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ファインプレーに頼らないという話

ZOZO法務部の采木です。今日は普段の取組みを少し紹介しようと思います。

Youtubeが好きです

ファインプレーは偶然、仕組みは必然

私は、日々の業務を進めて行く際、ミスやうっかりのフォローについて「個人のファインプレーに頼らない」ような仕組みの改善を常に意識しています。

どんなに気を付けても管理系でのミスやうっかりはなくなりませんし、注意したり反省して気を付けたから再発を防げるというものでもありません。なので、個人の「ミスゼロ」を目指すのではなく、ミスやうっかりがそもそも生じないような仕組みやシステムを考える方が健全だと思っています。

最近の取組み

ここ数年では、例えば以下のような課題解決に取り組んできました。

1. チーム内の共有

まず、チーム内の問題として、相談の受け方が定まっておらず、他部署相談や仕掛案件の把握・管理が不十分で回答もれや遅れが発生していました。

これについては、①相談アプリを社内で作る、②相談窓口を通らないと社内ワークフローが進まない仕掛けを作る、③相談の一元化を自動化する、④一元化した相談情報が部内にも他部署にも共有される工夫をする、を実施しました。

2. 管理部署間の連携

次に、管理部署内の他チーム(財務系など)に情報共有する仕組みがなく、気づいてくれた人の好意頼りになっていました(情報共有は手間なので、忙しいと面倒になりますよね...)。

これについては、①共有の敷居を下げる(情報レベルや期待値を下げる、質問は事業部に直接してねを促す)、②共有を賞賛するカルチャーを育む、③プッシュ型・プル型の情報共有を組み合わせる、を実施しています。

3. 事業部の稟議サポート

また、事業部が準備する取締役会資料のタイプや粒度がバラバラで、審議項目やレベルを揃わないという課題もありました。

これについては、①本当に使えるフォーマットの作成・共有、②使用「推奨」といいつつ、使う方がスムーズという実績を積み重ねて利用者をごく自然に増やす、を実施しています。

気持ちに頼らず、仕組みに頼る

上記のいずれも、「よく注意する」「もっと気を付ける」といった気持ちに頼らず、仕組みで解決しています(解決しようとしています)。業務フローに従うと自然に課題が消えていく、を目指しています。

これは私が若手の頃にミスをして、「深く反省しました、今後は再発防止のため注意して3回チェックします」という発言をしたところ、更に3倍くらい上司に叱られた苦い経験に基づいています…。

もちろんどの仕組みも、私一人で実現したわけではなく、多くのメンバーの創意工夫の賜物です。結果としては、外部ツールにあまり頼らず、「ミスやうっかりがそもそも生じない」仕組み化を推進できています。

(チームとして仕組みを作った上で、メンバーが(可能なときに)ファインプレーをしてくれたらとても嬉しいし、それはしっかりプラス評価したいと思っています☺)

課題解決を通じてチーム内の議論を進める

仕組み作りは、関係者にできるだけヒアリングして、特に解決策の実効性・使いやすさを話し合うようにしてきました。

細かい要望も意図をきちんと理解してカスタマイズしたり、逆に主目的を大切にしてあえてカスタマイズしなかったり、といった試行錯誤を皆で工夫した結果、仕組みが自分事になり、ただ不満をいう前にまず改善案を出す、という良い風潮が育まれているのでは、と思います。

まとめ

管理系業務は、機械化・外部化できる部分も多いですが、内部メンバーが活躍すべき仕事はまだまだたくさんあります。今後も仕組み化を進め、メンバーが本当にやるべき仕事に集中できる環境を整備して行こうと思います!


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(お知らせ)中途採用の募集

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こちらの募集は無事にクローズしました。ありがとうございました。
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ほうむくん

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