、やり方次第ではもっと成果を上げれるのではと感じました。UBはとても多くのイベントをグループ全体で開催していますが、それを楽しみにしているファンが沢山いると思います。そのような人達にも、UBはクリエイティブな方法でコンテンツを提供し続けるという姿勢を示す事が出来ればなと思っています。

お亡くなりになられた方も出ている事態なので、ヘンにお祭り騒ぎにするのは絶対にダメです(当たり前だけど)。でも、梅田が言う通り、過剰に「自粛」するのも良くないと思います。
政府もさまざまな保障制度などを徐々に整備しつつありますが、今回の件で海外からの観光客のキャンセルが相次ぎ、経営破綻した旅館もありましたよね……。

ユーザベースグループでは、今後もCOVID-19が落ち着くまでは基本的にオンラインイベントを開催していく予定です。
リモートワークのTipsも、また新しいものが集まったらnoteでご紹介しようと思います。

前回の記事の繰り返しになりますが、改めて感染された方々の1日も早いご回復をお祈りしております。

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UB Journalは株式会社ユーザベースが運営するコーポレートメディアです。 https://journal.uzabase.com/ 本noteでは、UB Journalの記事化する前の挑戦の種や取材裏話などを中心にお届けします。

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