定例会って本当に意味があるの？

こんばんは。Connelva（コネルバ）ファウンダーであります、せきともです。

コネルバでは、毎週日曜AM9:30から定例会を開いています。
（現状オンラインですが、そろそろリアル解禁したいところ。。）

コネルバは本業を続けながらサービス開発をしているチームなので定例の存在意義がめちゃくちゃあると思っているのですが、
一方、本業では定例会が時間の無駄に思えてしまうことがたまにあります。

今日は、定例会に背負わせる役割や、メリットなどをまとめます。

リモワ元年で定例会の価値は上がった

リモートワークが続くと起こること。というより、Withコロナ時代のNew Normalにおいて起こりうること。

それは、あらゆることがデジタルシフトしていくため、逆にリアルにおける「体験価値」や「感情価値」が上がるということです。

仕事をしている中でリモワが続き、テレビ電話ですぐに共有ができる、滞りなく仕事ができるのはとてもありがたいことです。
僕も事実、ちょっと困った時にすぐ同僚や上司に連絡してしまいます。
しかし、例えばチームの結束やエモーショナルな部分はどうでしょう。必要な時に必要なアジェンダをこなす打ち合わせでは、まかないきれない部分があると感じます。

定例はそういった部分を補完する、精神衛生を保つ意味があります。
特にリアルでの定例には、顕著にそういった価値があるでしょう。

定例会の問題点

定例会とは、決まった時間で決まったメンバーの打ち合わせをすること。

つまり、必ずその時間にチームメンバーが拘束されてしまうのです。

定例会のアジェンダが決まらないまま突入した日には・・・
さらに、その定例会にリーダーシップをとる人間がいなかったら・・・
タイムキープする人がいなかったら・・・

悲惨なことになってしまうのは簡単に想像できます。

定例会は、分科会であればまだしも多くのメンバーで実施する場合は自分に関係ない内容もあったりします。

しかも、定例に出るメンバーは定例に対して準備する、定例で議事録をとる、と無駄な仕事も増えます。

定例会のメリット

たくさん定例の抱える悪い想定をあげてしまいましたが、定例には”定例”という文字どおりの意味があると考えます。

定例をせずに、逐次報告する形だと、どうしても情報が分散します。また、知っておくべき人が知っておくべき情報を漏らす場合があります。

定まった時に情報を共有するからこそ、チームの認識レベルを統一することができるのです。

また、前述の精神衛生的意義は計り知れません。
チームメンバーのモチベーション維持やビルディングが重要なチームにとって、定例で集まるタイミングが週に１回でもあるのは、チームメンバーはもちろんリーダーにとっても心の支えになるものです。

定例会が向いているチーム

日々刻一刻と進むプロジェクトやサービスのプロマネや、全員がほぼ全てのタスクに関わる（知っておくべき）スタートアップなどが該当すると考えます。

これらのチームにおいて、定例で情報が整理されるのはとても重要です。

定例会のコツ

個人的に意識しているコツは４つ。

１．目的・アジェンダを事前に明確化し伝えよう
よくあるのがこれ。
目的さえ明確なのであれば、時間が長い短いは関係ありません。

２．議論しまくるより、yes and...で高速パスしよう
白熱した議論をするなら、別で分科会を設けてやった方がいいことが多い。
全員に関係ある内容にスポットライトを当てましょう。

３．直前でもいいので、資料があるなら事前に共有しよう
最近はファイルの共有が誰でも簡単にできます。
某外資系メーカーのような24h Pre-readまでいかずとも、事前に共有しておくとメンバーの飲み込みが早くなります。

４．出席できない人がいる場合でも、議事録は取らない
議事録作るより、事後でサクッと電話でもした方が早い。

まとめ

とはいえ、コネルバチームもまだまだ定例を最大活用できていませんが、全ての目的は課題解決であり、社会や人のためになることです。

このnoteを見ている皆さんの中で、上記以外にもこんなうまい会議のやり方がある、定例で意識しているコツがある！という方がいらっしゃれば、是非シェアしてください😎

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