PR材料把握を邪魔する社内スレッド多すぎ問題

SNS普及後、会社の中はイントラネットワークが張り巡らされた。それに加えて、キントーンか、セールスフォースか、AWSというような営業支援型クラウドが入り、コミュニケーション用にチャットワーク、スラック、ワークプレイス、トレロ、ズーム、スカイプなどが活用されている2020年現在。（注１）

で、直近にかかわった数社に共通していたことが、スレッド多すぎ問題だった。（注２）

自由にスレッドを立てまくり

社員が部署ごと、案件ごと、悩み事相談ごとにスレッドを作りまくるので、そのすべてをフォローしているときりがなくなる。口頭で済むことすら文字化するなどの現象が多発して、結局誰も見なくなる、という元も子もない状態に陥っていた。

当然ながら、テーマ管理などのルール設定があまいなわけで。

３つの制御

スレッドを立てまくる方向性に加え、セキュリティやコンプライアンスをふまえた導入ルールを定める必要があります。まあ、こんなことを書いても、「それ知ってます」だと思いますが、インターナルコミュニケーションをやっていくうえでおそらく通る道だと思うので、簡単に解決策を。

１．私用で外部からアクセスさせない（公私混同を防ぐ）
２．プライベートマターのスレッドをほいほい作らせない
３．他のコミュニケーションツールと併用の場合、利用目的をそれぞれ明確にし制限

この３つは最低限「やらせない」ルールとして重要でしょうね。
やっておいたほうがいいものは、

４．異動や退職、外出中とインアウト中のアカウント棚卸規定
５．ユーザー名、用語の定義、スレッド設立時ルール
６．普及のための体験会、講習会、勉強会
７．だいたい3か月から半年でルール改定

といったところでしょうか。

複数のクラウドを使うときは、アーカイブ向けやニュース向け、案件詳細向けなど、参加者の行動パターンにあった使い分けが起こるはずで、その傾向を見て柔軟にルール改定をしていくようにします。

基本的にこういうものはITエンジニア系で管理者を決めてしまい、ルール化と運用を任せればいいですが、パブリックリレーションズ視点では、業務内容がストーリー的に把握できるよう情報を取れるしくみづくりと、こちら側から流すニュースクリッピング情報などの浸透をいかにはかるか、という視点で、その管理者にルールを作ってもらうよう必ず首を突っ込むべきでしょう。

注１）クラウドと、その他なんたらサービスをごっちゃにしてリストしています。読者が手元でどれか使っているのにひっかかればいいな（記事に親近感を持ってもらう）、という意図で並べていますので、●●と▲▲は違う、とかおかしなことにならないことを祈ります。

注２）主にチャットワークとスラックを対象にしたもの、と思ってください。