業務の優先順位がトンチンカンな人　言い訳をさせない上司の確認の仕方

こんばんは、アドバイザーのこうたです。

noteサーフィンをしていると、企業が大きいゆえに社内決裁に時間がかかるため、早め早めの申請書の提出を望む上司が散見されます。

平社員からすると、数十分で完成する書類に上長が確認してハンコを押すだけだと感じるため、時間を要するという認識が薄いからです。

もちろん上司もその辺のフローを説明しますが、人は実感できないことには理解を示しにくいものです。

社会人には、広い視野と高い理解力が求められます。

それができないから無能であり、上司は頭を悩ませるのです。

1.企業の大きさは関係ない

冒頭では部下の感覚と上司の感覚は異なるみたいな言い方をしましたが、それは分かりやすい理由なだけで、根本はそういう話ではありません。

弊社は大企業と呼べるものではありません。

最終決裁権は私なので、直接私に確認をとるか、一つ上司を挟んで私に伝達がくるかです。

どちらにしても大半は数分で完了するもので、私が再ヒアリングを指示しても半日もかかりません。

しかし、場合によって数時間の誤差が未来を変えることは決して珍しくなく、1日ズレたら結果が違ったなんてことは日常茶飯事です。

部下からしたら、一言私の許可を得られればいいという感覚なのでしょうけど、私からしたらそんな単純な話ではないんですね。

なぜなら、部下が想像できる選択肢と、私の抱える選択肢とでは大きく異なるからです。

部下が、上司の見ている景色を見ることは不可能なわけで、そもそも同じ視界なら許可なんてとる必要がありません。

ベテランにもなれば、自分の業務がどれくらいで終わり、それぞれの業務に求められるスピードも把握しているので、うまく調整ができます。

しかし思考力が高くなければ決してできないことで、ゆえに上司から頻繁な確認や指摘が入るのです。

2.理由のない優先順位は性格で決めてしまう

基本的に人は自分に甘い生き物であり、無能な人ほどその傾向が強くあります。

面倒で嫌な業務を後回しにし、ラクで楽しい業務を優先して取り組んでも不思議ではありません。

夏休みの宿題を先に済ませるか、少しずつこなしていくか、最後に回して焦るかなんてまさしく性格の問題。

他にも、早く終わらせなければならない業務でも、その業務自体が1時間もかからないなら後回しにする人もいますね。

しかし、業務において、あらゆる点で理由のない行動は絶対にあってはなりません。

業務を遂行する理由はもちろん、その業務を今行う理由、後回しにしてもいい理由など、あらゆる点で理由が答えられなければ、思考せずに仕事をしているのと同義です。

3.期限だけでなく、その理由も思考“させる”

期限に対する思考が緩い部下には、まず自分で思考させて決断させることから始めます。

そして必要以上に詳細な理由を確認するのです。

⑴「その業務は、最短何日かつ最大何日で完了する見込みか？」

⑵「最短になる場合の理由（条件）と、最大かかると予想される理由は？」

それぞれを満たした回答例を出します。

①「今から取り組み、イレギュラーがなければ本日中です」

②「今から○○（別の業務）を終わらせ、それが問題なく済めば明日の午前中には完了します」

③「現在抱えている業務が○○と□□で、該当業務は▽▽の理由で3日の猶予がある見込みのため、2つの業務が長くかかって3日です」

ここまで確認したら、上司も理由をつけて指示を出しやすくなりますし、部下の言うことに納得しやすくなります。

①であれば、イレギュラーがあった時に部下は上司に報告・相談ができ、本日中に終わらなくても理由として正当に認識してくれます。

②は、先に取り組む業務を後回しにしてでも先に終わらせてほしいと上司が思えば、そのように指示ができます。

または、先の業務と後の業務の重要度を再認識させることも容易となるでしょう。

③も②と被るところがありますね。

加えて、猶予の見込み理由を聞くこともできます。

重要なのは自分で思考させて理由を述べさせることです。

このことにより、思考をするスキルが上がるのはもちろん、もし予定通りにできなかった時に言い訳をさせなくできます。

例えば③の3日の猶予を超えた場合、「なぜ？」と聞きますよね？

単純に見込みを間違えた場合は、自身のスキル不足を痛感させられますし、そもそも宣言したのですから相談や報告がなかった時点で論外。

自己判断で勝手に予定を変えること自体はともかく、上司に適当（嘘）を言ったことが問題なのです。

皆、自身の自己判断の正当性を主張し、上司の思考が理解できずにモヤモヤして終わることが多いとnoteで主張されています。

しかし論点を宣言そのものの内容にすることで、部下自身の失態であると強く指摘ができるのです。

だから上司がこの期日までにこれをやれと命令するのではなく、部下に予定を組ませて宣言をさせることが有効と言えます。

4.部下が有能になれないのは、思考の仕方を上司が教えないから

私はnoteでよく、舐めた考えや行動をする人材のことを無能とハッキリと言っています。

しかし単純に能力が低いことを無能とは思わず、その自覚がないことを無能と言っているのです。

誰しも最初は能力が低くて当たり前ですし、失敗を介していかないと成長は難しいもの。

視野が狭く思考力が低いのは、考え方を知らないから。

上司はさっさと答えを教えて強制させてしまいがちなので、それではいくら経っても思考スキルは上がりません。

そればかりか自覚するよりも先に、上司の身勝手さにイライラして反抗してしまいます。

根っから腐っている人も少なからずいますが、実際はそれほど多いものではないんですよ。

そうさせてしまっているのは上司なので、しっかりと一から教えてあげてください。

なにも業務内容だけが教えることではありません。

思考スキルは、社会人になっても勝手には上がりません。

高校生くらいで止まってしまうので、社会人のスキルとして思考の仕方も一から教えましょう。