プロジェクトマネージャーってめちゃ難しい…

今日は、僕もちょこっとだけ任されたことのあるプロジェクトマネージャー（PM）のことについて、感じたことを書いていきます。

正直いうと、めちゃ難易度高すぎて吐きそうでしたし、本職の皆様の30%も仕事できていなかったと思います。反省点盛りだくさんです…。

プロジェクトマネージャーって何するの？

僕自身、誰かに教わったとか誰かの背中を見て育ったとかいうわけではないのですが、参考までに僕が任されていた業務範囲をざっくりご紹介します。

まず、任された仕事ですが「倉庫管理システム(WMS)の導入とその運用検討」でした。過去に倉庫業務に関しては携わった経験があったことと、前職でいくつかシステムの利用はしていたので、素人よりは力になれるかなーという思いで引き受けたのがきっかけでしたが、正直ここまで気を張る業務だとは思いませんでした…。

業者の選定については、僕が携わる前から外部の方に打診はしていたようで、ほぼ確定状態から引継ぎさせてもらいました。

ということで、スタートから端折らせてもらっていたわけですが、それでも全然やることは多かったです。

①現状業務の理解と必要要件の洗い出し
②現状業務で抱える問題点のヒアリング
③導入するWMSの機能理解
④スケジューリングと度重なる打ち合わせ
⑤目的理解のための導入説明・機能説明
⑥導入後の運用フローの策定
⑦運用フローに合わせた作業フローなどの見直し
⑦移行判定の作成と実行
⑧移行後の問題点の確認とその修正　　…etc

細かい点を洗い出すとまだまだたくさんありますが、ざっと思いつく限りでもこんなラインナップでした。

難しいと感じたこととその理由

とまあ、こんな感じで多様な業務をあの手この手で調整していくわけですが、その中でも特に「あ、難しいぞこれ」と感じたことは、"共有する"という点です。

「共有ツールなんで山ほどあるし、余裕じゃない？」と感じる方もいるかと思いますが、共有すること自体はメンバー誰もができるため、手段自体は大きな問題ではありません。

問題になるのは、共有する頻度とその情報量です。

多すぎると抜け漏れが発生する、少なすぎるとスピードが上がらない、という感じで、落としどころを模索するということが非常に難しかったです…。

ここでは、決して能力の高い低いを議論したいわけではなく、そこが重要ではありません。「レベル差がある」という事実が厄介なのかなーって考えています。大手の企業であれば採用試験なども充実しているため、大きな外れ値はないですが、小企業だとこれが本当に大きいように感じましたね。

共有情報の粒度という考え方

さて、このような状態を受けて、従業員教育として「情報リテラシーを身に着けよう！」と言い出すのも一手なのですが、やはり新しいことにはエネルギーを使いますし、なんか違う気がします。

結果、僕自身これかなー？と思ったのは、２～３つのツールを使って、粒度を変えた情報を発信するという方法でした。

具体的に説明すると、一つの情報があったときに

易しい…めちゃくちゃ簡単に言うとこういうことです。
（朝礼など口頭にて）

普通…こういうことが決まったので、今後はこういう対応になります。
（メールなどのメッセージツールにて）

詳しい…こういう背景から、こんなテストを行いたいと考えています。それには、あんなデータが必要なので、どのような方法でこういう集計を取っていくよう対応お願いします。
（スプレッドシートなどの詳細資料にて）

こんな感じで、それぞれ共有する場所と共有するのに用いたツールを変えてみるという方法です。

「この人にはこの情報があれば、問題なく動けるかな？」など、現場のスタッフの一人一人をイメージしながら情報を発信していくのですが、ここで注意したいのが、「発信しているのだから全員が"詳しい"情報を分かっているはず」と思わないことです。

当然それぞれに得手不得手があり、PMが持つ膨大な情報量を落とし込まれて処理しきれる方が怪異的です。（こんなのめちゃくちゃポテンシャル高い会社！これはこれですごく楽しそう。）

この方法がうまく回った理由としては、理解度の高い人からどんどん下の人に落とし込んでいける環境ができることで、「自分が覚えておかなくても良い＝理解度の高い人を頼ることができる」みたいな、心理的安全に少し余裕を持ってもらえたのではないかなーと思っています。

しかも、理解度の高い人はどんどん頼ってもらえるので、自己肯定感にもつながるのか、モチベーションがみるみる上がっていきました。一石二鳥だったわけです。（完全に棚ボタです。）

偶然思いついた策が功を奏したわけなのですが、整理すると、みんなが登れる階段を作ってあげるというのは、プロジェクトマネージャー（リーダー）の大きな役割なのかもしれません。

こうやって聞くと、ビジネス書などにもよくあるノウハウにまとまってしまいましたが、現場で業務を回していると意外と気づけないものですね...。

こんな思い付きの策ですが、リーダーの皆様の改善の一手となれば嬉しいです。