完 全 な リ モ ー ト ワ ー クへ移行後のコミュニケーションについて公開します
新型コロナウイルスに関係する内容の可能性がある記事です。
新型コロナウイルス感染症については、必ず1次情報として厚生労働省首相官邸のウェブサイトなど公的機関で発表されている発生状況やQ&A、相談窓口の情報もご確認ください。またコロナワクチンに関する情報は首相官邸のウェブサイトをご確認ください。※非常時のため、すべての関連記事に本注意書きを一時的に出しています。
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完 全 な リ モ ー ト ワ ー クへ移行後のコミュニケーションについて公開します

Thinkingsグループ広報のMinakoです。Thinkingsグループのイグナイトアイでは、新型コロナウィルスの感染拡大を受け、リモートワークへ完全移行しました。雇用形態に関わらず社員全員が、完全なリモートワークになったのは今回が初めてです。

どのように社内外とのコミュニケーションを取り仕事を進めているのか、社内(自宅?)の様子を公開したいと思います。今まさにリモートワークを実施しはじめて、コミュニケーション課題を感じているみなさんに少しでも参考になればと思います。

【その1】全社会はZoomで問題無し(約70名)

イグナイトアイでは月に1度、1時間の全社会を行っています。通常は執務室に集まり行う内容をZoomMeetingで開催したところ、むしろ「資料が見やすく声も聞き取りやすかった」などポジティブな感想が多かったことは意外でした。

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全社会における注意事項はこのようにしました↓

(0) オープニング (石橋)1分 20200403IgniteAllHands!

発表者にとっては、リアクションがなく寂しい感じになってしまったため、
場を温めることを発表者に委ねるのでなく、"拍手"や"うなずく"など画面で見えるリアクションを全員で行おう!など周知したり、設計したほうが良いなと感じました。

【その2】オンライン朝会&夕会はメリハリに効果的!

マーケティング&セールス部門では、毎日決まった時間にオンライン朝会と夕会を実施、カスタマ―サクセス部門では毎日お昼にオンライン昼会を実施しています。

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30分しっかり時間を取り、顔を合わせてコミュニケーションを取ることで、情報共有ができるだけでなく、孤独感や慣れない環境でのストレス緩和や、一日のメリハリをつけるためにも効果的です。

リモートワークでは生活リズムが崩れやすく、健康維持も大きな課題となるため、毎日のルーティンでON/OFFを切り替えることはとても重要だと考えています。

【その3】新入社員研修もオンラインで!日報は全社員に共有

4月に入社した新卒2期生の新入社員研修は全てオンラインで実施しています。社外の方へのインタビューワークなども、もちろんオンラインで実施。確実にオンラインコミュニケーションスキルが上がるだろうと感じています。

また、全社員が閲覧できるslackチャンネルで毎日"日報"を共有することで、誰でも新入社員の様子が分かります。新入社員は既存社員にフレッシュさや刺激を与えてくれる影響も大きいと思いますが、日報がオープンであることで、リモートワークでも関係なく、多くの社員がフレッシュな新入社員から刺激を受け、励まされています。

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また、新入社員と人事部門で朝会&夕会も毎日実施しており、ここにも社員が誰でも自由に参加出来るようにしています。

社長も元気な新入社員の様子を見て「パパ」の顔になっておりました↓

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【その4】Zoomランチは毎日2時間オープン!出入り自由

顔を合わせたコミュニケーションは、毎日定例を実施しているので足りているように見えますが、部門内での交流に限られています。そのため、部門横断でのコミュニケーションや、パート・業務委託の方々も含めた全社員のコミュニケーションが自由に出来るように、Zoomランチを毎日開催しています。

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12:00~14:00の2時間Zoomを確保し、その間誰でも好きな時に出入り出来るようにしています。聞くだけでも見るだけでもどんな参加の仕方もOKにしています。私は可能な限り作業をしながらでも繋げていて、Zoomランチの番人みたいになっています。(1人の時間も多いです・・・)

元々ランチにお弁当を持参する社員も多いのですが、自炊により社員の料理スキルが確実に上がっている気がします。(自分含め)

シェアされる社員の自炊メシ↓

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【その5】つぶやきの場を新規開設!大盛況!

もともと、「random」という自由なslack投稿チャンネルがあったのですが、リモートワーク開始に伴い、ただつぶやきたいことをつぶやけるように「tsubuyaki」チャンネルを新たに作成しました。

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想像以上に盛り上がっていて、リモートワークではなかなか出来ない"雑談"の場になっています。一人で黙々と仕事を進めているときにも、たまに覗いてみるだけでも気分転換になります。

【その6】社内チャットツールの顔写真を大きく再設定

リモートワークで一番戸惑っているのはおそらく新入社員の方々のはずです。リモートワークでも出来るだけ社員の顔を認識してもらえるよう、社内コミュニケーション用のslackで顔写真設定に関するルールを統一しました。

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多くの社員が対応してくれて、顔がよく見えるようになりました。

【その7】社外コミュニケーション

社内だけでなく、当然ですが社外の方々とのコミュニケーションも完全にオンラインへ移行しました。訪問・対面は禁止としています。

▼お客様への対応
もともとオンラインを活用していましたが、この状況下でさらにご理解・ご協力頂けていることもあり、大きく混乱は起こっていません。提案中のお客様との商談はベルフェイスで、既存のお客様とのミーティングはZoomをメインに利用しています。

↓自宅でのベルフェイス環境を社員同士で事前に確認する様子

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▼自社主催イベント
数十名規模のイベントでしたが、Zoomのウェビナーで開催し当日大きな混乱はなく、翌日にオンデマンド配信も行いました。

ウェビナーでは、参加者の顔が見えないので反応を読み取りにくい点がありますが、「アンケート」や「チャット」機能をうまく活用すれば双方向コミュニケーションも可能でした。

▼広報取材対応
メディアの方にオンラインでの取材対応にご協力頂き、実施することが出来ました。当社のサービスはWeb上でご利用いただくSaaS型の採用管理システム(SONAR ATS)なので、自宅からデモ画面も共有することが出来て特に問題ありませんでした。取材時の写真が必要な場合は、既にある素材の活用など、メディアの方に相談が必要だと感じました。(SONAR ATS)なので、自宅からデモ画面も共有することが出来て特に問題ありませんでした。取材時の写真が必要な場合は、既にある素材の活用など、メディアの方に相談が必要だと感じました。

初めてのオンライン取材に対応してくださったメディアの方々と↓

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▼新卒・中途採用
もちろん新卒・中途採用共にオンラインで実施しています!新卒採用では会社説明会、面接や社員面談をZoomで実施しています。今のところ最終面接だけ、状況が落ち着いてからお会いして実施したいと考えていますが、リモートワークに移行後も変わらず選考はどんどん進めております!

【番外編】社員の様子で和んでください~!

せっかくなので、リモートワークに奮闘する社員の様子をご覧ください。私たちもまだまだ試行錯誤中ですが、このタイミングで同じようにリモートワークに取り組み奮闘されているみなさんに、少しでも緩んで頂ければ嬉しいです。

新入社員研修中の真剣な様子!(のはず)↓

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運動不足解消に!Zoomエアロビ開催↓

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毎日のタスクを壁に貼るツワモノ部屋↓

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レベルアップしてゆく社員の自炊力↓

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Googleハングアウトでの取材もばっちり!↓

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デスク周りが綺麗すぎる人たち・・・!↓

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疲れた状態でZoomMeetingすると犯罪集団の密会みたいになるので注意↓

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旅した気分にと、バーチャル背景を使い倒すデジタルネイティブ世代↓

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上司の顔がいきなりアップに。困惑し哀愁漂う目線を部下が捉えた瞬間↓

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Zoom飲み会でたまにはサクッと乾杯!↓

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【まとめ】

リモートワークへの移行に際し、もちろん調整や準備は必要で大変な面もありましたが、社員一人一人の "コミュニケーションを取ろう" という意識はより強くなっているのでは?と感じる場面が増えています。

お子さんが顔を出してくれたり、リモートワーク中の様子を自由にシェアしたり、普段はなかなか知ることが出来ない側面をお互いに知ることによって、コミュニケーション次第では社員同士の距離感が近くなるように感じているので不思議です。

この状況をどう乗り越えるかによって、より強い組織になれるのではと感じています。

今のところ大きな混乱なく完全リモートワークに移行出来たのが現状ですが、いつまで続くか分からない状況のため、これからも環境改善していきたいと思っています。

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