Asana - こんな導入方法もある！（導入サポートの現場から）
こんにちは！アカサポ・矢野です。
冒頭、いきなり話が逸れますが、カバー画像の、PCに貼ったAsanaシールの落書きは、もうすく2歳になる息子に書かれてしまったものです…（笑）
そして、上下逆さまに写したのは、今回の記事が一般的な正攻法ではないかもしれない、（けど読んでみてほしい！）ということを表現したかったゆえです。
さて、私・矢野は、普段、企業の経理部門の皆さまが、クラウド会計ソフトのfreeeを導入する際のサポートをしていますが、業務効率化の文脈では、freee導入だけで解決できることは少なくて、時にはクライアントさんのタスク管理の改善までお手伝いすることもあります。
そして、今年はついに、矢野自身も愛用している #Asana の導入サポートをさせていただく機会に恵まれました。（規模としては会社の1部門、5～10名ほどのチーム）
私、矢野自身は、アンバサダーとして活動するくらいAsanaを愛しており（笑）、ことあるごとに「Asanaなしには生活できない！」と公言しているのと、（落書きはされてますが…）PCにAsanaシールを貼っていることもあり、最近では、Asanaについて聞かれることも増えてきて、その流れで導入サポートのお話をいただきました。
今回の記事では、そんなAsana導入サポートの現場から、チームでAsanaを使い始める際に「こんな導入方法もある！」というアイディアをお届けしたいと思います。
私の場合、「クライアントさんの状況に応じたオーダーメイドの柔軟なサポート」を軸にしているので、オーソドックスな導入方法とは違ってくるとは思いますが、参考になれば幸いです！
※この記事は「Asana コミュニティ Advent Calendar 2024」のエントリー記事になります。
※Asanaは正確には「タスク管理ツール」ではないですが、一般的には「タスク管理ツール」のほうがイメージしやすいですし、もちろん「タスク管理ツール」の役割を果たすものですので、今回はそのように表現します！
こんなケースを想定してます：Asanaがなくても業務が回っている
今回は、Asanaのような共有できるタスク管理ツールがなくても、チームの業務がある程度は回っているケースを想定しています。
具体的には、業務は回っているんだけど、
・業務が属人化していて、誰がどんなタスクを持っているかブラックボックス状態
・自分のタスクの全体の中での位置付けがあまり理解できていない（＝前後で誰が何をしているかよくわかっていない）
という課題を抱えていて、チームで何らかのタスク管理ツールを入れてそれを解消したい！！
というようなケースです。
新しい取り組みを始めるときは、それを絶対に成功させる！という気概ももちろん大切ですが、今回は、「課題はあれど、現状でも業務は回っている」（＝実際は、Asanaがなくても困らない）という事実に着目して、
★いつAsanaをやめても困らないという前提でスモールスタートする
ことにしてみました。
ただし、それだけだと導入がとん挫してしまう確率が非常に高いので、
★Asanaでタスク共有するメリット（ブラックボックス解消、全体像把握）を感じてもらう
★毎日Asanaを開いて、毎日使う習慣をつけてもらう
これらが実現できるような進め方を提案してみました。
以下、【工夫①】～【工夫④】という形でお届けいたします。
【工夫①】 チームの全員が必ず絡む業務をお試しプロジェクトにする
そこで、まず、チームの全員が必ず絡む業務ひとつだけ（➝ここでは、経理部門の「月次決算」）Asanaでプロジェクトをつくって管理してみることにしました。
実際は、Asanaを立ち上げる前に、excelに各々のタスクを書き出してもらいました。
具体的には、「月次決算を締める」というゴールに行き着くまでに、
・どんな作業を
・いつ（いつまでに）やるか
を書き出してもらい、出揃ったところでチーム全員でタスクの前後関係を確認し合いました。
そして、これをもとにAsanaで「月次決算」をプロジェクト化。チーム全員が絡む「月次決算」業務を通じて、初めて利用するAsanaというツールの使い方を覚え、良さを実感していく、ということを念頭にAsana利用をスタートしていただきました。
※経理部門には「月次決算」業務のほかにもたくさんのプロジェクトがあることが想定されますが、あえて「月次決算」業務のみにしました。最初は、Asanaに慣れるだけでもハードルが高いので、あれやこれやとやり過ぎずに、まずは慣れていただく、ということを優先に考えた結果です。
【工夫②】 「仮想マイタスク」のプロジェクトを個人別につくる
ただ、「月次決算」業務だけでは、毎日Asanaを開かなくても日々の業務は進んでいき、結果として「Asanaに慣れる」が実現できない可能性が高いです。
そこで、「最低限、朝イチで今日やること（で「月次決算」業務以外のタスク）をAsanaでタスク化する」というルールも付け加えさせていただきました。
ただし、「マイタスク」に入れてもらうと、他のメンバーからそのタスクが見れないので、あえて「○○さんのタスク」という他のメンバーの方も見える共有プロジェクトをつくり、そこにご自身を担当者にしたタスクをつくってもらうことにしました。
言うなれば、「仮想マイタスク」のプロジェクトです。
これは、毎日Asanaを開く習慣をつけていただくのと、ブラックボックス解消のベースを築いていただこう、という意図での取り組みです。
【工夫③】 定期的にAsanaミーティングを開催する
Asana活用のコツは、Asanaに慣れること。Asanaに慣れるためにはできるだけ多くAsanaをさわること。
ただし、「やらなくてもなんとかなってしまうこと」を習慣化するのは一筋縄ではいかないのも事実。
かくいう矢野も、「毎朝5分だけランニングするぞ」という割とハードル低めの目標も、なかなか習慣化できずにいました（笑）
そんな私たち人間に必要なのは「他人の目」。何かを習慣化するためには「他人の目」が必要ではないでしょうか。
ということで、Asana導入をサポートする立場の私、矢野が主導で、毎週定例のAsanaミーティングを開催し、活用状況の確認時間を（強制的に…（笑））とらせていただくようにしています。
（もちろんその時間で、細かな疑問の解消や、さらなる活用のための情報提供などもさせていただいてます！）
【工夫④】 「Asana、いいね！」を実感できてから次のステップを考える
数ヶ月（上記のサポート例では3ヶ月としました）、Asanaで一部の業務を回し、「Asana、いいね！」を実感していただけたら、いよいよ利用範囲を広げていくためのミーティングをします。
具体的には、全業務をAsanaでプロジェクト化するのか、さらに特定の業務を選んでAsana化していくのか、（…残念ながらAsanaを辞めるのか、も含め）次のステップを決めていきます。
「Asanaを利用する」というのはあくまでも課題解決のための手段。Asana導入自体が目的になってしまわぬよう、状況に応じて進め方を考えていきます！
まとめ
以上、Asana導入サポートの現場から、（ちょっと変わった？）導入の進め方をお届けしました。
冒頭にもお伝えしましたが、この記事は「Asana コミュニティ Advent Calendar 2024」のエントリー記事です。
明日の担当・アンバサダーOkaさんにバトンをお渡ししつつ、私の記事を終えたいと思います！
ちなみに、私、矢野、 #Asanaコミュニティ のAdvent Calendar、4年連続4回目の参加でございます！
過去3回は主に、Asanaを使う上での精神論（笑）や、ひとりAsanarとしての目線で書いてますので、お時間あったらそちらもご覧いただけると嬉しいです！