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スクラムの振り返りで【分報式KPT】をSlack導入したら捗った件


みなさん、振り返ってますかー?

ぼくらSteams開発チームはアジャイル開発を進めていて、スクラムで行うべきセレモニーを(ある程度)ルールに従って行っています。

セレモニー?スクラム?という方はLIGさんの解説記事をぜひ!

スクラムは、1990年代初頭から複雑なプロダクト開発の管理に使用されてきたプロセスフレームワークである。

セレモニーと言っても、結婚式やらの儀式のことではありません。この場合は、スクラム開発の中で、実際に行うさまざまなミーティングのことを指します。
https://liginc.co.jp/457329

そのセレモニーの中で、スプリント レトロスペクティブというミーティング形式があるんですよ。

これはざっくりいうと、
「定期的に仕事の進め方とか業務内容とかを振り返って、より素敵に仕事進めましょうよ」
という振り返りミーティングです。

振り返りには「KPT」のフレームワークを活用するケースが多いみたいです。僕らもそれに倣って、K・P・Tの3つを使って振り返るべき項目をチームメンバーみんなで洗い出しています。

KPTとは?
K:What we should keep.(続けるべきこと)
P:Where we are having ongoing problems. (抱えている問題)
T:What we want to try in the next time period. (次にトライしたいこと)

1週間に一度、各メンバーが感じたKPTをそれぞれ出し合い、

- problems(問題)をどう解決するか→Try(次トライすること)に変わる
- Tryがちゃんと出来ているか→Keep(続いているか)にかわる
- Keepがちゃんと浸透したか→いいチームになる

という一連の流れを繰り返し、どんどんとチーム内業務が良くなっていく(Keep:続けるべきことが増えていく)という寸法です。

KPTの振り返り、全然うまくいかなかったんです

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さて、このKPTを使った振り返り、実は前職でもやっていたんですがあまり上手に運用出来てなかったなぁなんていうイメージを持ってまして。

色々な原因があるとは思うんですが、一番の原因は、ミーティングのタイミングで
「さあ、1週間のKeepやProblemを思い出して発表しましょう!」
という仕立てだったと思うんですよね。

ほら、人間って忘れちゃうじゃない。そういう生き物じゃない。

だから、いつも出てくるKPTはふんわりした当たり障りのなーいこと。
1週間に1回振り返っても変わることなんてなくて、毎日意識しながら仕事進めてないとだめだなぁってつくづく感じました。

分報式KPT振り返りの導入

そこで、分報式KPTというものを思いつき、試してみました。それってなに?ってのが今回のお話。

分報とは

業務日報の"分(minutes)" 版です。Slack運用で一時期流行った(今も?)、Twitterみたいに自分の今思っていることを垂れ流すチャンネル作って、そこに困ったこととか考えてることをメモしながら業務進めようやというものです。

課題は大小様々だが、特に数時間で解決できるような小さな課題をいかにリアルタイムで解決していくかで、チームのスピード感が大きく変わってくる。
僕のチームでは、リアルタイムの課題解決の為に、社内チャットSlackを社内Twitterのようにする邪道な使い方「分報」という取り組みを実践している。
http://c16e.com/1511101558/

分報式KPT運用とは

これは完全に私オリジナルな表現です。
分報のように、「問題を感じた」「これ次からやろう!」など思いついたタイミングでKPTをポストし、それがどこかにストックされるような仕組みを分報式KPT運用と命名しました。

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手書きで恐縮です。

やりたかったことは3つ

1. 思いついた時にポストしたい
2. Sポストされた様々な投稿のうち、KPTに関わるものだけを一覧で見たい
3. 手間は最小限(新しいソフトとか入れたくない)

そこで、以下の形でエンジニアに依頼。

Slack   z_test   creww   1 個の新しいアイテム

上記に出てくるURL、こちらのページをかなり参考にさせていただきました!https://blog.zuckey17.org/entry/2018/06/09/153731 

で、作られたのがこれ。

図1

田中みな実が良かったのですが、作ってくれたエンジニア曰く

女優やアナウンサーだと、昨今のフェミ的な話の問題もあるかと思い、
軽部さんを考えていたのですが、
逆におじさんの反感を買う可能性も捨てきれないので、
梨の妖精である、ふなっしーさまにご降臨いただきました。
飽きましたら、他のに変更可能です。

とのことでした。仕方なし。

&このPOSTが特定ののGoogleスプレッドシートにインサートされるという仕組みです。

そして、そのスプレッドシートを振り返りミーティングで見ながら、Problemの対応を考えたり、Tryができたか確かめたりして、よりよいチームづくりをすすめています。

 分報式KPTを導入してみて

KPTを絞り出して考える時間が無くなった

思いついたらすぐにPOSTする習慣をつくったことで、忘れるとか、何とかして絞り出すとか、そういったものが無くなりました。
これは単純にメリットだし、振り返りミーティング短縮にもつながりました。

遊び心でチャンネル盛り上げる

こういうのって、得てして習慣化する前にやらなくなっちゃうものですよね。
「まぁ気軽にポストしましょ!」の精神で

@XXXXが KEEP を書いたなっしーよ!
出勤したらまず手洗いうがいをした
@XXXが TRY を書いたなっしーよ!
どう頑張ってもコンフリクトは受け入れて地道に解決する

というラフなポスト含めて、このポストがSlackコミュニケーションのきっかけになるのいいなぁと。

KPT警察を定期的に出動させる

この仕組み、Slackにポストする際に「K: ○○良かった」のように、頭にK:とかつけるとKPTとして認識されます。

それを失念したまま日常の会話でKPTになりうる内容をPOSTすることも多々あるので、それをKPT警察が見回り、「それ、分報KPTに投稿して!!」と促すのも私の役目です。

さあ、リアルタイムで振り返ろう

昨今、リモートワークが増えてきたことで「振り返る場」を作ることも難しくなってきてるなぁなんて感じます。

リモートワークのなかで必要なのはコミュニケーションの量や、ディスカッションしやすい安全性が保たれた場所(うちの場合はSlackのチャンネル)なんだと思います。

分報式KPT振り返りは、「誰かに伝えるための」投稿ではないので、それを推奨したら気軽に色んなこと(誰かに伝えたい!という目的がないものも)をポストできる環境を用意できました。

心理的安全性という言葉がちょっと前にトレンドになりましたが、こうやって「なんでもない一言」をSlackにポストできる場づくりって、心理的安全性を作る一つのきっかけだなぁと感ましたとさ。

で、あなたたちは誰なの?

そう、私たちはSteamsというサービスを運営するチームです。
以後お見知りおきを!!


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