会議のお作法｜９つの教え　Part.2

Part1に引き続き、
会議を有意義にするための教えを紹介していきます。

忘れてしまった人は「Part1」から復習してくださいね。

それでは、いきましょう！

3.  会議の設定

<Action>
・アジェンダにあわせた最低限の参加者・時間で会議設定をする
・アジェンダごとに会議資料を準備する

アジェンダにあわせて、参加者を、必要最低限に厳選しましょう。
絞り込むことで、会議の生産性を向上できます。
また、不要な会議への参加機会を減らし、各個人の生産性を向上できます。

時間も、最小限に設定しましょう。
人間は、時間が定められると、無意識にその時間まで使おうとします。
不必要な時間まで使ってしまうのです。

会議は、各担当者の貴重な時間を使用しています。
なにも考えずに1時間と設定するのではなく、
会議の生産性をあげるために、45分、30分と最小限を考えて設定します。

<Point>
各アジェンダを議論するために必要な資料は必ず用意する

議論に必要な資料は必ず用意しましょう。
参加者の理解レベルを統一して、効率的に議論を進めることができます。
認識の齟齬が発生することも防ぎます。

必ずしもかっこいいプレゼンテーションを作る必要はありません。
時間がなければ、箇条書きのメモだけでも十分です。
メモですら、あるとないとでは会議の質がまったく変わります。

4. 会議進行のイメージ

<Action>
・参加者の発言を事前に想像し、必要な準備をしておく

資料まで用意したら準備完了！
でありません。（え、スパルタ？）
さらにレベルアップするために、ひと手間くわえてあげましょう。

参加者から出ると思われる意見や指摘を妄想しておきます。
意見･質問を妄想して、回答を備えておくことで、議論が円滑になり
想定以上の時間を要して、会議が終わらなくなることを防げます。

また、会議で質問が出たときに、
「それについては、こちらに用意してあります」と即座に対応できれば、
「こいつはデキる！」と評価してもらえますよね。

<Point>
・参加者の性格や過去の言動を思いうかべ、会議をシミュレーションする
・それでも想定通り進まないことはあるが、慌てずに整理する

妄想するといってもどうすれば、、、
となりますよね。
そんなに難しいことではありません。

日常生活でも無意識にやっていませんか。
「彼女にこう言ったら、こう言われるな」とか
「店員さんにこう言えば、もう少し値下げしてもらえそうだな」とか。

それと同じです。

もし、これまでも参加者と会話をしたことがあるのであれば、
その人の性格や言動をイメージできますよね。
そのイメージをもって、頭の中で、会議のアジェンダをはじめてみます。

そうすれば、「Aさんは、この資料でこんな点につっこんできそうだな」
とか、「Bさんは、この意見に対しては、こう反対してきそうだ」
とか、思い浮かんできます。

そしたら、それに対して、対応を考えておきましょう。
補足資料をつくってもいいし、回答だけを想定しておくだけでもいいです。

このシミュレーションは、
自分の資料の不足に気づいたり、相手の気持ちを理解できるようになったり
と副次的な効果もあるので、ぜひチャレンジしてみてください。

ここからは「会議中　～ファシリテーション～」パートです。

5. 意見を引き出す

<Action>
・参加者への質問によって、事実や意見を引き出す

「3. 会議の設定」で参加者を厳選したので、
参加者の発言は、会議の品質を上げるためには必須です。
参加者に質問をして、事実・意見の発言を促しましょう。

一部の参加者だけでなく、複数の参加者からの発言を促すことで、
俯瞰的かつ具体的に議論をすることができます。

<Point>
・問いただすのではなく、事実や意見を素直に引き出す、ことを意識する

「少し気になるところがあるけれども、他の誰かが発言してくれるだろう」「言いたいことがあるのだけれども、あまり自信がないな」
と、発言ができなかった経験はありませんか？

なかには、そんな参加者もいますし、その方々の気持ちもわかるので、
軽い会話で、意見や質問を引き出しましょう。

こんな感じでコミュニケーションをしてみてください。

意見を引き出す・整理するコミュニケーション例）

・自信がなくて意見を出さない
　「〇〇さんは、どのように思われますか？」

・話に具体性が欲しい
　「先ほどの「〇〇」について、もう少し詳しく教えて頂けませんか？」
　「具体的な例をあげると、どのようなものでしょうか？」

・話の内容が本題から脱線している
　「この場では「〇〇」について議論したいです。こちらに関しても、
　　ご意見を頂けますでしょうか？」

・話が複雑で分かりづらい
　「お話を要約すると「〇〇」と理解しました。理解は合っていますか？」
　「お話を絵にするとこのように理解しました。理解は合っていますか？」

いかがでしたか？
これでまたみなさんの会議がレベルアップすることを祈ります。

次回「Part.3」に続きます！