最近の仕事での時間管理術(OUTLOOK)

今年で小学生になる娘がいるワーママです。
今回は、最近うまくいっているOUTLOOKでの時間管理術についてご紹介したいと思います。
お迎えの時間が来て、ばたばた仕事を終えて帰らないといけないけど、
引き継ぐべき仕事が何かもわからない～と毎日焦ってがんばっている方たちの参考になれば、うれしいです。
（注意：そんなに高度な術ではないので期待しないでください　笑）

　今回の内容
●OUTLOOKでの時間管理術
●before→after

＜OUTLOOKでの時間管理術＞

では、さっそく本題の時間管理術について説明していきます。

大きな流れは以下です。
①OUTLOOKの「タスクリスト」にTO DO を入力
②毎日朝のメールチェック後に、タスクリストから今日すべきことを確認
　タスクを「スケジュール表」へドラッグ＆ドロップして、
　何時に取り組むか予定に組み込んでしまう
③あとは、予定の沿って毎日のタスクをこなしていくだけ
　時間に変更が出た場合は、その都度スケジュールを組みなおす

細かい点について、書いていきます。
①OUTLOOKの「タスクリスト」にTO DOを入力
　まずは、今自分の頭の中にある、するべき仕事について、タスクリストに入力していきます。その際に、取り組む日程を先頭につけるとより良いです。（例：【4/9】〇〇マニュアルを作成する）ピンポイントの日付でなくても、〇月中や〇日迄でもよいと思います。併せて、タスクの予定日も「今日」や「明日」、「来週」など設定しておきます。また、仕事中に上司や先輩に頼まれた仕事なども随時このリストに追記しておけば、漏れ防止につながるでしょう。
　次に、長期で取り組みたい課題については、毎週〇曜日にこのことについて考える、という時間を設定しておきます。例えば、私は今業務について知りたいことがあるので、毎週水曜日は昼明けの１時間このフォルダにある資料を読んでいく、といった予定を組み込んでいます。また、大きな予定の場合は、細かい作業に分けて記載しましょう。10項目のマニュアルを作成するのであれば、１項目ずつに分けて記載します。

②毎日朝のメールチェック後に、タスクリストから今日すべきことを確認
　タスクを「スケジュール表」へドラッグ＆ドロップして、
　何時に取り組むか予定に組み込んでしまう

　すべきことを日々、リスト化しておけば、あとは毎日の予定確認だけです。朝、出社後、急ぎのメールを確認した後に、タスクリストを開きます。日程を設定してあるので、今日すべきことがすぐにわかります。
　その後、今日すべきタスクを「スケジュール表」へドラッグ＆ドロップし、予定時間を入力し、スケジュール表へ組み込んでしまいます。すべてのタスクの予定時間を入力したら、スケジュール表の画面を開き、今日の予定に無理がないか確認、微調整をします。
　ここまでで、今日するべきことがはっきりするので、「何かしないといけないことがあるのかも。。」という不安からはおさらばすることができます。（これってすごくストレス対策になります！！）

③あとは、予定に沿って毎日のタスクをこなしていくだけ
　時間に変更が出た場合は、その都度スケジュールを組みなおす

　予定を組んだ後は、スケジュールに沿ってタスクをこなしていくだけです。ポイントは、予定の時間が来たらできるだけその予定を「する」ということです。これするのいやだなぁと思うこともあるけれど、とりあえず設定した時間はその作業をするようにしています。とりかかってみると案外スムーズに進むケースもあります。その逆もあるので、予定は随時調整しましょう。急ぎの作業が入った場合も、再度予定を組みなおします。その際に、退勤時間を意識して、「明日に回してもよい作業」「引き継がないといけない作業」などを早めに認識しておけば、スムーズにフォローの同僚へ引き継ぐことができます。

＜before→after＞

　時間管理については２年弱悩んできました。
この方法に落ち着いて約３か月ほどになり、現在はうまく機能しています。
はぁ～本当に良かった。
今までの私と、現状の私の状況・心理面について書いてみますね。

・before
3か月前は、ちょうど別記事で書いたように、仕事を辞めたいと上司に伝えた時でした。その時は、この方法もとっておらず、メールボックスは常にいっぱいで、届いたメールを返信するのに数時間かかっていました。退勤間際の電話やメールにつかまって、なかなか帰れず、早く引き継いで終了して、と上司には言われる。先輩には、なぜこのメールの返信がこんなにも遅いのかと思われている（と上司から聞かされる）。ウィークリーでしないといけないことがあるのに、後回しになって「しなきゃ。しなきゃ」と精神的負担が増える。。そんな状況でした。

方法を持っていなかったのも原因の一つとは思いますが、一番大きな原因は、心理的にストレスがかかっていたことかなと思います。

　上司に相談したことで、１，２か月は仕事量が大幅に削減されました。徐々にメンタルが回復し、今回の方法を取り入れることもできました。時間管理がうまく回ってくることで、仕事に対する自身も少しずつ回復してきました。

・after
　今は、出社後、退勤前にすべきことがはっきり把握できているので、「もれがないかな～」という不安とおさらばすることができました。長期的に取り組むべき仕事も、細かく分けて時間をとることで進められています。
　この方法を取り入れることで得たものは、「メンタルの安定」と自分で管理をできているという「自信」です。

以上が、私の最近の時間管理術です。
”方法”も大事だと思いますが、まずは自身の”こころ”を安定させることが大切かなと思います。

この記事がだれかの役に立ちますように。
少しでも悩みながら働く人の励みになればと思います。