メールを送ってもらうのではなく...

職場での作業依頼を、数年前から「順番に処理しているので、電話ではなくメールにて連絡ください」と案内してきましたが、やっと周知されてきたようで、電話をかけてくる人が少なくなってきました。
まぁ、電話をかけてこられても、口頭で回答できない内容については、「口頭では伝えにくいので…」などと説明して、用件をメールで送ってもらうようにしています。
受信した順番に対応していくので、公平な対応にもなっていると思います。

このような対応を、今年度からは可能な部分では「Google フォーム」を利用するようにして、

• 必要な情報の連絡漏れなくす

• 情報の入力ミスを防ぐ

• 情報がスプレッドシートに保存されるので、そのまま処理しやすい

  • GAS によって、処理が自動化でき、返信メールも送信可能！

といった効果が得られています。

より広範囲に適用しようとも考えたのですが、

• 問い合わせる人が利用しているアカウントが、自組織外の「Google Workspace for Education」だったり、「Office 365 Education」だったりするので、本人確認が行いにくい。

• 多岐にわたる問い合わせが、複数の項目に関連付いているものや、条件分岐が複雑なものがある。

といった理由から、限定的な運用としました。

それでも、「Google フォーム」に移行した部分については、前述のような効果があります。すべてには適用できませんでしたが、こんな業務を改善する意識が大切なんだろうな、と思います！