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自社の年末調整を電子申告することで約2,000枚のペーパーレス化に成功した話

みなさん、はじめまして。freeeでプロダクトマネージャーを担当している高木ともうします。
今回は、先日freee株式会社の年末調整の電子申告をドッグフーディング(=社内で実際に触ってみるテスト)をしてみたので、その様子をレポートします!

対象者が800人を超えたfreee株式会社の年末調整業務

さて、2021年2月1日(月)は何の締め切りの日だったかみなさんご存知でしょうか?
そう、年末調整書類の税務署と市区町村への提出期限の日です(今年は1月31日が日曜日だったので次の営業日の2月1日になりました)
弊社の年末調整業務は会計事務所さんに委託せずに自社の人事でやっているのですが、今年は退職者も合わせると約800人もの年末調整業務を行う必要がありました。

↓コロナ禍前の2019年当時のオフサイト写真。全員分の年末調整をすると考えると気が遠くなりそうですね。。笑

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そして、年末調整というと、①記入依頼、②記入対応、③確認という3つの業務にスポットライトが当たることが多いのですが、実は④提出という業務がラスボスともいえるくらい、大量の書類と戦う必要がある業務なのです。
今回の記事ではこの「提出」という業務にスポットライトをあててみようと思います。

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年末調整書類の提出業務は市区町村別に出さないといけないカオス業務

さて、この年末調整の提出業務ですが、具体的には提出する書類と提出先が下記のようになります。

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①税務署に提出する書類
・法定調書合計表
・支払調書
・源泉徴収票(税務署用)
②市区町村に提出する書類
・給与支払報告書(総括表)
・給与支払報告書(個人別明細)
③従業員に提出する書類
・源泉徴収票(従業員用)

めちゃくちゃありますね笑 そして提出先がなんと3つもあります。
ここで勘の鋭い方はお気づきになられたと思いますが、給与支払報告書は「都道府県」ではなく「市区町村」に提出します。
ということは、「東京都品川区」「東京都江東区」「東京都目黒区」に住んでる従業員が3人いたとすると、東京都でまとめることが出来ず、紙申告するなら、「品川区」「江東区」「目黒区」で封筒を分けなければいけないということです笑
また源泉徴収票と給与支払報告書(個人別明細)は会社でまとめて一枚ではなく、従業員分を提出する必要があるのです。

※対象金額について下記の国税庁サイトを参照
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hotei/7411.htm

これは紙で申告するなら、単純計算で2枚(源泉徴収票と給与支払報告書)×800人=1,600枚。これに支払調書や法定調書合計表、給与支払報告書の総括表も含めると約2,000枚くらいはいきそうですね!
プリンターが悲鳴をあげそうな枚数になってきました。
そして印刷だけではなく、全国津々浦々に住んでるfreee社員が住んでいる市区町村毎に封詰めする作業が出てきてしまいます。。

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こうなってくると紙申告は絶対に避けなければいけないコースなので、電子申告するしかありません!
いざ電子申告にチャレンジ!

電子申告するために必要なこと

さて、電子申告するためには下記の準備が必要です。最初はちょっと大変なのですが、初年度やってしまえば来年以後はそのまま電子申告するだけです。

【参考】年末調整をfreeeで電子申告する(準備編)
https://support.freee.co.jp/hc/ja/articles/360016213711

・パソコン
→2021年2月時点では年末調整の電子申告はmacに対応していないので、windowsでのPCが必要です

・電子証明書
→代表者の方のマイナンバーカード(代表の委任状があれば経理や人事担当者のマイナンバーカードでも可)か、または法務局等で取得出来る電子証明書ファイルが必要

・ICカードリーダー
→マイナンバーカードを利用する場合のみ必要

・e-Tax(イータックス)の準備
→利用者識別番号を取得し、番号と電子証明書を紐付けます

・eLTAX(エルタックス)の準備
→利用者IDを取得し、IDと電子証明書を紐付けます

・freeeの電子申告アプリ
→電子申告画面からインストールすることが可能です。


e-Taxサイトから利用者識別番号は即時発行出来ます。

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もうひとつeLTAX(エルタックス)の利用者IDの取得も必要です

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もしマイナンバーカードを使う場合はこのようにICカードリーダーでマイナンバーカードを読み取ります。

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いざ電子申告!

さぁ準備万端! 早速電子申告してみましょう!  人事労務freeeで年末調整計算が終わったら「電子申告」ボタンを押下します。

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さて、電子申告送信画面になりました。とんでもない市区町村数になっていますね笑
100を超える市区町村に申告しなければいけないことがこの画面で発覚しました。
この数になるともはや電子申告するしかない。。
それにしても全国津々浦々に住んでいるfreee社員すごいですね。

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北は北海道札幌市!

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南は鹿児島県鹿児島市ですね。

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freee株式会社はセコムトラストシステムズ株式会社さんが出している電子証明書を取得しているので、そちらを利用します!
さぁ緊張の一瞬です。人事労務freeeで作成した年末調整書類を電子申告してみます。。

「申告する」ボタンを押します!

ポチ。。

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ドキドキ、、






ドキドキ、、、





申告するボタンを押して、待つこと5~10分くらい。。


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・・・・・




やりました!!!   無事電子申告が成功出来ました🎉🎉🎉🎉

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電子申告が出来たので、みんな紙資料の印刷と郵送作業をしなくても良くなり最高のテンションになっています!

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紙申告するなら印刷・仕分け・封詰めに3日くらいかかりそうだったのですが、電子申告したので、電子申告準備に1時間程度・送信自体は10分程度で終わりました!
約2,000枚のペーパーレスも出来、工数削減も出来て万々歳です

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メッセージボックスで各市区町村で送信データが受付完了になっていることも念の為確認。大丈夫そうです。

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電子申告してみた感想

ということで、無事電子申告に成功したfreee株式会社の年末調整ですが、今回担当してくれたfreeeのメンバーサクセスチームの宮崎と松村の2名に代表して感想を聞いてみました!

メンバーサクセスチーム宮崎

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実は今年はじめて自社で年末調整の電子申告をやってみました。
3日くらいかかるこの提出作業なのですが、準備に1時間くらい、提出時間自体は10分程度で終わり感動しました!
まだ年末調整の電子申告という制度自体が人事に関わる人の中で浸透していないと思うので、ぜひ自社で年末調整をしている方々にご利用いただければと思います。

メンバーサクセスチーム松村

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年末調整の提出作業は紙でしか出来ないものだと思ってたので、電子申告という方法があることに驚きと、本当にやってよかったなと思っています。
年末調整は市区町村毎に提出しなければいけない書類が多く紙でやるととてつもない作業時間がかかってしまうので、来年以後も電子申告が出来ればと思っています。



今年の年末調整は紙申告された皆さんも来年こそぜひ電子申告にトライして、ペーパーレス化されてみてはいかがでしょうか?

それでは失礼します!

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