タイムキープのコツとは【ファシリテーター術】

こんにちはsomekichiです。

会議をしていく中で「タイムキープする」ってとても重要です。予定時間を過ぎてしまえば、参加者に迷惑がかかったり、決めたかった事を決められないなんてこともあります。

できれば、自分がファシリテーターを担当する会議ではそんなことになって欲しくはないですよね。

ファシリテーターとは、促進者を意味する言葉である。会議などの進行を司る役割などもこれに含まれる。 wikipediaより

今回はそんな「タイムキープ」をするコツとして、somekichiが普段から注意している心得みたいなものを紹介できればと思います！

会話を区別しておく

事前に話したいことを「いくつかのブロック」に分けておくのがオススメです。ブロック毎に制限時間を設ければ「会議が長引いているか」がすぐ分かりますし、ブロック毎にゴールを設定しておけば「話の脱線」も防ぐことができます。

また、話したいことの整理にも繋がりますので、事前に会話量を予測するきっかけにもなったりします。

長く続きそうな会話なら後日に回す

「一つの会話が長く続いてしまう」ってこと結構ありませんか？

そんな時にはしっかり「会話を流す」ことを意識した方が、より会議をスムーズに進めることができます。

実際にその場でまとまらない話し合いが続いた場合は、「後日に関係者だけ集まって再度相談しましょう」と会話を流せば、会議も進みますし、一旦それぞれが時間をかけて、煮詰まらなかった課題に対して考えてくることもできます。

話題に優先度を決めておく

最後にご紹介したいのは「話題に優先度を決める」ということです。話題を分けて、さらに重要な話題を「先に」会話するようにしましょう。

優先度決めのコツとしては「影響力を考慮する」ことです。この会議で最も影響する話題の優先度を高くしましょう。

例えば「この話が進まないと次の話題に進めない」とか「会議に参加している人の中で関わる割合が多い話題」を優先的に行うと良いです。

まとめ

１：話したい事を分けておく
２：長く続きそうな話なら後に回す
３：話題に優先度を決めておく

まとめると上記のような感じでしょうか。

タイムキープはファシリテートの中でも、重要視すべきスキルの一つだと思っています。ファシリテートが苦手とか、あまり経験がないという方は参考にしてみてください。

ここまで本記事をご覧いただきありがとうございました！

他にもオススメの記事を下に紹介しておきます。よろしけばご覧ください。

オススメ記事