自信を持って英語での電話会議に挑むためのポイントとすぐ使えるフレーズ
海外のお客様やチームメンバーとの仕事に欠かせないのが英語での電話会議。しかし、相手が見えない上に複数人で実施することが多い電話会議は難易度が高いコミュニケーションです。そこで、今回は自信を持って英語での電話会議に挑むためのポイントとすぐ使えるフレーズを紹介します。
目的とアジェンダを確認・準備
まずは日本語でも英語でも当たり前ですが、会議の背景・意味合いや何を実現するための会議かというのを確認しておくことが重要です。
忙しい中で事前準備は怠りがちですが、会議内容を確認することでキーワードを把握したり、予めキーメッセージとなる文章を用意したりするなど英語の復習にもなります。
また、自身がファシリテーターの場合はこれらを準備して前もって伝えるか開始早々に伝えることが必要になります。
英語での電話会議が始まったら、とにかく確認を繰り返す
英語で電話会議する際に、ネイティブレベルでもまだそこまで達していなくても、終始話の確認を取ることが重要です。いざ電話会議が始まったらいきなり確認から入ります：自身が参加者の場合は、当会議の目的とアジェンダの認識に間違いはないか、自身がファシリテーターの場合は、他の参加者にとって目的とアジェンダは明確かどうかの確認が必要です。
そして議論に入ったあとも、発言と質問の応酬の中で常に確認を取ることがスムーズなコミュニケーションのカギとなります。以下、すぐ使えるフレーズとともに紹介します。
自分の発言に関して：自分の発言後、参加者にポイントが明確だったかを確認します。
・Does that make sense?
・Does anyone have any questions?
・If everything is clear, can we move on?
他者の発言に関して：誰かの発言後、自分の理解を確認します。
・Can I confirm your point?
・So you’re saying xx?
・Do you mean xx?
他者の質問に関して：自分に対しての質問が来た後に、質問の理解が正しいか確認します。
・Can I confirm your question?
・Are you asking if xx?
・Do you want to know if xx?
自分の他者への質問に関して：質問後、誰が答えるべきか、誰が話すべきかを確認
・Janice, can you share your thoughts?
・James, do you have anything to share?
・Janice, can you clarify your position on this?
話しはじめるタイミングに関して：タイミングが取りづらい場合は「話して良いか」を確認
・Is it ok to speak?
・Can I share my thoughts?
・Can I jump in and say something?
会議後のアクションに関して：次のステップが明確か、「終了して良いか」を確認
・So after the meeting we will xx by next Monday
・Before we close, is everyone clear about next steps and deadlines?
・Are we all clear about the to-dos? If so, can we close the meeting?
最後に電話会議特有の音の問題に関して：聞き取り(音)に難がある場合はそう伝える
・(声が聞こえない) Sorry but I couldn’t hear you 100%, could you get closer to the mic?
・(発音が聞き取れない) Sorry, it’s hard for me to hear what you are saying, could you send it to me by chat or email?
・(発言者以外のマイクから雑音が入る場合) Sorry, if you are not speaking can you mute your mic?
いかがでしたか？電話会議の場面以外でも活用できるフレーズも多いですが、電話会議中は特に多用することで意思疎通を効果的に進めることができます。ぜひ今後の実践の場で試してみてください！
Written by Takuma Nakamoto
SparkDojoの上級者プログラムBROWN BELT とBLACK BELT の開発を担当。ディレクターも務める。 経歴：米国ブラウン大学卒業後、デロイトトーマツコンサルティングで自動車産業を中心に海外市場参入戦略、グローバルM&A・PMI など幅広いプロジェクトを担当。その後、フランス系メーカーValeoに入社。日本市場・日系OEMを対象とした企画・戦略や、日米中・ASEANを対象としたプロジェクトマネージャーを担当。
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