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小さなお店こそ日常使いしてほしい 「Dropbox スマートシンク」という神機能の話

「クラウドサービスってまどろっこしいやつばっかだ」

会社で働いていた頃、ずっとそんなイメージがクラウドサービスにはつきまとっていた。
特に複数の人間で、ひとつのエクセルファイルを触るときなんて最悪だ。
ダウンロードしたデータに報告内容を記入して、所定のサイトにアップロードする。
それだけのことでも、もしかすると記入している間に誰かがデータを自分と同じ様に更新していたら…なんて思うと最悪だ。もし気づかずにデータをアップロードしてしまったが最後、事前に記入していた人のデータがなくなってしまう。
もちろん、誰かが同じ様に自分の記入したデータを気づかずに上書きしてしまうなんてこともあるわけで…心配すればキリがない。

だから、個人事業主としてお店をはじめたら、クラウドサービスはそんなに使わずにすむようにできる限り容量の大きなノートパソコンを買って、できる限り煩わしくない環境で仕事ができると思っていた。

でも実際は違った
お店の写真をデザイナーや取引先、雑誌の掲載時などに取り交わしたり、パソコンが壊れた時のデータ移行を考えると「クラウドサービス」はむしろ個人事業主こそ役立てるべきものだった。
クラウドサービスの中でも特にDROPBOXのスマートシンクをはじめとする機能を知ってると知ってないとでは効率が全然変わってしまう。

誰か知ってたんなら教えてよと思った。
そして、そんな実感を、同じ様にお店をやってる人に共有したら、「もっとはやく教えてよ」とだいたい言われてしまうので、たぶんみんな困ってるということなんだろう。

今日はそんな個人事業主でも超助けられている「Dropbox」というサービスの中でも「スマートシンクという最高な機能」の超便利なところを、パソコンに不慣れな人にもわかるようにお伝えしたい。

DROPBOXの「スマートシンク」という革命

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Dropboxは、クラウドサービスとしては老舗と言っていい定番の選択肢のうちのひとつだ。
オンライン上にデータをアップロードして、インターネット上でファイルを管理することができる。

ただ、ホームページを見るだけだと、その凄さは今ひとつ伝わってこないかもしれない。その理由の一つとして思うのは、私が心を奪われている「スマートシンク」という機能についての説明があまり出てこないからだと勝手に思ってる。

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これは、実際に私が使っているMACBOOKのデスクトップ上で撮影したもの。
冒頭でインターネット上でアクセスしていた写真のデータたちが、パソコン内にも保管されていて、パソコンの中に「入っているかのように」表示されているのが見えると思う。

そう。
この「入っているかのように」というのがDROPBOXのスマートシンクが最高なポイント。

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雲のマークが付いている画像データのアイコンと、チェックマークが付いている画像データのアイコンから勘のいい方は気づかれるかもしれない。
実はこの2つのデータの状態はパット見変わらないように見えて、実情が大きく違う。

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しかし、このデータの情報を観てみると雲マークがついていた方のデータは「ディスク上の0バイト」という表示。そしてチェックマークがついていたデータは「ディスク上3.3MB」という表記が見て取れる。

この表示が意味するところは、雲マークのついているデータは「アイコンが表示されているだけで、画像データはパソコンにダウンロードされてませんよ」ということなのだ。

雲マークが意味するのは「インターネットのクラウドサービス上にデータはありますよ」ということ。
データの名前と、アイコンとして中身がすぐ判別できるように便利な「小さな画像」だけが、パソコンの中に入っているだけなのだ。

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改めてこのフォルダの全体を見てみると、3MBぐらいの写真データが21枚あるうち、20枚は雲のマーク。
つまり、本来なら63MBの容量がパソコンに必要なところを、たったの3MBぐらいしか圧迫せずにパソコンを使えているということになる。

そもそもこのインターネット上とパソコン内を同じ状態に保つ機能は「同期」という名前でこれまでにも存在したけれど、クラウド上のデータをパソコンに詰め込むのにたくさんの時間を浪費する上、そっちに気を取られたパソコンが動きを鈍くしてユーザーは苛立ちばかりを感じてしまいがちだった。
それが、このスマートシンクと呼ばれる「中身のないデータの外見」だけを同期するという神業によって、データの大量ダウンロードやパソコンの動きの圧迫を大幅に減らすことに成功しているのである。
それも、インターネットさえ繋がっていれば、ふつうのパソコン内の画像のように「ダブルクリックするだけ」でダウンロードがはじまり、画像を開いたり編集することもできてしまう。

わざわざ対象のページを開いてアップロードしたり、ダウンロードしたり…なんてしなくてもいいのだ。
それだけで自分にとってはかなりの衝撃だったし、実際この便利さは次に紹介するえげつないほどの便利さにつながっていく。

パソコンの通常動作でデータが操作できるメリット

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パソコン内での操作に完全に対応してくれるということの恩恵は、実際使い始めると計り知れない。
例えば、クラウドサービス上のデータを削除するには、インターネットやアプリを起動して所定のデータ保存場所までたどり着き、データの削除を作業として行う必要があった。

それぐらいちゃちゃっとやれよと思う人もいるかもしれないけれど、これがなかなかちゃちゃっと終わらない。

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それが、スマートシンクなら、パソコン上で「ゴミ箱に入れる」だけで完結してしまう。
複数の画像も一気に削除できるし、ショートカットキーを使えばなお早い。

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もちろんデータのコピーを作るのもコピーアンドペーストで一瞬でできる。
もうこの快適性といったらない。

どれだけネットが便利になった現代とはいえ、インターネット上でのファイル操作は直感的とまではいわず、どうしてももたつきがある。
それがスマートシンクならほとんどなく、ガンガンと行えてしまうのである。

もちろんフォルダを作って、仕分けしたい画像をドラッグして移動すればそれがインターネット上にも反映されるし、データやフォルダの名前をパソコン内で検索すればすぐにデータにもアクセスできてしまう。

あとはエクセルやパワーポイントといったソフトの場合は「上書き保存」をしただけで、最新の保存状況のデータがアップロードできてしまうというのもすごく便利だ。
これまで、データをダウンロードして、編集して、再度アップロードして…としてきた作業はいったい何だったんだ?と遠い空を見つめてしまうぐらいには画期的なので、共感された方はすぐDropboxを使ってみてほしい。

ファイル共有が本当に「秒」でできる感動

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さて、画質のよい写真の画像データの共有を、取引先と行いたい。
けれども、メールだと容量に制限がある。
でも画質を落とすのも、メールを複数回に分けるのも面倒…なんてケースは起きてくる。

ギガファイル便なんて便利なサービスもあるので、それを使えばいいのだけど、DROPBOXなら無料プランでも100MB、有料プランなら2GBまで一気に転送できるリンクを作成することができる。
それも右クリック一つで、すぐに機能が使えてしまうというのは背筋が寒くなるほどに便利だ。

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また、フォルダを予め共有して一緒に仕事をしている相手にも、Dropboxのリンクをコピーして送ることで、共同編集してほしいデータをすぐに見てもらったり、作業の進捗についてアドバイスをもらう・・・といったことも可能。

最新のアプリやウェブサービスほど、パソコンが苦手な人にはわかりにくいんじゃないか…といった感覚を得てしまうけれど、Dropboxのスマートシンクの使い勝手は、その考えを覆してしまうほどに素晴らしい。
むしろパソコンが苦手な人にこそ使ってほしいサービスとさえ言えてしまう。

つまらない作業こそパソコンに任せるために

インターネットが当たり前のものとなり、新型コロナウイルスの影響下で非対面で多くの人と仕事を行うようになった現代。
実は知らないだけでめちゃめちゃ便利になってることがあったりする。

自分自身も「Dropboxのスマートシンクが当たり前」「むしろなかったら死ぬ」ほどの日常になっているから忘れがちだったけれど、身近でも意外と知らない人が多いので今回はまとめてみました。

パソコンでせっかく快適に行える作業も、知らないだけでめんどくさくてしんどいものになってしまうのは本当にやるべきことの時間がとれずにひたすら辛いと思うので、ぜひぜひ同じような悩みを持っている方には試してもらえればと思います。

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ドケットストア店主。無印良品を運営する良品計画で店長などをつとめ独立。文具と収納用品のラベリングをテーマにしたお店を大阪府箕面市で運営。三角コーンで看板を作ったり宝塚の老舗カフェ百合珈琲のPMしてます。出版したい。 https://docketstore.storeinfo.jp