記者発表会の準備　最初に用意する資料１

「スポーツに関わる“常識破り”の価値を広めて、常識にする」を胸に、仕事をしています。

この「スポーツPR　ミニミニ講義の実況中継」は
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「前例がない」「できるわけがない」「それはきれいごとだ」
などの声に負けずに挑戦している方に、ヒントになる考え方を伝えること
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を目的として、週に２，３本のペースで更新する

・スポーツ関連事業を行っている企業・組織で働く方
・スポーツ関連ビジネスの個人事業主
・現役アスリート、元アスリート

向けの短い講義です。
スポーツとは関係のない広報担当者から「スキ」をもらうこともあります。

なぜ、スポーツに関わる“常識破り”の価値を広めて、常識にしたいのか。

私はスポーツ記者を13年、その後、PR業に立場を変えて８年と、伝える仕事を20年以上続けています。その中で、言語化や仕組みづくりを進め、組織や個人が大切にしている理念が広まれば、“常識的にはありえない”ことも実現する場に立ち会ってきたからです。

例えば、私がかつて広報担当を務めた日本ブラインドサッカー協会は、前例のないスポンサーシップを行ったり、競技の価値を活かした教育プログラムや企業研修を開発し、言語化と仕組みづくりで、それらの価値が広まって、何万人もの人の心を動かすものとなりました。

この連載は、忙しいあなたが、３分以内で手軽に読んで変われるよう、ギュッと凝縮しています。価格以上の大きな効果につながる内容にしています。
移動中に読んでもいいですし、定期的な学びの時間として使って頂いてもいいです。あなたに合うスタイルでお楽しみください。

今回のテーマは「記者発表会の準備　最初に用意する資料１」です。

ブレインストーミングをまとめた資料を元に、最初に用意する資料が四つあります。それについて、二回に分けて説明していきます。

一つ目　「発表内容（何を発表するか）」
目的に沿って、発表する内容は変わってきます。そして、前回までの講義を聴いてきた方は、すでにお気付きだと思いますが、発表するためには、事前に準備をしなければならない物品がたくさんあります。

例えば、動画制作なら発注して完成するまで、かなりの日数がかかります。既存の動画や写真を組み合わせて創るよりも、新たに撮影する方が日数はかかります。

印刷物なら、デザインをつくってもらって、入稿して、印刷してもらうための日数が必要です。

ユニフォームなどのウェアを見せる場合、全てのロゴのデータを用意し、デザインを発注して創ってもらい、さらにプリントする日数も必要です。

商品の場合、サンプルを配ることもできますが、それが用意できるのかの確認も必要ですし、その制作のための時間も準備日数として見ておかなければなりません。

すなわち、準備できる期間の長さによって、発表できる内容が定まってくるという側面があります。

もちろん、口頭、配布資料、スライドのように準備期間がわりと短くても発表できるものもあります。

二つ目、発表会当日までの逆算カレンダー

発表内容が大体まとまったら、当日までの逆算カレンダーを作ります。当日の前の期間が１か月ほどのものもあれば、半年以上あるものもあります。

これによって、制作物や様々な準備が、実施したい日程から逆算して間に合うのかを見られるようになります。

ユニフォームの例で挙げたように、ロゴを入手できなければ、デザイナーさんが動けないといった後工程に影響することがたくさんあります。そこで、それぞれの段階の締め切りをカレンダーに書き込んでいきます。

印刷や動画などを制作を外注する場合、最終的な制作物の納品日を決めておくこと。その前にも何回かチェックを入れるはずですので、その日程も押さえておくこと。

制作物だけでなく、人選の締め切りなどもあります。

そして、逆算すると、発表日までにどうしても準備できないとなるなら、諦める判断も必要になります。

準備状況を共有する会議や、意思決定する会議の日程も入れてしまうのも良いでしょう。

次回に残り二つを説明します。

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