初めてのオンラインイベント開催で気を付ける7のポイント
こんにちは、コネルバというオンラインイベントでネットワーキングを最大化するツールを開発しているせきともといいます。
今日は一気に暖かい気候になりましたね。。
カフェでこのnoteを書いていますが、
冬物のマフラーを巻いてきてしまい、完全に季節を間違えた人になっております⛄
さて、先日1/13(水)に開催したイベント〈Career to/Connelva合同開催〉新規事業に挑戦するロールモデルと出会おう！ですが、
皆様のおかげ様で登壇者の方のお話を沢山伺い、最大34人にお集まりいただいて盛況のうちに終えることができました！
実は、これまで登壇させていただくことはあっても、オンラインイベントを自分自身が主体となって開催することは初めてだったので、
ぶっちゃけかなり緊張していました笑
・参加者の皆さんに楽しんでいただけるのか？
・登壇者の皆さんに気持ちよく話していただけるのか？
・参加目的を果たしてご満足いただけるのか？
・そもそも人が集まっていただけるのか？
・当日滞りなく進められるのか？
・事後のフォローはどうすればいいのか？
とにかく考えることは結構あり、四苦八苦しましたが、
それだけ得られたことも多く、今後につながる成果が得られたと考えています。
ということで、プロボノでやっている僕にとって、
こういった知見は共有財産として発信できればと考えているので、
自分の整理の意味も込めて
オンラインイベントで気を付けるべきことをまとめてみました！
１．主催者・登壇者・参加者の環境確認
基本、オンラインイベントを開く際のツールはZoomかYouTubeLiveかFacebook Liveか自社ツールかといったところだと思いますが、
それらのツールは環境によって使えない方がいます。
今回我々はZoomを使用しましたが、「待合室設定」をしていたにもかかわらず、当日パスワードがわからないといった質問も出てきていたので、
事前にURL、パスワードが参加者に届いているか念入りに確認することをお勧めします。
Zoomやwebexなどはダウンロードしておかないと使えない場合もあるので、丁寧に確認しておきましょう。
（ちなみに、Connelvaはブラウザで動くのでダウンロードは必要ありませんが、会員登録しないと使えません。
登録が必要なツールを使う場合も、周知を忘れないようにしましょう。
周知してもなかなか当日まで登録いただけないことがほとんどですので、
イベント開催前に強くリマインドできるといいかと思います。）
付随して・・・①
今回我々のイベントではありませんでしたが、
登壇者の方に画面共有をしていただく場合は、画面共有できる設定になっているか？も事前チェックしておけるといいですね。
付随して・・・②
イベント中はイベントに集中せざるを得ない環境になります。
皆が気持ちよくイベントに参加できるよう、通知音はOFFにしておけるといいですね。
２．役割分担の徹底
今回開催したイベントではCareer toのまちださんとの合同開催ということと、
インキュベーションプログラムでお世話になっているcrewwの寺田さんにご参加いただいたこともあり、
複数人でイベントを回せる状況にありました。
イベント前のpeatixのイベントページ作り、集客、参加者周知、コンテンツ作り、当日アンケート作り。
イベント中の待合室からイベントへの人の流し込み（Remoなど活用の場合はまた異なりますが）、イベント中のファシリテーション。
イベント後のアフターフォロー。
他にもいろいろとやるべきことは有りますが、1人でやろうとすると死んでしまいます。
だれが何をやるのか？をはっきりさせる必要はありませんが、
ある程度の線は引いておくと、責任感も生まれて進めやすくなります。
今回ミスってしまったのは、参加者の確認担当を立てなかったこと。
僕がファシリテーションをしていたので、参加者の名前を確認せずにイベントを終えてしまい
誰が参加してくださったのか？把握することができませんでした。
（これ、大項目で立ててもいい内容ですね。。）
３．参加者の巻き込み
これはコネルバのピッチでもよく言っていることですが、
オンラインイベントは参加者の参加態度がリアルよりも低い場合があります。
幸いなことに今回はかなり主体的に前のめりで参加してくださる参加者様が多かったのですが、
イベントが始まる前に「質問はチャットで積極的に！」といったアナウンスはマストでしておくとよさそうです。
また、主催者側や登壇者様もイベント中にチャットに入っていくと、
コミュニティ意識が生まれてベターです。
４．問い合わせ先の明確化
今回開催したイベントではpeatixとfbページを活用したのでそこまで困りませんでしたが、
特に高齢者などまだデジタルツールを使い慣れていない方が主な参加者の場合、
ケアを手作業でやる必要が生まれることもあります。
特に問い合わせについてはわかりやすい記載が求められます。
今回は利用ツールのメッセージのみでしたが、
場合によっては電話番号やメールアドレスの記載をしておくことを勧めます。
５．イベントの流れは型がある
イベント当日の流れ、そして投影する資料の作成に関する注意点はいろいろありますが、型があるので軽くご共有します。
（というのも、イベントによって違いがある部分なのであまりその型に捉われなくてもいいと思っているからです）
①事前アナウンス→②イベント目的の共有→③タイムライン紹介→④登壇者紹介→⑤プレゼンテーション、パネルディスカッションなど→⑥質疑応答→⑦ネットワーキング→⑧クロージング
この型は、割と汎用性がある基本形だと認識しています。
①事前アナウンスでイベント参加体制を取ってもらう
→②イベント目的の共有でマインド形成
→③タイムライン紹介で流れを押さえ、びっくりさせない
→④登壇者紹介で盛り上がりの山づくり
→⑤プレゼンテーション、本丸
→⑥質疑応答でもやもやを解消、参加態度やつながり感醸成
→⑦ネットワーキングでコミュニティ形成へ
→⑧クロージング、気持ちよく終わりましょう
こんな流れです。
この流れを参考にしつつ、イベント開催のタイムラインと合わせ、
一番おさまりのいい内容を作ってみてください！
６．事前アナウンスも型がある
５でご紹介した事前アナウンスですが、こちらもアナウンスしておくべき内容はほぼ決まってます。
・カメラオンでお願いします
・質問はどんどんしてね
・表示名フルネームで
これが基本です。
その他、場合によっては下記のような内容を含めてもいいでしょう。
・リアクションを大きくしてもらう
・会話する時以外は、マイクをミュート（消音）に
・時間を超えることもありうる
・質問はイベント後にもできる
・登壇者のFacebookを後ほどチャットで共有します
イベントの質に合わせてアナウンスの内容をチューニングしましょう。
７．イベントファシリテーターは全体を見る指揮者になろう
これはリアルでもオンラインでもそうですが、
ファシリテーションは引き出し上手＝聞き上手であることが求められます。
特にオンラインイベントでは、話せる人が1名に限定されてしまうというデメリットもあるため、
ファシリテーションがしっかり1人1人の意見を引き出せないと浅い内容で終わってしまいます。
また、1人だけの意見を引き出しすぎると時間のマネジメントもおろそかになります。
イベント全体を見通しつつ、制限時間内に最大の内容を引き出し切ることを意識して、ファシリテーションに臨みましょう。
（とはいえ、楽しむことも忘れず。
今回の新規事業＆キャリア構築の話題は僕自身の興味関心事だったので、
本当に楽しんで話すことができました！）
オンラインイベントでのネットワーキングについて
ここまで、オンラインイベントで気を付けることをまとめてきましたが、
最後に流れの中で触れなかったネットワーキングについても記載しておきます。
現状、オンラインイベントでネットワーキングを充実させようとすると、
下記のような方法があります。
特徴とともにまとめます。
・Zoomブレイクアウトルーム活用
オーソドックスな手法ですが、参加者をいくつかのグループの部屋にわけることが可能なツール。
主催者が分け方を決められるので、ある程度恣意的にネットワーキングを促せます。
・Remo活用
いくつものテーブルを参加者側が選んでネットワーキングできるツール。
主催者側が話したい相手をある程度選び、雑談できるため、よりセレンディピティが生み出せます。
・Eventhub活用
商談につながる名刺交換的要素を兼ね備えたツール。
主催者側もある程度手を入れられるので、バランスのいいビジネスマッチングツールになっていきそうです。
・Connelva活用
手前みそですが、僕らが開発しているツール。
ネットワーキングにマッチングという概念を取り入れ、自分にあった相手を自動的にレコメンドしてくれます。オンラインイベントならではの出会いやコミュニティを形成したい場合におすすめ。
場合によって使い分けられるといいですね！
ということで長々と書いてきましたが、
オンラインイベントでの注意点をまとめてみました。
まだまだ続くコロナウイルス感染拡大に伴い、
これまで以上にアタリマエになっているオンラインイベントですが、
今後オンラインイベントを開催する予定のある方、
もしくはオンラインイベントにご興味のある方、
是非、チェックリスト的にご活用ください！
そして、ぜひコネルバもご検討くださいませ🌞
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