リモートオフィスの利点と欠点！？
リモートオフィスという言葉を耳にする機会が増えた今日この頃。
私の場合過去20年以上パソコンが仕事の中心にありましたが
リモートオフィスが現実化してきたのはネット環境が整ってからです。
リモートオフィス＝ネットを介した業務処理
パソコンを使って自宅や外出先で仕事をする事を
リモートオフィス、在宅ワーク、リモートワーク等と表現しますが
リモートオフィスの場合は勤務している会社との「リモート」
つまり会社とネット回線を介して情報のやり取りを行いながら
自宅や外出先で仕事をこなすというものと言えます。
例えば在宅ワークは全ての「自宅、事務所でのパソコン仕事」を
指す事が多いので常に対会社という事だけでなく私のように
自宅でライティング業務を行う場合、WEB構築を行う場合には
クライアントとのミーティングにネットを介しますし、
WEB構築の際には全国のエンジニアとのやり取り、クライアントとの
打ち合わせにネットを介しますが会社に属していませんので
常に会社とのやり取り、繋がりがメインのリモートオフィスとは
若干意味合いが異なります。
リモートオフィスは会社に属している社員、スタッフが自宅で
会社のオフィスで行う業務（オフィスワーク）を自宅で行う
というものと言う認識です。
会社のオフィスで行う業務を自宅で行う為、自分ひとりの部屋や
事務所で処理をしていくと他のスタッフや上司、会社との
打合せやデーターのやり取り、データのアップロードが必要になりますね
そのやり取りをリモートで行う＝ネットを介して行うというのが
リモートワークの仕組みとなっています。
リモートオフィス実現は簡単なの？
働き方改革で在宅勤務を推し進めようとする政府、コロナウィルスで
在宅でのリモートワークを推奨する風潮は理解出来るものの
それまで経験の無い人々にとっては違和感、危機感があるかもしれません。
これまで会社という守られたネットワーク内、環境の中、
作業するパソコンに至っても高性能なものが多いものです。
一定のメンテナンスも行われていますし快適さもあるでしょう。
リモートオフィスの目的は何といっても会社に出勤させない事で
会社側にとっては経費削減、ウィルスが蔓延しかねない時期には
人と人との接触を減らす目的が達成出来ます。
では実際に自宅で作業する私達には意味、利点があるでしょうか？
自宅で勤務するという事は相応の環境が求められます。
私は事務所を用意して作業するパソコン、周辺機器を揃えており
作業を問題なく快適に高速で行える環境にあります。
在宅勤務に必要な機器類は多くが支給される
オフィスワークを行う場合には単に自宅でパソコンを起動して
作業をするだけでは社内と同じような業務遂行は難しいものです。
データ参照、社内サーバー閲覧、関係者との打ち合わせ、
時には一言隣の同僚と会話するだけで事が進む事もあるものです。
自宅で孤立してしまうと業務が止まってしまう事にもなってしまいます。
例外として図面を引くような仕事をするような場合には
自分一人で完結するものもあるものの、多くは一人だけで
全てを終える事は難しいですね。
そこで多くの企業ではパソコン一式と周辺機器、業務に必要なソフトを
パソコンにインストールして支給するようになっています。
（例外もありますが一般的にそうした対応が多くなっています）
・パソコン（ノート、デスクトップ）
・ヘッドセット（会話を行う機器）、WEBカメラ（動画会話機器）
・セキュリティーソフト（情報流出防止管理ソフト）
・リモートツール（チャット形式等）
・サーバー関連（クラウドでの情報共有等）
・業務用ソフト（業種により多種多様）
・勤怠管理ソフト（社員管理ソフト）
といった業務に必要な一式が揃えられ提供される事が増えています。
社員全員が在宅で活動していても会社側が管理できるように、
環境も社内に近い形が実現出来るように配慮しています。
最もリアルな問題は作業する環境と意識
私は経営者としてWEB制作会社を営んでいた時期があるのですが
当時社内スタッフは極力少なくし、クライアントからの受注の
7割は社外スタッフのエンジニアにより処理していました。
理由は出社する必要がないという事、エンジニアの多くが
パソコンだけで充分業務を処理出来たからです。
出社する必要がないものを出社する時間を使ってもらう必要は無く
必要なデータを確実に提出してもらえれば会社側としても
計画も立てやすく経費も安定して算出出来ます。
結果的にプロジェクトの完成までに全国に滞在しているエンジニア、
それを纏めるスタッフがネット上で打ち合わせを行い、
クラウド上（チェック等一部はローカル）で完結出来ました。
こうした業務を数年行っていると在宅勤務のポイントが見えてきます。
環境が整えばリモートワーク（オフィス）は、在宅でも
オフィスワークでも結果は同じとなります。
作業環境は同じなので当然の事です。クオリティも同等です。
違う事と言えば各スタッフの「作業環境」です。
パソコンやソフト等の機器類の事ではなく
個々が作業をする家、空間、時間の部分が全員違うので、
それぞれの悩みや性格によって感じ方、結果が異なってきます。
オフィスよりも圧倒的に集中力維持意識と管理が必須
新しいスタッフが参加しリモートオフィスに加わった時に
最も問題となりうる事としては作業進行ペース、継続的作業が
慣れているスタッフより安定していないという事が挙げられます。
在宅勤務経験が長くルーティーンが生活上出来ているスタッフは
参加当初からしっかりした結果が上がってくるものの
在宅に慣れていない、日々の生活の中に業務計画がきっちり入っていないと
最初は仕事に集中出来ない事があります。
自宅で仕事をする専門家と不慣れな場合とでは異なる
フリーランスのライター、フリーランスのエンジニアの場合は
日常の中に業務に向き合う時間がしっかり決まっており、
自分の作業内容に対しての結果までの時間が既にわかっています。
会社に属していないので自宅で業務結果を100％出さないと
収益に繋がらない事もあり、自分の業務に対して慣れがあります。
所がそれまで会社に出勤をして業務を処理をしていて
自宅での作業の経験が無い場合には、どうしても業務への集中が続かず
パソコンの前に座ったままでつい本を読んだり、TVを見たり、
頻繁に休憩をしたりパソコンやスマホで余計なものを閲覧したりと
肝心の会社の仕事の進行が遅れるというケースが見られます。
自宅勤務の最大の敵・問題は快適で自由すぎる状況
オフィスワークの問題点は自宅という生活の場で会社内での
「仕事をしに来ている」という意識を持ちにくいという点と
会社で得られる「集中しなければいけない」状況が崩れる点です。
所謂フリーランスとして自宅事務所や自宅で活躍している人は
何時から何時まで集中してこの作業を処理する、この時間内は
このアイディアを形にする、クライアントとやり取りをするなど
徹底した計画とそれを処理するスケジュールを組んでいる事が多く
作業環境に於いても、周囲から集中出来る環境を作っています。
自宅で勤務するということは生活をしている日常に仕事を持ち込み、
日頃はリラックスしたり、子育てをしたり、恋人と会ったり、
趣味を楽しんだり、仕事を離れて人生を楽しむスペース。
こうしたスペースで仕事をしようとすると
どうしても仕事に集中出来ない要素がふんだんにそこに存在し
休憩やトイレも含めて相当難しい環境でもあると言えます。
自宅で仕事をする場合に結果を出す為に
リモートオフィスに関してはWEB系の法人に関係していた事から
頻繁に在宅スタッフ、勤務スタッフとは話題にしていました。
そうした中で関係スタッフが効率向上、仕事に役立つ事を聞いたもの、
私が長年リモートオフィス、リモートワーク、在宅勤務で
役に立つ、こうした方法が効果的というものを最後にお伝えします。
在宅ワークはこうして成功させよう
◆外部の雑音は集中力を低下させるのでイヤホン、耳栓がお薦め
パソコンを使う場合私等はBluetoothでヘッドホンを繋いで
ラジコ等でラジオや音楽を聴いたりしながら作業する事が多いです。
ノイズキャンセリング機能が付いているものであれば
周囲で工事をしていても騒音があっても快適な状況を手にできます。
生活音は結構集中力を落とすので嫌ですよね。
◆仕事専用のデスク、チェアーを使う
長時間座っているとお尻が痛くなったりする椅子があります。
デスクも同じく自分に合わないものは集中力に影響するので
特に自宅で仕事をする場合には専用のスペースが欲しい所です。
こたつで座ったままとかは最悪で眠くなったりして
あまり良い結果にならない傾向にあります。パソコン専用のデスク、
椅子を使い、周囲は使いやすいようにカスタマイズすると良いです。
◆デスク回りを仕事仕様に最適化
モニターに設置する棚、モニター回りに付ける付箋貼りボード、
小物置き、ドリンクホルダー等。
生活圏に仕事専用のスペースを確保して仕事をする雰囲気を作る。
その場所に着席をしたら、「仕事モード」に入れる、入る。
この意識が最も重要なものだと言えます。その為には
自分なりのモード切替方法を考えると良いですね。
仕事をするという切り替えの為にはパソコン回りの雰囲気作りも
結構大事だなと思う事があります。ペン、付箋などが綺麗に並んでいたり
スケジュールがしっかり出来ているとやる気も出てきます。
余談ですが私の「仕事モード」への切り替え方法は
私の場合主な作業内容はWEB構築（CMS系メイン）、ライティングですが
作業時間を決めています。午前9時～午後6時となっており、
休憩はほとんどしません。途中に食事をする時、トイレ休憩を
若干途中で取るという日が多くなっています。
この仕事モードへのINとOUTのきっかけは、ワイヤレスヘッドホン。
業務を始める時にはワイヤレスヘッドホンを着用します。
この瞬間に仕事モードに頭が切り替わり、外部からの邪念をカット。
集中力が持続します。在宅ワークは自分ひとりで作業をするので
自分なりの仕事に集中する環境、ルーティーンを見つけて
自分なりに工夫をする事も仕事の一つだと感じています。
今後リモートオフィスは益々増えていく事と思います。
自分なりの働き方、自分なりのONとOFFの切り替え方を見つけて
有意義に使いたいですね。
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