業務改善で生産性アップ！3割の無駄を見直そう

コンペやプロポーザルの手伝いをする際、私は主にプレゼン原稿の作成や校正を担当します。先日の校正作業でも、プレゼン時間を考慮して事務所側では6,370文字の原稿を準備していました。しかし、この量ではプレゼンが15分に収まりません。そこで、おおむね4,000文字に抑える必要があることをお伝えしました。

ただ、この校正を担当者の建築士に任せるのは非常に非効率です。設計者がこのような校正作業をすること自体が無駄だという考えもあります。さらに、彼らが作成した文章と私たちが校正した文章では、内容に劇的な違いが生じます。

原稿を修正しながら読み合わせを行うことで、プレゼンの質はさらに向上します。校正を通じて内容を研ぎ澄まし、伝えたいメッセージがより明確になります。結果として、文字数を4,030文字まで絞りつつ、内容を洗練させることができました。

結局のところ、校正というプロセスは無駄な仕事ではなく、プレゼンの成功に直結する重要なステップであると感じています。しかし、校正作業を専門家に任せることで、設計者は本来の業務に集中でき、全体の効率が向上するのも事実です。

このように、日常の業務にも無駄が潜んでいるのではないでしょうか？プレゼン発表原稿の文字数のように単純には比較できませんが、私たちの日常業務の中で実際には3割ぐらいは無駄なことをしているかもしれないという気持ちで、日常業務を見直してみてはいかがでしょうか。

効率化を図り、適材適所を意識することで、生産性を大幅に向上させる余地があると思います。

そもそも効率的なやり方を知らなかったり、個人的には効率的だけど、チームとしては非効率なことが多々あります。しかし、変わる・変えるのは面倒なので、これまで通りのやり方で進めてしまいがちです。

「変える」＝「苦しみをともない、労力が掛かる」というのは昔の考え方です。「変える」＝「楽しく、労力が少なくなる」がこれからの業務です。弊社のような第三者との関わりにより、ITや新たな繋がり、やり方を取り入れ、3割の無駄を削減してみませんか？