スタートアップバックオフィスでよく使う業務効率マストツール５選
「保険業界をアップデートする」というミッションを掲げ、InsurTech領域でB2B SaaSを展開するスタートアップの株式会社hokanで、バックオフィスを担当しているSBOともこです。経理財務、労務、総務、法務、営業事務などを兼任しています。
前回、前々回の記事が役に立ったとたくさんコメントいただきました！ありがとうございました！とっても嬉しいです！
新メンバーが増えたので、引継ぎを兼ねてnoteにしたためています。
今回はこれまでhokanのバックオフィスで活用してきたツールを伝授することを目的にまとめました。
でも、これもせっかくだから他の誰かの役にも立てればいいなと思います。
スタートアップバックオフィスでよく使うマストツール
今回の記事では経理や労務のツールはピックアップせずに、業務に限らず汎用的に使えるものに限定しています。
メジャーなツールばかりなので、もう当たり前に知ってるよ！かもしれないですが、hokanのバックオフィスはこれらを活用しているんだなというところで、温かく見守る気持ちで読んでいただければ嬉しいです。
そして他にもこんないいツールあるよ！というのを是非教えていただけるとすごくすごく嬉しいです。
では参ります。
①公的書類の取り寄せは【Graffer】で1クリック！
Grafferは本当に使ってほしい。登記簿が1通594円、印鑑証明は440円で取得できるんです。しかも2部以上だと200円引きとかどういうこと！？ってなりませんか、、！！！登記ねっとでオンライン請求するよりむしろ安い！？
ログインから手続き完了まで30秒です。（※電子証明書やクレカ登録済みの場合）
30秒ですよ。１クリックですよ。２かもしれないけど、でも本当に１とか２です！今まで登記簿取り寄せてたのなんだっけ！？ってなります。何度取り寄せても感動しかありません。
スキャンデータでも取り寄せできます。スキャンする工数を考えたら最高によいです。大好きですグラファー。
②スマホで手軽になんでも【Adobe Scan】
これは利用頻度がべらぼうに高いです。
とりあえずなんでもスキャンして格納しているのですが、外部共有するようなものでなければ美しさそっちのけで効率的に。
スマホでスキャンして直接GoogleDriveへゴー！
スキャンは無料で使えます。有料プランだと撮影した画像から文字起こしもできちゃう。
③切ったりくっ付けたり軽くしたり【smallPDF】
「5GBまでしかメール添付できません。。。」
「PDFを分けて受け取ったけど結合したい、、！」
「大量のページをスキャンしたけど1ページ抜けてた！！！」
ちょいちょいありませんか。容量小さくしたいとか、切ったりくっつけなおせたらいいのに！って。そんなときにはsmallPDFが便利。
（無料だと1アドレスで2回までしか利用できないんですが、、あれをクリアすると使えてしまうんです、、ｽﾐﾏｾﾝ。ツールは正しく使いましょう。。）
④英語力！？もう大丈夫【DeepL】にお任せを。
DeepLの翻訳スキルは本当にすごいです。弊社ではInsurTechJapanというメディアを運用していて、海外記事を翻訳して掲載しているのですが、実は私が担当していました。翻訳もできるのすごいねと言われていましたがごめんなさい。DeepLです。
DeepLにテキストをドカっといれて翻訳された日本語を、業界用語に当てはめ変えて、読みやすいように並び替えてという作業が基本。
自分の工数をかけるべきところにかけて、効率的に業務していきましょうの典型例ですね。
⑤バックオフィス業務は【JIRA】でスプリント！
これまでtrelloやAsanaを使ってタスク管理してきました。
細かいルールを設定せずにカードを作っていたというのも反省ですが、たまに運用が疎かになっていつまでも昔のカードが残ったまま、、なんてことがどうしても起こってしまう。適切な業務量や負荷がかかっている範囲も分析ができない。
そんな課題を解決するためにバックオフィスでもスプリントをまわすことにしました。これがよい。とってもよいんです。
まだ始めたばかりの取り組みなので、また今度まとめたいと思います。
おしまい。
読んでいただきありがとうございました！
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