時間短縮でも効果最大化。生産性が高まる正しい会議のやり方【完全版】

コミュニケーションコストという言葉があるように、基本的にコミュニケーションは無駄なものです。
もしテレパシーで情報共有が一瞬で完了したら、こんな楽なことはないですよね。

会議もコミュニケーションの一種です。
そのため会議から得られる効果を最大化する一方で、会議にかかるコストを最小化する必要があります。

会議の価値を最大化するために、改めて会議について考えていきましょう。

目次
・会議の目的
・会議の効果を高める方法

会議の目的

会議を開催する目的は、大きく分けて5つしかありません。

・意見を一致させるための会議
・アイデアを膨らませるための会議
・誰かが情報を集めるための会議
・誰かに情報を伝えるための会議
・モチベーションを高めるための会議

まず、これらに当てはまらない時点で無駄な会議ですから、廃止しましょう。
では、それぞれ具体的に見ていきましょう。

意見を一致させるための会議
この会議では、出席者全員でアイデアをまとめて、決定したり合意したりします。散らかっているアイデアをみんなでまとめていく作業も含むことができますが、基本的には誰かが85~95%のクオリティの素案を用意しておき、それに対して全員が議論しながら考えをまとめていくというのが効果的です。

アイデアを膨らませるための会議
この会議では、ブレインストーミングを行います。とにかくアイデアを列挙することに専念し、意見を一致させるための会議のようなアイデアの整理や決定、合意は行いません。20~30%程度のクオリティのアイデアの種を閃くためにだけ行う会議です。

誰かが情報を集めるための会議
この会議では、出席者が主催者に何かを報告・連絡します。よくあるのはレビュー目的の会議で、50%程度のクオリティのアイデアを70~80%程度に引き上げるためのアドバイスを行うものです。

誰かに情報を伝えるための会議
この会議では、主催者が出席者に何かを報告・連絡します。報告会議や研修などが該当します。

モチベーションを高めるための会議
この会議では、出席者の士気を上げることを目指します。決起集会や忘年会などが該当します。

会議の効果を高める方法

会議の効果を高めるには次の点を意識すると良いです。

・会議は準備に90%の時間を使うようにする
・会議のゴールを事前に明確に定める
・箇条書きや曖昧な用語を避け、認識齟齬がなくなる論理性のある文章でアイデアを記述する
・アジェンダを用意する
・一回の会議で一個のトピックについてしか議論しない

会議は準備に90%の時間を使うようにする
会議は出席者の時間を奪う行為です。最短で終わらせられるように、ゴールまでのシナリオを綿密に組み、資料を作り込みましょう。会議が多くて大変という状況は、会議がうまく機能していません。準備に時間を使い、一つ一つの会議を効率化しましょう。

会議のゴールを事前に明確に定める
会議をスムーズに終わらせるためにはゴールを明確にすることが必要です。これは上述の5つの目的からピックアップした上で、具体的な会議の終了条件をKGIとして明確にします。例えば、出席者の2/3が予算案に賛成する、アイデアを50個列挙しそこから上位10個を選出する、全員が他の全員と会話する、などがKGIとなります。

箇条書きや曖昧な用語を避け、認識齟齬がなくなる論理性のある文章でアイデアを記述する
会議を一番無駄にするのが認識のズレです。これは会議中や会議後に、出席者間で理解している内容にばらつきが出ている状態を指します。例えば、同じ言葉が別の内容を意味していたり、前提条件が出席者間でちがっていていつまでも話が進まない、などです。これらを防ぐためには、事前にしっかりと認識ズレが生まれない文章を作り込んでおく必要があります。箇条書きでなんとなくのアイデアをぽんぽこ書き出しただけの状態で、会議を始めるのはやめましょう。準備が90%です。会議外でできる努力を全てやりましょう。

アジェンダを用意する
会議の目的、KGI、資料、話す順番などを事前に明記して、アジェンダを作成しておきましょう。会議本番ではまず出席者全員でアジェンダを確認し、ゴールを共通認識にすることになります。

一回の会議で一個のトピックについてしか議論しない
一度の会議であれこれまとめて片付けようとしてはいけません。一回の会議は一つの明確なKGIに向かって行われるべきです。長い会議でまとめて議論するのではなく、短い会議を何回も開催するようにしましょう。