WEB会議で使えるPowerPoint(パワポ)テクニック

悲しいかな、蛍光ペンって、不要不急のプロダクトかもしれませんね。というか多くの文具が不要不急かもしれません。早く文具を楽しめる日常が戻ることを祈るばかり。ところで、文具、特に手書きの良さってさりげなくITの世界でも機能として使えるところにあるのでそんなことにも触れながら、WEB会議のテクニックの話を少々。

さて、この一ヶ月でやっとWEB会議にも慣れてきた人が増えてきたのではないかと。これまでどんなに経営層、情シス部門、働き方改革を考える（考えさせられていた）部門が訴えても進まなかったDXが、COVID-19によって一瞬で普及してしまったことを思うと、なかなか切ないものが・・・。

ところで、このWEB会議って、本業がIT業界の私から見ても、自社内に不慣れな人が多いので、他業種の人にとっては「オンラインで複数人がつながって、声が聞こえて、顔が見えて、資料が画面共有されて、一応会議ができた！」が、今ココなのかなー、と。そんなもんだと思う。つまりそれが世のふつうなので焦るな。

でも、そこで満足したりしたらダメ。いろんなテクニックがあるので、ちゃんと知っていると、伝わる力はアップするし、もし今それを実践すると、上司から「お！」て思われる抜け駆けチャンス！

ZoomやTeamsのビデオで背景いじったり、Snap Cameraを組み合わせて自分の顔を変えたりっていうのは、いろんなところで書かれているので、あまり見かけないPowerPoint(パワポ)のスライドを画面共有しながら話すときのプチテクニックを3つ書いてみる。知らない人、知っているけど使ったことがない人は試しに使ってみてくださいませ。割とメジャーな機能なので、今更かもしれないけど、その割にあまり使う人見かけないので。

今回はこんなPowerPointのファイルをスライドショーにして画面共有している想定で。

スライドショーにするとこんな感じですね（相手の画面に映るイメージ）

１．レーザーポインターで指差しを代替しよう

よくセミナーとか大画面へのプロジェクタ投影でレーザーポインターや指示棒で「ここ！ここです！」て指定するあれです。あれを普通の会議の資料でもやったら効果ありです。サンプルみたいに情報がBUSYな資料だと、話し手が上手でないと、どこについて話しているかが分からなくなってしまうので、話し手の話スキルの補完にも、伝わりやすさの向上にも一役。

やり方。スライドショーにしたとき、投影している人の手元のスライドショーの左下に薄くボタンが並んでるのわかりますか？

これです。この左から3つ目をクリックすると、

でた、蛍光ペン！！じゃなくて、レーザーポインターからですね。ここでレーザーポインターを選択すると、マウスのカーソルがレーザーポインターになる。

棒グラフのところにある赤い◎がそれ。これで今ここについて話しているよ！ていう強調ができる。

注意点は、マウスを動かし過ぎないこと。リアルなレーザーポインターでもそうだけど、やたら動かす人がいるけど、あれ、すごい目ざわりだし、落ち着きがなく見えて逆効果になるので、動きは必要最低限の動きにすべき。「ここですね！」ていう言葉に添える感じで軽く円を描くように使うのが良き。

２．ペンや蛍光ペンでその場で線を引く

さっきのレーザーポインターの下にある「ペン」「蛍光ペン」。これを使うと、マウスのある場所でクリックしたら線が引ける。

ディスプレイがタッチに対応しているPCとかだったら、画面に直接なぞることで線が描ける。これをするとしゃべっているポイントの強調が強くなり、プレゼンなどで効果がアップ。話しながら、うまく描けるとかっこいい！

もちろん、使うなら「ペン」より「蛍光ペン」がいい！「蛍光ペン」がいい！（大事なことなので2回）

３．スライドの一部を拡大してみる

共有している人が思っている以上に、相手はいろんな環境があり、BUSYな資料の場合、小さな文字や図が見えていない可能性があるということ。なので、1枚のスライドの中でそのとき話している部分にフォーカスさせて拡大するのも良いテクニック。

これは左から5つ目のルーペのマーク。これをクリックすると、

こんな感じで、拡大する範囲をマウスで選べるので、拡大したいところを決めたらクリック。そうすると、その部分が画面全体に広がる。拡大状態でもフォーカス部分は左右に動けるので、うまく使うと、伝わりやすさアップになるし、相手も小さいところまで見やすくなる。

ついでに今話したい部分以外についてチャチャをいれられる防止にもなる。「その左のグラフなんだけどさ～」みたいなチャチャ。今そこじゃねーよ、っていうやつね。

知らなくても困らないけど、知っていると伝わる力はアップする

こういう機能って、知らなくても困らない。でも知っていると伝わる力はアップする。WEB会議じゃなくて、従来の会議での資料投影でもプレゼンでももちろん使えるテクニック。

でも今は、今まで一同に介すから、なんとなく伝わっていたことがそうでなくなっている。伝達力が落ちたり、個人のスキルセットに依存しつつある。話術やプレゼンテーションスキルは一朝一夕では成長できないと思うけど、こういうプチTipsなら、会議前に一人で3分くらい練習したらすぐに出来るようになる。3分で覚えられて効果があるならやった方がいいと思う！っていうことで紹介してみました。

ぜひPowerPointの蛍光ペンを使ってくださいませ！