JC論：良い会議・良いJC：会議のマナー（上程者）

良い会議には参加者一人一人のマナーが重要です。マナーはルールではないので取り締まる必要はありませんが、心がけとして意識されることが重要です。

特に上程者、意見をする人にはマナーが求められます。まずは上程者のマナーから。

上程のマナー1：意見がほしいポイントを絞る

会議で上程者は議案を上程することで、参加者の同意を集め、議案をより良くするための意見を求める場です。だからこそ、現時点でどこに同意が欲しいのか、どこを改善したいのかをはっきり述べる必要があります。

例えば、例会なら「講師については〇〇氏としたいと考えています。」と同意を求め、「講演シナリオについてご意見をいただきたいと思います。」と意見を求めるという形です。

上程のマナー2：発言は事実に基づいて簡潔に

上程者の勝負のしどころは議案であって、発言ではありません。口八丁でごまかそうとしても後で痛い目を見るだけです。上程はマナー1であるようにポイントを絞って話すこと、答弁はできるだけ事実に基づいて「はい」「いいえ」「どちらでもない」「わかりません」プラスその理由程度に絞ることです。

例えば、「雨天対策はしているのか？」と聞かれて、議案中に記載があれば「はい、〇〇に記載しています」と答えれば十分です。書いてなければ事実に基づいて簡潔に「いいえ、まだ記載できていません。」と答えればいいのです。「どーのこーの考えてはいます」とその場で答弁されても何の意味もありません。

潔さも必要です。議案の背景のところで「いじめが問題になっている、と書いているが、その根拠は何か？」と聞かれて、調べていなかったら「わかりません、調べます」と言うしかありません。それ以上言っても信用を失うだけです。

上程のマナー3：意見は受け止めて後から聞く

審議上程以外の時は、会議時間のためにも意見はいったん受け止めましょう。納得できない意見もあるかもしれませんが、その理由は後から聞けば良いのです。

例えば、「この会場は狭すぎるので、目標人数を収容できる会場を選定するべき」という意見をもらったら、まずは「検討します」でいいのです。なぜ狭すぎるのかは、後から直接聞いたら障害物があって実際使える面積が小さいとか、合理的な理由があるかもしれません。あなたの知らない会場を知っているかもしれません。でもその話を延々会議の場で行うのは他の参加者の時間を奪うことになります。

重要なことは、参加者とのコミュニケーションです。後で話を聞いても合理的でないと感じたら、自分の考えを述べれば良いのです。会議以外の場でどれだけ参加者とコミュニケーションができるかで、参加者の議案の理解度は格段に変わってきます。

ただし、もはや決まったことの蒸し返しであれば、恐れる必要はありません。何クールも会議を経た後に、審議クールになって「講師が不適切だ」と言われたら、「講師選定については前月協議済みですので、このまま行きます」と答えれば構いません。会議に出ている以上、「俺は聞いてない」はルール違反です。

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会議のマナー(参加者）

目次はイントロダクションにあります。