【業務効率化】スマホでできるデジタル備忘録

仕事をする際の備忘録やスケジュール管理をする際に、自分がしていることをもう一度整理してみたので、記事にしてみます。

私は、備忘録や簡単な資料作成のために、

スマホ(iPhone)のリマインダーとGoogleのドキュメントとを活用しています。

メモを書いても見わすれたり、考えていたことを忘れてしまったりすることが多いため、スマホで一括管理しています。

まずは、リマインダーについてです。

リマインダーはどのケータイでも標準装備のアプリやダウンロード可能なアプリがありますのでみなさんも実践可能だと思います。

音声認識でも簡単に入力できるので、思いついたときにリマインダーに記録していくと備忘録がわりにかなり役立ちます。

リマインダーの特に優秀な所は、メモのように記録を残しておけるだけでなく、日時を指定しておけば、事前に知らせてくれることにあります。

例えば、iPhoneですとアシストを起動して、「明日の８時５０分にブリーフィングシートの印刷をリマインド」というだけで、簡単にリマインダーに予定を入れることができます。

そして、翌日の８時５０分に通知で教えてくれます。

(当然ですが、音声認識などを用いずに自分で予定の詳細を決めて打ち込むこともできます。写真参照)

これで仕事のタスクや予定を忘れることが劇的に減ります。

もう、超おすすめです。

私はこれでかなり業務を短縮したり、確実にしたりすることを実現できました。

みなさんもぜひお試しください。

次に、Googleドキュメントについて

Googleドキュメントは、他の端末(PCやタブレット)でも閲覧・編集・共有することができ、使いやすいです。

また、

場所を選ばず、ちょっとした空いた時間などで、簡単な資料なども作れることが利点です。

（当然、個人情報は、取り扱いません。）

予定や学年で相談することなどもドキュメントで同僚と共有して、学年等の会議の時間を短縮できるようにしています。

また、

共同編集を用いて、共に学年での会議の資料を作成する

ことで、会議自体をよりよいものにすることができました。

上記のツールを使って、忘れたことを思い出す時間やメモを探す時間等が短くなり、仕事の質が上がるとともに、退勤時間もコントロールしやすくなりました。

私は他に、スケジュール管理のアプリなども併用しています。

資料の作成や備忘録等は、他のツールでも代用している方も多いと思いますが、やはりクラウドで管理できるツールを選ぶとグッと効率が上がります。

経験的にー１時間くらいは余裕で業務短縮できているように感じていますので、みなさんにもぜひ試していただきたいです。

今回もお読みいただきありがとうございました。