機材輸送書類(WTBF番外編）

サウジアラビアの大会に行くにおいて、私は自分の機材を初めて海外に輸送しました。前回機材をパッキングする際の方法や注意点などを記しましたが、今回は書類編

どんな書類が必要か？

これは船便や航空便によって異なりますが、今回は航空便だったので、必要なのは①PackingList、②Invoice、③機体ナンバー証、（あるといいのは④機体写真、⑤パージ証明、④Don't Stack　）

どうやって準備・作成するか？

①PackingList、②Invoice、③機体ナンバー証

これは自分たちでフォーマットを用意して作成する場合もありますが、今回は主催者側が用意してくれました。大会のロゴが使用された正式なリストで管理しているらしく、あらかじめ送る機材を記入するフォーマットがメールで送られ、それに入力する形でした。

PackingList

PackingListは細かく内容物を記入していきます。それぞれの機材のメーカー、シリアルナンバー、数量を記載します。

Invoice

Inviceはいろいろ種類があるので一概には言えないのですが、今回で言えば荷物の内容物や行先などを示した配送指示書のようなも。出荷元と配送先を間違いなく入力します。

機体ナンバー証

機体ナンバー証が必要だったのはこの大会だからかな？これも他の機材と見分けがつくように絶対入れておかなければなりませんでした。

機体写真

これも機体ナンバー証と同様に、今回100機近くの機体が輸送されていたので、たくさんの機材が倉庫に集まるわけです。その中から自分たちのをいち早く見つけるために、作っといたほうがいいとのことでした。

パージ証明

これは「Parge:空」の意味で、シリンダーを空にしましたよ～という証明です。飛行機ですから、可燃物は厳禁ですからね。これも自分たちで用意しました。パージ証明なども正式なフォーマットがあるかと思いきや、自分たちで「パージしましたよ」と記録すればそれでOKなんすね。（実際にパージはしました。）

Don't Stack

これもあったほうがいい書類。おそらく上に荷物置かれてしまうことがあるんでしょう。重いものを置かれて、機材に損傷があったら困りますますからね。

そして最終的に、これらの書類を機材をラッピングする際に挟んでいきます。機材がどのように置かれるかわからないので、4方と上部にも張っていきました。

実際にはこんなに要らんかったな～とも思うのですが、念には念を入れて張っておいたほうが安心ですね。

ただこれらも面倒なのが、ラッピングした後に発送先や荷受け先の住所が変更があったりした場合は入れなおさなければいけなかったりします。前回のパッキング編で内容物に変更があった場合も修正しなければならず、そのたびに書類をいちいち入れなおさなきゃならないので、注意が必要です。

この辺りも、今回はAさんが主催者とまとめてやり取りしていただいたおかげで、無事問題なく発送できました。