会議のお作法｜９つの教え　Part.1

早速ですが、こんな会議に出たことありませんか？

事例①｜議論が空中戦
　・議論に必要な資料がなく、参加者の議論がかみ合わない
　・会議が終わった後に、認識が合っていなかったことがわかる

事例②｜内職職人が大勢参加
　・参加者を厳選せずに、必要のないような人にまで案内を出している
　・発言もせずに、内職している人が多く、作業の生産性が悪い

事例③｜会議で満足。その後の進捗なし
　・結果が参加者に共有されず、決定事項が誤って認識されたままとなる
　・ネクストアクションが曖昧で、検討が進まないままとなる

もう、お分かりの通り、すべて悪い例です。
これでは、イノベーションも、運用改善も、スピーディにできませんよね。

でも、どんな大企業であっても、こんな悪魔の会議が蔓延しています。
だから、これを直すだけで、デキる人間に見えてきます。

悪いこととわかれば、あとは直していくだけです。
直すのはとても簡単。

なぜなら、
「知って、意識するだけ」でデキることばかりだから。
特別なスキルや経験がなくても、うまくできます。

怪しい通販番組みたいになりましたが、
ここでは、そのコツを教えていきます。

もちろん、このコツは対面の会議だけでなく、Web会議でも活用できます。
むしろ、Web会議の方が、お互いの動きや気持ちの読み取りが難しく、
勢いだけでは上手く進まないので、このコツがより大事になってきます。

まずは、理想の会議をセットしてから、学びましょう。
なにごともゴール設定が大事です。

目指す姿はこちらです。

✔　適切なゴール・アジェンダ・時間・参加者で会議が設定されている
✔　ゴールに向けて、生産的なディスカッションを促すことができている
✔　会議後に、会議結果が共有され、必要なアクションがとられている

目指す姿をイメージできたら、あとはそれを実現するだけ。
必要なことは、9つの教えです。

会議をエクセレントにする９つの教え
---------------------------------------------

会議前　～準備～
　1. ゴールの設定
　2. アジェンダの設定
　3. 会議の設定
　4. 会議進行のイメージ

会議中　～ファシリテーション～
　5. 意見を引き出す
　6. 会話内容をビジュアル化
　7. タイムマネジメント
　8. ラップアップ

会議後　～確認～
　9. 議事録の共有

---------------------------------------------

では、一つひとつ具体的に理解をしていきましょう。

1. ゴールの設定

<Action>
・会議前に、会議のゴールを明確にする
・会議前に、参加者にゴールを共有する

まず、会議前に、ゴールを明確にしましょう。
アジェンダ、呼ぶべき参加者や、所要時間を適切に判断できます。

また、会議前に、参加者にゴールを共有しましょう。
参加者がゴールを理解した状態で会議を始めることで、
参加者のディスカッションをスムーズかつ濃密にできます。

<Point>
・ゴールは、具体的にアウトプットを想像できる表現をする

ゴール設定のポイントとして、よく「SMART」といわれますが、
そんなに小難しいことを覚える必要はありません。

単に、具体的にアウトプットを想像できる表現をすることで十分です。
こんな感じに。

　良い例）　
　・○○事業における新サービス案の優先順位づけ
　・○○課題の解決策判断
　・○○プロジェクトの開発ベンダー決定

　悪い例）
　・▲▲サービスに関する事前検討
　・▲▲課題についての認識合わせ
　・▲▲プロジェクトのキックオフ

2. アジェンダの設定

<Action>
・会議前に、ゴールの達成に必要なアジェンダを設定する
・各アジェンダの所要時間もあわせて設定する
・会議前に、参加者にアジェンダを共有する

「1」で明確にしたゴールは、会議で達成しなければ意味がありません。
なので、ゴールにむけた会議の設計をしましょう。

といっても、これも簡単、アジェンダと所要時間を考えるだけです。
これで、ゴールへの道筋ができ、迷うことなく会議を進められます。

次は、会議前に参加者にアジェンダを共有します。
ゴール同様に、アジェンダを参加者に理解しておいてもらうことで
会議中の理解・発言の質が格段に上がります。

<Point>
・「アジェンダ＝ゴール達成のステップ」と考え、具体的に表現する

アジェンダは、ゴール達成に向けた議題のステップです。
参会者全員が、議論すべきことを明確にできるように、
具体的に表現をしておくことがポイントです。

よく「▲▲について」というアジェンダを見かけます。
これでは▲▲の何を議論するのか、がまったくわかりませんよね？
これはダメな例です。

思考停止していると「▲▲について」となりがちですが、
会議を有意義なじかんにするためにも、じぜんに少し頭をつかって、
こんな感じにしましょう。

　良い例）
　・○○事業の新規サービス案の前提確認
　・○○課題の解決策案のオプション出し
　・ネクストアクションの確認

　悪い例）
　・▲▲事業の新規サービスについて
　・▲▲課題について
　・今後について

どうでしたか？
簡単ですが、これだけで会議の質がかわります。
試してみてください。

次回「Part.2」に続きます。