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議事録には仕事のすべてがつまっている(後編)

議事録には仕事のすべてがつまっています(断言)。

そんな想いからもっと多くの方に議事録の価値を知ってもらうため、
前編では議事録を書くことで身につく3つのスキルをご紹介しました。

後編にあたる本記事では、議事録を通じて成長するために

①議事録作成で身につくスキル
②累計1,000回以上取ってきた経験から良い議事録をまとめるコツ

の②をご紹介していきます。

1|良い議事録とは?

具体的なコツの前に、良い議事録とはなにか定義しておきましょう。

1. 会議の決定事項・未決定事項・TO DOに抜けもれがない(網羅性)
2. だれが読んでも解釈が割れない(正確性)

つまり、会議の重要事項が網羅されており(=網羅性)、たとえ欠席者が読んだとしても解釈が割れない(=正確性)点が極限まで問われる文章といえます。

議事録は会議で何が決まり、次のアクションはなにか忘れたときに立ち戻る故郷みたいなものです。上記2点より、実践的なコツを見ていきます。

2|網羅性

網羅性とは、情報に抜けもれなく重要な情報が必要十分まとめられていることです。裏を返せば、あまりに瑣末で必要性に欠ける情報を切り捨てる勇気も必要です。

重要な情報とそうでない情報を分ける基準はなにか?
それはアジェンダに関連する議題のうち、ビジネス上の目的達成のために誰かの実行責任が伴う話題です。

『来月の施策決定』をアジェンダを例にとります。

■来月の実施施策
・新規メールキャンペーンを実施

この場合、アジェンダに関連するトピックは書かれていますが、

・どんな施策を
・誰が
・いつから/いつまで/いつまでに

といった情報が抜け落ちています。

この状態だと、単に方向性が決まっただけで具体的なアクションに誰も移れず、会議をした意味自体なくなってしまいます。

最低限、以下のような情報がまとまっている必要があるでしょう。

■来月施策
・新規メールキャンペーンを実施
-内容:新作春物10%OFFを告知
-文面作成担当社:◇◇
-配信担当者:○○
-配信日:2月第1週

繰り返しになりますが、議事録は会議で何が決まり、次のアクションはなにか忘れたときに立ち戻れる場所です。

ネクストアクションに移れるために必要十分な情報が盛り込まれているか?の目線でまとめましょう。

3|正確性

正確性とはどんな人が読んでも解釈が割れないことです。とはいえ誰が読んでも100%見方が分かれない文書を書くことは不可能でしょう。

ただし、関係者が読む分には余計な解釈の余地を残さないほどに正確性が担保される必要があります。

正確さを高める上で大事な点は2点です。

①文章で書かない

長々と文章で書いてしまうと、視認性が悪化しなにが要点なのかわからなくなってしまいます。基本的に体言止めで記入するようにしましょう。

②5H1Wでまとめる

正確性を高める上でなによりも重要なポイントです。

例えばTO DOをまとめる際、以下のような書き方になっていませんか?

・来月の実施施策をまとめる

上記の問題点として、

・いつまでにまとめる必要があるのか?(=When
・誰がまとめるのか(=Who
・どのような施策なのか(=What
・どこにまとめるのか(=Where
・どのようにまとめるのか(=How

の5W1Hが欠けている結果、TO DOとして意味のない文章になっています。

・来月の売上向上施策箇条書きでExcelへまとめる
-期限:2/3月 15:00
-担当:○○

何度もくりかえしますが、議事録はネクストアクションに確実につなげるために書く文章です。

5W1Hを意識し、決定事項やTO DOが宙ぶらりんにならないようにしましょう。

4|細かいコツ

そのほか細かいコツを列挙します。

・定量的な数値で書く
例:× 目標達成
  ○ 目標約120%達成 
・情報を「大項目→中項目→小項目」と階層構造にする
例:× ・売上目標達成
   ・新規に実施した施策に効果あり
   ・前年同月比も達成
   ・来月実施施策は2/7のMTGにて決定

  ○ ■先月売上実績
   ・対目標に約120%達成
    -新規実施施策に効果あり
  
   ■来月実施施策
   ・2/7MTGにて決定

・事前にフォーマットを徹底的に決める
例;
日時:MM/DD 11:00-12:00
場所:〇〇社 本社オフィス5F
出席者:□□様・△△様

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□決定事項
□未決定事項
□TO DO
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【議事】
□先方からの情報共有
□KPI
□今月実施施策

5|まとめ

だれが読んでも解釈が割れず、次に何をすればよいかが明確にわかる議事録の条件をまとめます。

・アジェンダに関連し目的達成のため誰かが実行責任を負う話題をまとめる
・文章で書かない
・5W1Hを書く

議事録はリアルタイムで情報を取捨選択し、わかりやすく端的にまとめることが要求されるため、社歴関係なく成長速度を大きく加速させる手段です。

本記事が少しでも議事録をとる際にお役にたてれば幸いです。

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ICU卒。まったくの未経験からWebマーケティングコンサルタントになりました。 KPI設定やサイト改善に取り組んでます。 好きなツールはGoogle AnalyticsとTableau。 ゆるく成長できるコツをお届けします。