全員がリモート会議でのファシリテーション方法

今回は、会議でのファシリテーションについてです。

この記事でわかること

・リモート会議でのファシリテーション方法
・オフライン会議と変わらないこと
・リモートファシリテーションでの工夫

この記事でわかるのは、全員がリモートで参加する会議でのファシリテーション方法です。

リモートでもファシリテーションから会議を活性化させる方法をご紹介します。

記事の構成
・会議の始め方
・会議中
・クロージング (終わり方) 

ぜひ記事を最後まで読んでいただき、お仕事での参考にしてみてください。

では、まずは ｢会議の始め方｣ から見ていきましょう。

会議の始め方

ここはリモートであっても、対面の会議と大きくは変わりません。

会議の始めに参加メンバーで、以下の認識を合わせます。

会議の始めでの認識合わせ
・目的、ゴール設定 (会議の成功条件) 
・アジェンダと全体の流れ、時間配分
・役割 (会議オーナー, ファシリテーター, 議事録係, タイムキーパー) 

中でも大事なのは、目的とゴール設定の共有です。画面で文字を見せながら、皆と認識を合わせます。

会議中

ファシリテーターは会議中に、どんなことを意識するといいでしょうか？

私がファシリテーションで意識したいと考えるのは、次の3つです。

会議中に意識すること
・発言の可視化
・場の活性化
・腹落ちする合意形成

では、順番に見ていきましょう。

[会議中 1] 発言の可視化

会議での発言は、メモや議事録に書き留めておかないと、多くの情報は流れていってしまいます。

リモート会議では、今何の話をしているのかの認識が必ずしも揃っていない状況になりやすいです。

そこで、画面共有を使います。

スクリーンで画面を表示をする時は、なるべく1人の人が固定してやるといいです。

というのは、説明をする人が変わるごとに毎回スクリーンを切り替えると、切り替え作業の ｢間｣ が発生するからです。

時間にして長くても十数秒程度かもしれませんが、オフラインでは気にならないことが、リモートではこの間の時間間隔が長く感じます。

間があることによって、なんとなく居心地が悪く感じたり、会議のリズム感が狂います。

また、時間配分もできるなら皆が見られるように時間を表示すると良いです。

直接時間を表示できない場合は、タイムキーパーが声で伝えるか、チャット機能を使って残り時間を見せます。

あと、必要に応じてリアルタイムで書いている議事録を画面で表示させます。会議でここまで話したポイントの認識を合わせるためです。

なお、発言内容に関してファシリテーター自身も、手元で自分だけのメモを取るといいです。簡潔に誰が何を言ったかを残しておきます。

[会議中 2] 場の活性化

なるべく多くの人が発言をするように、ファシリテーターは積極的に人に発言を振るといいです。

その時に名前に加え、立場や視点も伝えて振るといいです。例えば、｢OO さんのマーケティングチームの立場ではどうですか｣ という感じです。

意見を発散させたい場合は、あえて若手やそのチームに入ってまだ間もない人、役割の違う人を指名してみるといいです。

リモート会議での活性化に、チャット機能も役立ちます。

会議ツールのチャット機能を利用して、ちょっとした質問や不明点を気軽に書いてもらいます。簡単なコメント (いいね, すごい) や、リアクション (例えば ｢8888｣ で拍手を表現する) をやると盛り上がります。

[会議中 3] 腹落ちする合意形成

会議で大事なのは、参加者の皆で腹落ちする合意形成に持っていくことです。

では、意見を収束させ合意形成をするためには、ファシリテーターはどうすればいいでしょうか？

会議の場を収束したい時は、影響力のある人に振る、一気にまとめたい時は会議オーナーに発言を振るといいです。

ただし、無理にまとめようとしすぎると、納得感の低い合意形成になってしまう可能性があります。この会議で決めきれないと感じれば、持ち越しの判断も時には必要です。

会議のクロージング

クロージングでは、会議で何を決めたかを皆で認識を合わせます。

最低でも会議終了の5分、余裕があれば10分程度を使ってクロージングをします。

確認をする時は画面を皆で見ながら、以下の内容を合わせます。

クロージング項目
・会議全体の流れの振り返り
・決まったこと
・決まらなかったこと (持ち越し) 
・ネクストステップ、アクションアイテム (何を, 誰が, いつまでに)

クロージングの方法については、オフラインでの対面会議と大きくは変わりません。

大事なのは、会議の成果として何をやったかを全体像から具体について認識を合わせることです。

まとめ

今回は、リモート会議でのファシリテーションの方法を解説しました。いかがだったでしょうか？

リモート会議で、ファシリテーションをされる時の参考になればうれしいです。

最後に、今回の記事のまとめです。

会議の始めでの認識合わせ
・目的、ゴール設定 (会議の成功条件)  
・アジェンダと全体の流れ、時間配分
・役割 (会議オーナー, ファシリテーター, 議事録係, タイムキーパー) 

会議中に意識すること
・発言や状況の可視化
・場の活性化 (積極的に人に振る, チャット機能も利用) 
・腹落ちする合意形成

クロージング項目
・会議全体の流れの振り返り
・決まったこと
・決まらなかったこと (持ち越し) 
・ネクストステップ、アクションアイテム (何を, 誰が, いつまでに)