誰でもできる仕事で成果を出す”忘れる”の使い方
こんにちは。てぃろです。
今回は、忘れることをうまく使って仕事の成果を上げていく工夫について紹介します。逆に、これをしないと生産性は下がる一方で、成果が出ないなんてことになります。
忘れるという動作は、誰もが日常的にできていることですが、無意識のはずです。では、これを意識的にするためにはどうすればいいのか？これを紹介していきます。
人間は同時に一つのことしかできない
これが大前提です。我々は人間なので、その人間の性質を受け入れた働き方をしないといけません。
マルチタスクという言葉を聞いたことがあります。その意味するところは、全く同時に全く別の作業を行うことだと思いますが、これは人間には原理的に不可能です。たまにマルチタスク気味に２つ以上のことを考えてしまったときには頭の中が以下のようになります。
あーこの資料のこのタイトルどうしようかなー。
あ、そういえばまだメール送ってなかったわ。
ん？何考えてたっけ？あー、これこれ。えーと、”XXXについて”（タイプする）あーいやいやこれじゃわからん。
メールいつまでだ？（カレンダー開く）あ、この会議今日か。これの準備は、あーあとこれしておかないと。
あー、で資料のタイトルはー…いいのが思いつかねー
誰しもこんな風になってしまった経験があるのではないでしょうか？ここで言いたいのは、同時に別の作業ができていないということではなく、思考は同時に一つしか存在せず、話題が切り替わっているだけ、ということです。
上記は私の実体験ですが、以下の本でも同じことが言及されています。
こういうときには、２つ以上の話題が混ざってしまっているということを自覚して、一つのことだけに集中するように自分を仕向けないといけません。
人間はわからないことがあると不安でつい考えちゃう
一つのことに集中する。言うだけなら簡単です。実際やるとなると、2つ以上混ざった思考をどうにかしないと集中などできません。では、なぜ思考が2つ以上混ざったままになってしまうのか？
根本原因は、一つ一つの思考が手放せないからです。
手放せないから残り続ける。残り続けるから混乱してしまう。では、なぜ手放せないのか？
それは、不安だからです。
不安なことほど人はついつい考えてしまうものです。でも、そもそもなぜ不安になってしまうのか？
それは、仕事の詳細がわからないからです。
わからないことに対して人は不安を抱きます。だから詳細がわからない仕事のことが不安で頭から離れなくなってしまうのです。
だったら、不安をなくすために、わからないことをなくしていきましょう。
わからないことをなくすとは、今自分にできることとできないことを見分けること
仕事の詳細は、具体的には、以下の順で明らかにしていきます。
・そのタスクの成果物をいつ使うのか？
・そのタスクの成果物は何か？
・できること/できないことを見分ける
いつまでにどんな成果物が必要なのかわからないとやることがわからなくて不安になります。
しかし、できないことはできません。仕事だろうと無理なものもは無理です。だからこそ、今自分にできる範囲がどこまでなのか？それを見極めることがゴールです。
では、一つ一つ順番に見ていきます。
・そのタスクの成果物をいつ使うのか？
成果物を使うタイミングとは、時分秒まで含めた瞬間です。特に日本語は曖昧なもので「9/1中に」「明日までに仕上げて」などの、日付までしか使わない言い方が困ります。
言うほうは大抵の場合、無意識に「何時までにほしい」とか思いながら言っています。なので、「何時までにほしいですか？」や「どの会議で使いますか？」など、いつ何に使うのかを確認することが望ましいです。
逆に時分秒までが本当に決まってなさそうであれば、「9/2の朝に見ていただけるように用意しておきますね」と言ってしまいましょう。そうすればあなたは、相手が見るかに関わらず、9/1の夜に送っておけばいいだけです。
これで、いつまでに提出するべきかわかりました。
・そのタスクの成果物は何か？
当たり前ですが、何をしなければいけないかを明確にします。
まず、その成果物を使う目的を確認しましょう。いつ使うかを聞くときに一緒に聞けるのがベストですね。
目的がわかれば、何をするのかも見えてきます。資料を作るのか？その資料に入るべき情報は？アイディアだけでいいのか？こういったことをはっきりさせておきましょう。
資料のクオリティについても確認しておきましょう。たたき台程度でいいのか？清書も必要なのか？体裁を整えることも重要なのか？
これらによって、作業の量が大きく変わってきます。
・できること/できないことを確認する
いつまでにどんな成果物が必要かわかりました。
今のあなたが一人でできることがありましたか？なら、それはやるだけです。
できないことがありましたか？なら、まず相談しましょう。できないことはだれかにやってもらうか、助言をもらう必要があります。なぜできないのか？を言語化しておくことも必要です。
こうして、仕事の詳細がわかりました。つまり、仕事の詳細がわかるとは、自分のできるとこととできないことをはっきりさせることでもあるのです。
仕事の詳細がわかったら、今やらないことは”忘れる”
大前提は、人間は同時に一つのことしかできないです。今まで仕事の詳細をはっきりさせてきたのは、不安を解消し思考を手放せるようにするためです。
ここまででおおよその不安は解消されているはずです。ここから、仕事をしっかり進めるために一つのことに集中していきます。そのために、今やらないことはすべてメモして忘れます。
メモするときは、以下に気を付けます。
・”自分の言葉”で”考えていたこと”と”次のアクション”をメモする
・同僚や上司がかかわるタスクは、自分が今やるべきことがないことをメモする
”自分の言葉”で”考えていたこと”と"次のアクション"をメモする
忘れる前提で進捗管理をするには、自分の記憶を感情とともに思い出すことを考えます。感情とともに思い出すと、そのときの状況が鮮明に浮かんでくるのでオススメです。
感情を思い出すために、自分の言葉でそのとき感じたままに進捗を書きだします。例えば私は以下のように書いています。
見てる感じではやはりXXXはあっても意味なさそうなので、削除する方向で考える。ただ、今後のことも考えるとそれでいいかわからんので、もうちょっと相談してから決めよ。
つまり、個人版ツイッターのように日記をつけるイメージです。特に私が意識するのは、「考えていたこと」「次のアクション」を明記しておくことです。考えていたことがあると記憶を思い出しやすく、次のアクションがあると動き出しが早くなりますからね。
同僚や上司がかかわるタスクは、自分が今やるべきことがないことをメモする
同僚や上司がかかわる仕事については、ここまで自分がやればよい、という範囲を見つけることが必要です。要するに、役割分担ですね。
つまり、自分がやればよい範囲を終えたあとも重要です。自分の分は終わっても成果物としては完成してないので、こういうときは以下のようにメモします。
XXXさんにAAA資料を送った。レビュー待ち。
このようにして、自分がアクションする必要がない、今は待つしかない、ということを明記しておくのです。そうすれば、不安なく忘れておけます。
一つの仕事に集中できるように、自分を仕向ける
こうして今考えるべきことを一つにするよう仕向けることができました。あとはできることを一つずつしっかりやるだけです。
このようにして、人間の性質を理解し、何が思考を混乱させているのか？どうすれば一番効率よく集中できるのか？を考えていき、こうした仕事の仕方に至りました。
本来は、能力的にできても、時間的にできない仕事もあります。つまり、仕事の計画をどうするかも考える必要があります。これはまた別の機会にしたいと思います。
いつも記事を読んでいただいてありがとうございます。少しでもあなたの人生にプラスになる話ができているとうれしいです。