【自己紹介的なもの】～第３章～ 組織拡大、人材育成、効率化部門設立へ
みなさんこんにちは。taka.(@teihen_escape)です。
前回は、新規事業立ち上げに参加するも膨大な業務量に追われて忙殺されていた僕が、エクセル技を用いた突破口を見出し、再びエクセルに救われた、というお話でした。
今回は、そんな僕が次に直面した壁についてお話します。
求ム、効率化ができる人材
何とか自分自身に関わる業務の効率化を果たし、極限状態からは脱した僕でしたが、その次のステージとして、「自分以外に自分と同じことができる人材の確保・育成」という課題に直面することになりました。
なぜなら、一人で殺人的な量の業務をこなした後それをギュッと効率化してみせた僕は、それ以降、社内における様々な問題を業務効率化により解決するという役割も担っており、ここを手伝ってくれる人間が必要だったからです。
また、それでなくても事業立ち上げから一年もすれば組織も大きくなってきますし、業務も増えてきます。そんな中で定常業務をこなしつつ業務効率化をも僕一人で行っていくということは、次第に不可能になっていったのでした。
しかしここで問題だったのは、「エクセルやVBAを扱える人材を採用してくれる、ということではなかった」ということでした。
その時点である程度事業が軌道に乗ってきたということもあり、さすがに人員を増やすことについては上司とも合意は取れたんですが、あくまで事業拡大に伴って増えた原稿作成や入稿業務など、事務作業を担当する人材の拡充という点でしか、採用は許されなかったのです。
しかしこれは組織を運営する上では当然といえば当然の話です。ある程度スキルをもった人材は採用コストもあがるし、また、固定費としての人件費も跳ね上がります。立ち上がって間もない事業にとって、固定費を上げることは命取りにもなりかねないということは、当時の僕にも理解はできました。
待望の部下はPCすら触れぬ業界未経験者
そんな中、程なくして僕の初の部下となる人材の入社が決まりました。20代後半の男性で、前職では飲食業界で働いていたとのことで、いわゆるIT業界は初経験、そして、なんと、、、PCすらまともに触ることができないほどの、よく言えば真っさらな男でした。
一言で言えば、経験よりも人物像重視の採用というやつで、実際人間的にはとてもいい奴でした。（結論から最初に言ってしまうと、この彼は今も、僕の右腕として業務に邁進してくれています。ネタバレですが）
というわけで僕はその日から、
・自分の定常業務
・効率化業務
・部下育成
の三つを同時にこなしていくことになります。
立ち上げ数か月の頃の、時間をひたすら切り売りするような辛さこそなかったものの、これはこれでなかなかハードな日々でした。何が一番大変だったかというとまず、「自分以外の人間が犯したミスの責任を自分が取る」ということ。
部下を持つマネジメント層の人間ならば当然のことなんですが、それまでは自分のことだけをしていればよかったのが、自分以外の人間のことまで考えに入れて行動しなければならないというのは、なかなかに最初はインパクトのあることでした。
なんでこんなミスするんだ、、、とか、俺だったらこんなことしないのに、、とか、部下を責める思考がニョキニョキと湧いてくるんですね。そんな他責思考でマネジメントなどできるわけないので、まずは全てのことは自分の責任なんだと、腹をくくることからのスタートでした。これは簡単なようで実はとても大変なことです。
そして、悩んだり迷ったりしながら、彼を育成すること数か月。僕が彼に教育したことは、基本的なビジネスマナー以外のところでいうと、主に以下三点です。
・タイピングの練習をさせて結果をエクセルで管理させた
・エクセル基本技を教えた
・VBAを習得させた
ひとつひとつ簡単に説明します。
まずは一つ目のタイピング。
タイピング速度を上げるやり方はいろいろあるとは思いますが、大切なのは習熟度を定量的に記録していくことです。
僕がやっていたのは、ブラウザ上で動くタイピングソフトをやらせて、且つそのスコアを毎日エクセルに記録させる、というものです。
ゲーム感覚でやれるし、明確な目標を数字で持つこともできるので、かなりおすすめの手法です。
タイピングソフトに関しては、ググると沢山でてくるので、その中から使いやすそうなものを選べばいいと思います。
次にエクセル基本技について。
これに関しては毎度おなじみのこれ↓をきっちりと習得させました。これだけで基礎的な実務はほぼ問題なくこなせるようになるので、オススメです。
最後にVBAについて。
言わずもがな、三つの中でこれが一番習熟ハードルが高いわけですが、まず一番初めにやったこととしては「マクロの記録」を教えて、VBAとはどういうものか、どういうことができるのか、の感覚をつかんでもらいました。
そのあと実際にVBEでコードを確認させて、部分的な修正を一緒にしていきます。最終行を可変で取得できるようにするとか、ループを入れるとか、そのくらいの簡単なものです。
そしてこれらと並行して、空いている時間で読み物として以下を読ませました。
主人公の星くんがVBAを学んで成長していく過程を描いた物語なんですが、途中に各種コードの解説も出てきて、単なる読み物で終わっていないところが秀逸なので、もしご存じなければ是非読んでみることをお勧めします。
上記が終わったあとに、仕上げとしてＩＥを操作する方法を教えて、完了といったところですね。これも既出ですが、VBAでＩＥ操作については下記をどうぞ。
いよいよ部としての成り立ちへ・・・
少し時間軸は飛んでしまうんですが、このあと紆余曲折はあったものの、新規事業の立ち上げから約２年ほどで、もともとは僕ひとりでやっていた業務を扱うチームとして、正式に「業務管理チーム」というものが発足しました。
そしてその後、メンバーも増え、ここからまたしばらく時間はかかるのですが、結果的に「業務管理部」という部の形にまで成長させることができました。売れない営業マン時代、心身ともに擦り切れそうになった事業立ち上げ時代。これらを経て、それまでやってきたことがある意味ひとつの形になった瞬間でした。
、、と、いうわけで僕の過去のお話についてはこれにて終わりです。けっこう途中省略してるところもありますが、読みやすさを重視してこのような形にさせてもらいましたので、ざーっと読めるようにはなっていたと思います。ここまでお付き合いいただき本当にありがとうございました。
感想やいいねなど、是非お待ちしておりますm(_ _)m
最終回である次回は、今現在僕がなにを思いどのような活動をしてるかなどについて少し書かせて頂ければと思います。よろしくお願いいたします。
今回も最後まで読んで頂きありがとうございました。
【自己紹介的なもの】
～第０章～ はじめに
～第１章～ 売れない営業マン時代
～第２章～ どん底の新規事業立ち上げ時代
～第３章～ 組織拡大、人材育成、効率化部門設立へ ←←←←←イマココ
～第４章～ あなたにしかできない仕事をしよう
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