過不足のないメールを書く方法

このコラムは、メルマガ『0.1％の成長』をnote用にアレンジしたものです。個人のビジネススキルを高める情報を日刊でお送りしています。今まで3,000本以上のコラムを書き、32冊の書籍を出版してきました。そのノウハウをまとめてお届けします。

おはようございます。
アイ・コミュニケーションの平野友朗です。

今週末（12/18）のイベントへの参加が決まりました！

イベントのタイトルは「コミュニティリーダーサミット2021」。

いろんなコミュニティをやっている人を呼んで
事例を共有したり、ノウハウを学んだりします。

しかも、このイベントは無料。

無料なのに学べる情報はかなり濃そうですね。
講演者でもありますが、参加者としても楽しみにしています。

私は実践塾というノウハウ提供型コミュニティを
2007年から14年間運営しています。

そこでの学びをしっかり共有しようと思います。

それから「メール営業で返事を貰う方法」という
ミニセミナーで30分ほどお話しすることになりました。

メールで営業したのに返事がもらえない。
そんなときの処方箋をお伝えします。

12月18日（土）「コミュニティリーダーサミット2021」のご案内 −コミュニティを活用してビジネスを加速する方法−

興味がある方は、私と一緒に学びませんか？

それでは、メインコンテンツにいってみましょう！

■過不足のないメールを書く方法

昨日のメルマガを読んだ方から
このようなご質問をいただきました。

私の場合は、情報の過不足がたまにあります。
速く書くと過不足がでることがあります。
過不足ないメールを書くコツはありますか？
（一部表現を微調整）

情報は、多すぎてもダメ。
かといって、少なくてもダメです。

情報が足らないと、相手は判断できません。

少ない情報から誤った対応をしたり
判断の決め手に欠くので、動かなかったり。

目的があるのに、相手が動いてくれない。
つまりそのメールの質が低いということです。

たとえば、入金をお願いするメールなら
期日までに入金してもらえないなら、ダメなのです。

次のような情報が足らなければ、
相手が動いてくれない確率が上がります。

・振り込みの期限が書かれていない
・振り込み口座が書かれていない
・金額が分からない
・手数料の扱いが書かれていない
・なんの支払いか分からない

このように情報が足らないと相手は動きません。

情報が足らないときは、質問をもらえると思った大間違い。

「後で情報を送ってくるだろう」
「対応がまずければ、いってくるだろう」

こんな感じで都合のいい解釈をする人がいます。

仕事はコミュニケーションを取りながら相手を動かします。
こちらが主導権を握り、相手に関与するべきです。

情報が多ければ、相手が読み解いてくれるだろう。

こんな考えもあるかもしれませんが、
これもほとんどがうまく行きません。

「いろんなパターンが書かれているが、自分はどれだろう」
「情報が多いから、後回しにしよう」
「面倒だ……」

このように処理をしてもらえないかもしれません。

あるいはきちんと読んでくれたとしても
ストレスを感じるかもしれません。

メールを読んだ読後感が
「この人とは仕事をしたくない」だったらどうでしょう。

短期的な目的は達成出来ても
長期的な視点に立つと、問題があると感じます。

過不足無いメールを書くために、次のように考えましょう。

◆メールの目的を明確にする

メールには、情報を伝えて理解してもらう。
相手に動いてもらうなどの目的があります。

その目的を達成出来るのが【いいメール】です。

◆要素を分解する

目的を達成するために、どのような情報が必要なのか。
6W3Hの要素を使って分解していきます。

先ほどの入金の例のように、情報を分解します。

例えばイベントに誘うなら……

いつ、どこで開催するのか。
対象者は誰で、誰が何を話すのか。

なぜ私を誘ったのか。
参加費、申込方法、募集人数。

ここまで書くとよいでしょう。

◆必要な要素を記載する

分解した様子をすべて使う必要はありません。

相手の思考にそって、必要なものを並べます。

こうして相手がどのような情報を必要としているのか考えます。

伝わらなかったら再度考えます。

この繰り返しで精度を高めていくのです。

今回はザックリと書きましたが
この手順で進めると、伝わりやすくなります。

もっと詳しく知りたい人は、
一般社団法人日本ビジネスメール協会のセミナーへ！！

一般社団法人日本ビジネスメール協会

【編集後記】東京新聞に掲載される

そういえば、先週土曜日の東京新聞に載りました。

発端はこちらのニュース。

デジタル庁、報道機関向けのメール誤送信
アドレス400件をBCCではなくCCに記載
https://news.yahoo.co.jp/articles/807688042735c30b72dd19f15cec5d63ef8cedac

まず言いたいのは
「BCCは絶対に使わないでください」ということ。

人がやることですから
エラーは絶対に起こります。

私も1万年くらいメールを使っていたら
一度くらい、間違ってしまうかもしれません。

デジタル庁だから目立っていますが
毎日のように誤送信のニュースが飛び込んできます。

一斉に送りたいなら、一斉送信システムを使う。
もう、この一択です。

利用料は月額数千円。

なぜこれを使わないで、BCCを使おうとするのか……。

配信の相談があれば、お気軽にどうぞ。
https://www.sc-p.jp/biz/menu/mail/

書籍プレゼントのお知らせ

今メルマガに登録をする、全員に『仕事を高速化する「時間割」の作り方』をプレゼント中。バナーをクリックして詳細をご確認下さい。

今日の記事を気に入っていただきましたら「スキ」や「コメント」をいただけますと嬉しいです。皆さまのフィードバックが記事を書き続ける原動力です！