JC論：良い会議・良いJC：会議のマナー（参加者）

会議で意見を出す権利を持つ参加者には、当然自由な発言が許されますが、それでも一定のマナーは必要です。

もちろんあえてマナーを破ることも時には必要なこともあります。でもそれはあえて破っているという認識のもとに行われるべきです。また、進行役である理事長、副理事長、専務理事なども目に余るマナー違反があれば割って入ってください。進行役とはそういうものです。

意見のマナー1：細かい意見は書いて渡す

議案の体裁、誤字脱字、リンクミス、添付資料のミスなどは確かに問題ではありますが、皆の時間をつかう会議で一々指摘をしていたら時間がいくらあっても足りません。細かい意見は書いて渡してあげましょう。目に余る場合であっても、一言言えば十分なはずです。

会議の進行役はそんな意見があった場合、「後で個別にご指摘ください」と言って議事を進行してください。

意見のマナー2：修正意見を出す

議案に対する意見は基本的には、具体的な修正を求める意見であるべきです。考え直せとか、おかしいとか、どう修正するべきかがない意見は出すべきではありません。上程者がどう修正するべきかわからなくて混乱することはもちろん、会議の他の参加者もどう修正するのかの方向性が示されなければ賛成も反対もできません。また、議案と直接関係のない発言も慎むべきです。1時1件のルールにも反していますし、会議が混乱する原因にもなります。

背景や目的部分であっても、おかしいので直せ、と言うのではなく、例えば「〇〇の記載の根拠がないので記載してください」とか「〇〇を目的とすべきです」とか具体的に言うことができるはずです。よく考えてみてください。

会議の進行役はそんな意見があった場合、「では具体的にどう修正することを希望しますか？」と聞いてください。それがないのであれば、議事の進行を妨げているのと同じなので、却下して構いません。

意見のマナー3：答えのない質問はしない

質問は記載内容の不明点を明らかにするために行うものであって、答えのない禅問答ではあってはなりません。はい、いいえ、どちらでもない、わからないのどれかで答えられる質問か、事実を確認する質問を行うべきです。また、議案に関係ない質問ももちろん避けるべきです。

認識を問う質問も多用されるべきではありません。こういうことをきちんと記載するように、と修正意見をすればそれで済むはずです。参加者は質問の応酬を聞くために会議に出席しているわけではないのです。

会議の進行役はそういう質問の応酬があった場合、「では具体的にどう修正することを希望しますか？」と聞いてください。それがなければ、後で個別に聞いてください、でいいのです。

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