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【導入事例】「いつかやろう」から「今やろう」将来を見据えた、紙での勤怠管理からの脱却--株式会社ウエルビーイング峰山様

株式会社ウエルビーイング峰山は香川県高松市にて、介護予防サービスも含めて、通所介護、訪問介護、居宅介護支援など、多岐にわたる介護事業を展開しています。従業員数は約60名(パート含む)で、地域密着型のサービスを提供する同社は、効率的な業務運営と従業員の働きやすい環境づくりを目指しています。

これまでは、紙で勤怠を管理していましたが、専任担当者が不在の中で煩雑な作業が大きな課題となっていました。
こうした状況の中、同社はクラウド型勤怠管理システム「KING OF TIME」を導入し、勤怠管理業務の効率化を実現しました。
今回は経営層で勤怠・労務の実務を担当されている池田様にお話しを伺いました。

【導入プロダクト&サービス】
■ととのいっこ導入支援⋯クラウドシステムの選定・導入・運用のコンサルティングサービス

将来を見据えた管理体制の変更


--「勤怠システム」を導入する前は、どのように勤怠管理を行っていましたか。

池田様:創業当初から紙での勤怠管理を行っておりました。
勤務時間を職員自ら出勤簿に記入したものを、別の勤務予定表と照合したうえで、エクセルで集計していました。

--「勤怠管理システム」を検討したきっかけや背景などを教えてください

池田様:背景として、紙による勤怠管理には、大きく分けて二点の課題を感じていました。
一点目は、「管理の煩雑さと統制管理の難しさ」でした。
回収した勤怠情報の照合、エクセルへの転記・集計、ミスのチェックなどに多くの時間を要していることと、自由に勤務時間を記載できるため、客観性の担保が課題となっていました。

二点目は、「将来を見据えた管理体制の構築」でした。
従来までは、私がひとりで管理していました。
属人化しており、他の従業員への引き継ぎが困難な状況で、将来的な不安が大きかったです。
この課題を解決するため、システム化をしないといけないと考えていたものの、業務も多忙であり、踏み出せずにいました。
その中で、百十四銀行のご担当者様から「KING OF TIME」のご提案を頂いたことがきっかけです。

--弊社の導入支援サービスを導入した理由を教えて下さい

池田様:日頃からお世話になっている、百十四銀行のご担当者様がきっかけでした。
百十四銀行様のご提案の内容から、課題の解決ができると感じ、また、タイミングもよく補助金も利用できたので、導入に至りました。

また、「導入支援なら『ととのうさん』が適任」とご紹介いただきました。他社を検討することはなく、「百十四銀行のご担当者様の紹介なら間違いない」と信じて契約を決めました。

不安を抱える中でも、手厚いサポートにより導入を実現


--「勤怠システム」の導入にあたって、不安に感じていたことを教えてください

池田様:一点目は、自分自身が年配ということもあり、システムを適切に使用できるかが不安でした。
特に、タイムカードは紙をイメージしていたので、電子の打刻機が届いた時に、不安な気持ちが生じたことを鮮明に覚えています。

二点目は、正確性です。勤怠は給与の計算をする上で非常に重要であり、不正確な記録にならないかが不安でした。
おそらく他の多くの企業様でも、この二点で、システム導入を躊躇されているのではないか、と今は考えております。

--不安を抱える中でも、無事に導入できた理由を教えて下さい。

池田様:KING OF TIMEの仕様や使い方が理解しやすいこともありましたが、一番はととのう合同会社の導入支援プロジェクトチームからのご支援が大きいと感じました。

特に、対面でご支援いただける点と、初期設定を代行いただける点については、私にとって、精神的にも時間的にも不可欠なものでした。
対面での支援については、オンライン自体、研修などで慣れてはいたものの、システム導入となると非常に不安でした。

導入支援プロジェクトチームのご担当者様が毎回隣でレクチャーや操作を一緒にしていただけたので、安心して取り組むことができ、理解度も上がったほか、円滑に導入ができました。
また、打刻機の設置からICカードや従業員情報などの登録といった初期設定を代行いただけたので、非常に助かりました。

経営層での先陣をきった導入で効果を最大化


--今回、池田様おひとりでプロジェクトを担当されたことはいかがでしたか?

池田様:自分でやるしかない、という使命感でプロジェクトに挑んでおりました。
先ほどお話ししたような導入支援プロジェクトチームのサポートの手厚さなどもあり、スムーズに導入できたと感じております。
私と同じように、「ITが苦手」「ひとりで大丈夫かな?」と心配される中小企業の経営者の方も多いかと思いますが、弊社でも導入できたので、ご安心いただければと考えております。

--従業員の皆様からの反応はいかがでしたか?

池田様:最初はとまどいもありましたが、大きな反発はありませんでした。
運用開始当初は、打刻タイムカードへのタッチの漏れや、二重でタッチしてしまう重複などのミスもありましたが、客観的な電子打刻に切り替えてからは、慣れてきてからは減りました。

勤怠業務の大幅な時間削減を実現

--「勤怠システム」を導入してよかった点を教えて下さい。

池田様:勤怠における検証業務を大幅に削減できたことです。
従来まで「出勤簿に記載」→「勤務予定表と照合およびチェック)」→「エクセルで集計」の業務を行っていましたが、エクセルに転記する必要がなくなり、勤怠の集計時間が大幅に削減できました。
また、誤転記のチェック作業も不要となりました。

加えて、打刻漏れ・入力誤りがあった場合、KING OF TIMEでは該当箇所がアラートで示されるので、全体的に詳細なチェックが不要となり、チェック作業の効率化にもつながりました。

--「勤怠システム」を導入することで副次的な効果も産まれたとお伺いしました

池田様:従業員側の「勤怠」への意識改革も自然と実施することができ、不要な残業の縮小などの当初想定していなかった効果も得られることができたと考えております。
改めて、経営層が能動的に社内の改革を進めていくことの重要性を感じました。

今後のさらなる業務効率化にむけて

--勤怠以外では、紙での運用が残っているとお伺いしています。

池田様:全ての業務を電子化していくということは、従業員の周知含めて道半ばだと考えております。
弊社では申請関連などは、あえて紙を残しております。
電子の効率性と紙の使用に伴って発生するコミュニケーションの大切さを共存させながら、必要に応じて徐々に変えていきたいと考えております。

--今回のプロジェクトの達成度合いについて教えてください。


池田様:当初目的としていた、将来を見据えた電子打刻への切り替えは無事に達成し、効率化も実現できたと考えております。

--今後の「勤怠システム」に期待することはございますか?


池田様:弊社は介護サービスを実施しており、シフトについては介護保険法に沿って作成しております。
KING OF TIMEでは現状シフトの自動作成機能がないので、こちらへの対応ができるようになれば、弊社の業務は更に効率化できるので、期待しております。

【会社情報】
株式会社ウエルビーイング峰山
所在地:香川県高松市
従業員数:58名
業種:(介護予防)通所介護、(介護予防)訪問介護、居宅介護支援(ケアプラン)

ととのう合同会社ではfreee会計・人事労務をはじめとした、クラウドシステムの選定、導入、運用のコンサルティングをいたします。
ご相談をご希望の場合はお気軽にお問い合わせフォームよりご連絡ください。

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