リモートワーク 、ＷＦＨ時代の会議録は音声から文字起こししよう
こんにちは。Smart書記運営事務局です。
新型コロナウィルスの影響による2020年4月8日の緊急事態宣言の発出から、約3週間が経とうとしています。リモートワーク、テレワーク、WFH（Work From Home）という概念が広がる中、私たちが提供するSmart書記がこの時代にどう役立つのか整理してみました。
ZoomなどでのWEB会議の認知・利用は拡大
緊急事態宣言以前から在宅勤務推奨や出勤停止などの措置を取っている企業も多かったですが、3月末からWEB会議やZoomなどでの会議ツールの認知・利用は大きく広がりました。
下は代表的なWEB会議ツールである「Zoom」、ならびに「WEB会議」というワードに関するGoogleトレンドのグラフです。3月下旬から大きな伸びを見せ、いまだに検索トレンドとしては上昇基調にあります。4月上旬にセキュリティの脆弱性が話題になった要因もありますが、「Zoom飲み」という言葉もトレンドに上がるようになり、Zoom はWEB会議ツールとして利用が定着しつつあると言っていいでしょう。
ちなみにZoomと並べて見ているので、「WEB会議」が伸びていないように見えますが、単体で見ると下図のようにしっかりと上昇トレンドに乗っています。それだけZoomの伸びが凄まじいものだったと言えます。
WEB会議は効果的に行えているか？はまだ疑問符
Zoomの認知や利用は広がった中、WEB会議がうまく回っているかという観点で考えるとどうでしょうか。
なんとなく会議の時間が伸びてしまいストレスというパターンもあります。
WEB会議の長さは上限決めた方がいい。何となくやるとリアル会議以上にダラダラやっちゃうし、長いWEB会議のストレスはハンパない。
— オサムサン💥マーケターパパ (@os_wata) April 22, 2020
上限を30分ぐらいにして、平均15分ぐらいに収めた方がいい。
そこで話しきれなかったことはSlackとかで随時相談して、みんなは👍とかでリアクションするだけでいい。
PC操作やWEB利用などのリテラシーのギャップも発生しています。
今日の全体web会議、年配者の苛立ちが目立つ。部下に頼れない状況がストレスなのかも。こっち側は重要度が低くても上司から頼まれたから優先順位が上になる虚無な仕事が減って助かってる。ただしPC操作については若手が質問されて困っている模様。
— むぎちゃ。 (@mu_gi_mu_gi_cha) April 24, 2020
回線の通信速度で苦労してる人は多い気がします。。。
回線負荷を気にして画面をオフにするとコミュニケーション的に伝わりづらい部分も発生してしまいます。
Web会議
— あお (@AoyamaEiji__) April 17, 2020
回線遅くて
解散よ
一方で通常の会議同様にアジェンダの設定と振り返りを行えていればうまく回せているという意見もあります。
テレビ会議終わったー
— イタル♕✙➶♘馬っ気ソラ使い (@Ital_ok) April 21, 2020
でもテレビ会議もWeb会議も進行やってみれは同じようなもんやなと確信したわ
大事なのは前準備と目標設定（結論）
個別議題のコミットと振り返り
特に最後の振り返り時間は必ず残しておいてもう一度アタマから、結論・課題事項その担当者と期限をおさらいするべき
総じていうと、WEB会議環境に苦労するケースはあるものの、会議の進行がしっかりできているところは効率的にできていると言えるのではないでしょうか。
一方WEB会議に限らず、対面の会議も含めて、会議の進行そして振り返りがうまくできているという企業がどれほどあるでしょうか。
Smart書記が会議の振り返りに役立つ２つの理由
私たちが提供するSmart書記は収録した音声の自動文字起こしを行うサービスです。これまでは記者会見や対面での会議でご利用いただくケースが多かったのですが、WEB会議での利用用途も広がりつつあり、コロナの影響で引き合いがさらに拡大しています。
※PC利用の場合は主要なWEB会議システムとSmart書記は同時に利用可能であることを検証しています。
Smart書記は会議、とりわけその振り返りにとって、2つの観点で役立てると考えています。
1つは単純に会議の記録が自動で文字に書き起こされる会議記録が割愛されます。TODOやスケジュールなど、別でメモを取っておくことが必要になるケースはありますが、会議の流れや発言録という観点では大きく工数を削減することができます。
もう1つは文字起こしの内容とともに、音声の記録が残ることです。つまり書き起こされた文字を見ながら、どんな流れでどんなニュアンスで発言されたか確認することができます。対面の会議に比べ、WEB会議はどうしても情報が少なくなるケースがあるため、議事メモだけでわからないニュアンスなどを遡れることで、決定事項の認識違いなどの防止に繋がります。
WEB会議のサービスでも、録画が可能なものはありますが、文字起こしが可能なものはまだありません。録画の場合、ピンポイントに必要な部分を探すことがまだ難しく、音声と書き起こした文字が両方保存されることで追跡も容易になります。これが私たちの提供するSmart書記の価値だと考えています。
今後のSmart書記はさらに文字起こしの精度や収録方法を拡充しつつ、データとして蓄積された音声データを活用していく未来を描いています。
※目指す未来については、取材記事がありますのでよろしければご参照ください。
まだまだリモートワーク の先は長い？
現在のところ緊急事態宣言は2020年5月6日までとなっており、徐々にコロナウィルスの日次感染者数は減少基調にあります。
一方で今回広がったリモートワークやWEB会議は今後もさらに広がり、より活用が進んでくると考えています。
ぜひ今のうちにSmart書記を活用して、会議をより良いものにして行きませんか？
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