新卒採用振り返り業務のココが大変 !!~「ReReA」で楽になるらしい?!~
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新卒採用振り返り業務のココが大変 !!~「ReReA」で楽になるらしい?!~

新卒採用担当者にとって、次年度の採用をより良いものにするために、振り返り業務は欠かせませんよね。とはいえ、データ取得が大変だったり「そもそも何を振り返れば良いのかわからない」「このやり方で良いのだろうか」と悩んだりしませんか?

「新卒採用の振り返りって重要なのはわかってるけど、何が正解?!」

と課題を感じているみなさまに少しでもお役に立ちたい!と思い、Thinkingsグループのイグナイトアイは、2020年10月15日に新卒採用振り返りレポート作成サービス「ReReA(リリア)」β版をリリースしました。

今回は弊社の採用担当である城居さんに、新卒採用の振り返り業務の中身を伺いながら、「ReReA」を実際に使ってみてもらいました!

1)「ReReA(リリア)」とは?

新卒採用振り返りレポート作成サービス「ReReA」は、指定された情報を規定フォーマットに入力しアップロードするだけで、振り返りに必要な情報がまとまったレポートを作成することができます。「ReReA」でレポート作成時間を短縮することで、採用担当者は、振り返りの考察や次年度の改善など、より「人」にしかできない業務に専念して頂きたいという想いから「ReReA」を開発しました。

2)採用の振り返りって大変!

ー城居さん、本日はよろしくお願いいたします!

城居:「ReReA」サービス開始しましたね!楽しみにしていました。よろしくお願いします。

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城居秋馬(しろい しゅうま)
北海道札幌市出身。東北大学法学部を卒業。2017年に1社目となる不動産系企業へ入社。新卒採用・オフィス管理・農業体験研修などの総務人事業務を担当。2019年にイグナイトアイへ入社。新卒・中途採用をメインで担当。総務・情報システムなど管理部門の他領域も兼任。趣味は野球とゴルフ。好きな飲み物はサッポロクラシック。

ー城居さんは昨年度、振り返りレポートを作成していましたが、実際何が大変でしたか?

城居:本当に大変でした(笑)。まず、ここまでしっかりした採用活動の振り返りレポートを作るのが初めてだったので、どういった情報を振り返るべきか、整理するのが大変でしたね。採用活動の目標やKPIは設定していたのですが、「どんな観点で何の情報を振り返れば、今年の新卒採用の成果と課題が明確にできるのか?」を最初に考えました。

↓昨年度城居さんが作成した48ページの振り返りレポート!

MTG資料

ーまず振り返りの観点を決めるんですね。それにしてもかなりの大作…!

城居:そうですね。観点を決めないと、情報量が膨大すぎて何から手をつければいいのかわからなくなってしまい、ある程度仮説を立ててデータを取得しなければ、手が止まってしまう恐れがあるなと思います。それくらい、採用活動の振り返りって見るべき要素が沢山あって大変だなと感じます。

ーなるほど。そのほかに気をつけたことはありましたか?

城居:弊社では今年初めてリクルーター制度を開始したのですが、リクルーター社員がきちんと社外に向けて自社の採用活動について話せるようになって欲しいという思いがありました。そのため、新卒採用全体の成果や課題をリクルーター社員も理解できるようなレポートとして整理することも大変でしたね。

今後、多くの企業で、全社員を巻き込んだ採用活動がますます増えていくと思います。人事部以外の社員にもわかりやすい採用の振り返りレポートの必要性が高まっていくと思うので、振り返りの内容だけでなく、わかりやすさも含めてレポート作成に力を入れる企業は増えるんじゃないかなと。

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ーデータの分析、考察で大変な部分はありましたか?

城居:特に「このデータが、成果や課題の根拠になるのか?」を突き詰めることが難しかったですね。例えば、弊社では今年オンラインで採用活動を行ったため、地方出身の学生の接触数が増えたんです。でも、全体を見たら関東圏の学生の接触数も増えていて「これって母数が増えているだけで、『オンラインによってこれまでより多く地方出身の学生へ接触できるようになった』とは言えないのでは?」などの議論もあったり。考察にはかなり時間がかかりました。

数字の絶対数だけを見るのではなく、色々なデータを掛け合わせて、その結果が正しいのかを考察する必要がありそうですね。

城居:はい。最初に仮説を立てていても、データ分析・考察を進めると、掛け合わせに必要なデータがどんどん増えてきて、想定よりも時間がかかりました。。弊社は自社の「SONAR ATS」で採用管理をしているおかげで、あらゆるデータが蓄積できていて参照しやすかったので、使っていて良かったなと思いましたね。今後、採用のオンライン化が進む中で、「都道府県別」など「これまで見ていなかったデータ」も分析に加える企業も増えるのではないかと思っています。毎年環境も変わるので、採用活動の振り返りは、一概に「例年通り」に出来ない業務で毎年試行錯誤が必要だなと感じますね。

ー新卒採用の振り返りって、複雑で大変な仕事ですね。そんな採用担当者の皆様にぜひ使っていただきたい「ReReA」です。城居さんにぜひ感想を伺いたいです!

ReReAレポートキャプチャ

3)「ReReA」で何が楽になるの?!

ー城居さん、先日入力して頂いたデータで振り返りレポートが完成しました!いかがでしょうか?

城居:自分で作った振り返りレポートにもある、基本的な要素(応募経路比率とか内定単価とか)がきちんと出ているので、このクオリティのレポートを無料で作ってもらえるならとても助かります!!!

各媒体ごとの「エントリー単価」は今まで注目していなかったので、今回「ReReA」でデータを見て気づきがありました。次年度の予算の見直しにも参考になります。また、大学別と都道府県別のデータも興味深いです。昨年度はスカウトサービスを利用したのですが、北海道や東北地方の学生にはけっこうアプローチできたのに、九州地方はなぜかさっぱりだなという感覚がありまして…。やはりデータで見ると明らかに差がありました。

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城居:地域によってアプローチ方法を変えてみる、といった提案の根拠にもなりそうです。僕が北海道出身だからかな?と思ったのですが(笑)。この辺りはもう少し分析が必要そうです。

ー感覚値がしっかりとデータとして見れるのは大事ですよね。

城居:そうですね。また、今回初めて「ReReA」を利用してみて、既定のフォーマットに一部うまく入力出来ないデータもありました。例えば「エントリー者の文理比率」とか、採用時に特に意識していなかったので蓄積していなかった情報です。今回「ReReA」を利用したことで、今後そのデータを蓄積するかどうか検討するきっかけにもなったので、まずは「ReReA」を一度使ってみて、基本的な振り返りの観点や必要な情報を知れる、という点も嬉しいですね。

それから、データを見やすく整えて「誰かに理解してもらうためのレポートにする」というのが意外と大変なんです。。「ReReA」はデータとして整った状態で、しかもPowerPoint形式で受取ることができるので、このまま社内の資料に埋め込んだり「ReReA」に合わせて、データを追加してまとめたりと成形がしやすく、大変助かります!

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ー「ReReA」はどんな採用担当者の方におすすめできますか?

城居:まだ採用経験が短い方や、1人で担当しているような「振り返り業務がまだまだ手探り」という方には、観点を知ったり蓄積すべき基本的なデータを知ることが出来るし、時間も効率化出来るので、まず一度「ReReA」を使ってみてほしいです!

あとは、「振り返り業務にまだまだ課題や改善の必要がある」という方は、基本的な項目のデータ整理は「ReReA」で効率化し、その他のデータ分析や考察に時間を使うことができるのではと思います。「ReReA」によって今まで見ていなかった観点も発見できるかも。

また、比較的「振り返り業務をしっかり行っている」という方には、途中経過の振り返りとして一度「ReReA」を使ってみるのもいいんじゃないかと。時間をかけず現状が可視化できることで、年度内に修正や改善などができて良いと思います。

4)「ReReA」を使ってみた

では、城居さんにも利用してもらった「ReReA」の利用手順をご紹介します!

1.ReReAにアクセス
まずはReReAのHPにアクセス!
https://sonar-ats.jp/rerea/

体験記事①

2.申し込みフォームに記入して送信
https://sonar-ats.jp/rerea/apply/
SONAR ATSユーザーの方だけでなく、採用担当者なら誰でも利用可能です!

体験記事②

3.メールのURLからHowToサイトにアクセス
申し込みをすると、HowToサイトへの案内メールが届きます。サイトからExcelファイルのフォーマットをダウンロードしましょう。Excelファイルに指定されたデータを記入するだけなので、どのようなデータを分析しよう、、、と悩む時間はありません。

体験記事③

4.Excelフォーマットに記入 → 送信
Excelフォーマットには記入するシートが2つあります。
1シート目:企業名、利用媒体、掲載費用を入力。 ※記入例です

Inked体験記事④

2シート目:応募者、内定者情報を入力し、作業が終了です。
また、個人情報は取得しませんので、ご安心ください。

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⑤スポンサー企業の資料選択
HowToサイトからアップロードフォームにアクセスします。
「ReReA」では、Excelファイルのアップロード時にスポンサー企業様のサービスの資料請求をしていただくことで、無料でレポートを提供しています。

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⑥作成されたレポートを受領
6日以内にPowerPoint形式のレポートがメールで納品されます。

体験記事⑦

5)「ReReA」の今後にも期待! 

ー城居さん本日はありがとうございました。「ReReA」は採用担当者にとって良いサービス!とおすすめ出来そうでしょうか?

城居:そうですね!既定のフォーマットに入力するだけで、基本的な項目が成形された状態で納品されるので、一度使ってみて欲しいなとおすすめできます!最初の入力の手間は多少ありますが、自分で1から作成するよりも圧倒的に作業の負担が減りますね。

ー「ReReA」はβ版としてまだまだブラッシュアップしていきます!もう一歩頑張ってほしいことはありますか?

城居:適性検査の費用対効果とか、結果の傾向などが見れると嬉しいですね。あとは、KPIを設けているフェーズを切り出して、遷移率や次の選考に進んだ人の特徴を見れるとありがたいなと。ただ企業によって選考フローが違うため、どの選考の前後を見たいかも変わってくると思うので、「自由項目」を設けて自分たちが見たい選考フェーズを入力できれば嬉しいと思います。例えば「説明会」から「1次面接」だったり、「インターンシップ」から「説明会」だったり。

ー採用担当者目線でのご意見ありがとうございます!今後の参考にさせていただきますので、ぜひまたご意見ください!

6)最後に

今回は城居さんに「ReReA」の率直な感想をいただきました。
新卒採用の振り返りは、複雑で大変な作業です。今回リリースした「ReReA」が少しでも採用担当者の皆様のお役に立てれば嬉しいです!

Thinkingsは「採用のインフラ」を目指し、採用の課題を可視化し、今後も採用担当者のみなさま目線での情報発信を進めていきます。そしてそれらをひとつひとつ解決していくためにどうしていくべきか、Thinkingsはこれからも考え続けます。

みなさんの採用活動が、少しでよりよいものになりますように。
ぜひ「ReReA」をご利用いただき、ご意見頂けると嬉しいです!

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\アンケート調査実施のお知らせ/
ReReAサービスリリースに伴い、「新卒採用活動の振り返り」に関するアンケート調査を実施しています。ぜひご協力をお願いいたします。
​​​​​後日『調査結果のレポート』と『採用活動振り返りセミナー』を通じて調査結果を公開いたします。
  ​​​​​
【2020年10月28日(水)12:00 締め切り】
 https://forms.gle/UP6iC9wCoJgYyMUy6
 〇調査対象:新卒採用ご担当者様
 〇所要時間:5分程度

ご協力をよろしくお願い致します。

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採用にお役立ち頂けるセミナーも、随時実施中!
今後「採用の振り返り」をテーマとしたセミナーも実施予定ですので、ぜひご参加ください!

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文・サトウリョウタ / 写真・編集・Minako (広報PR)




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