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【働き方改革】管理部門目線で振り返る、3週間におよぶ本社の「シェアオフィス&リモートワーク」期間〜前編〜 #Mission #働き方

※この記事は2019年08月26日に執筆されたものを再掲しています。

こんにちは!スマートキャンプ広報インターンです。

働き方改革でよく話題になる「シェアオフィス」「リモートワーク」。実際やってみるとどうなんだろう?と感じる方も多いはず。

とある事情により3週間シェアオフィスに入居し、全日リモートワークOKになった弊社の体験を、「管理部門メンバー(総務・経理・Corporate IT・労務)」と「リモートワークを実際に実施した社員」にインタビューし、振り返りました。

前編では管理部門にフォーカスしてご紹介します。シェアオフィスやリモートワーク導入を検討している管理部門の方もぜひご覧ください。

「シェアオフィス」「リモートワーク」とは?

「シェアオフィス」とは、いくつかの企業で共有して利用するオフィスのことです。さまざまな業種の企業が利用できるので、いろいろな企業との交流を深めることができたり、ネットワークを広げることができます。

ちなみに、スマートキャンプが利用させていただいたシェアオフィスは「WeWork」です。

利用期間:2019年6月3日〜6月21日
利用人数:50名
オフィス:WeWork 神保町

シェアオフィス「WeWork」とは…

海外のほか日本国内にもいくつか拠点を構えているシェアオフィスです。立地が良く、備品の管理などのオフィス関連の雑務をすべて任せられるので、今人気のシェアオフィスになっています。

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一方で「リモートワーク」とは、会社に出社せずに自宅やコワーキングスペースなど、自由な場所で働くことを指します。通勤時間を有効活用できる、集中して仕事に取り組むことができる、というメリットがあります。

スマートキャンプの「毎週水曜リモートワークOK」制度

この「シェアオフィス&リモートワーク期間」に関わらず、スマートキャンプは毎週水曜日を「リモートワークデイ」にしています。

自分の1番集中できる場所で落ち着いて業務に取り組める日をつくることで、生産性を高めることが目的です。実際に、自宅が1番という人やカフェが1番という人、他の日と変わらずに会社に出社する人など、それぞれによって過ごす場所が違います。

▶スマートキャンプの「リモートワークデイ」|詳細はこちら

もとから週1リモートワークをしているスマートキャンプでも、1ヶ月弱もの期間でリモートワークを実施するのは初めてだったため、社内ではオフィス移転プロジェクトと並行し、Corporate Strategy Div.のメンバーが中心となってリモートワーク期間に備えていました。

シェアオフィス&リモートワーク|管理部門の実務と本音

無事リモート期間が終了し、新オフィスに入居して2か月ほど経った今。入居前の準備や実際に入居してみた感想を管理部門メンバーに聞いて振り返ってみました。

総務|社員にとってベストな「オフィス環境整備」

ーーシェアオフィス&リモートワーク期間前の準備は何をしていたのですか?

藤川:期間前は何人かといろいろなレンタルオフィスに出向いて見学に行きました。スマートキャンプは田町にあるので、最初は田町のレンタルオフィスを見に行っていたのですが、スマートキャンプのイメージと少し違ったんですよね。

レンタルオフィスのイメージとしては、

・インターンでも働けてフレックスができるような雰囲気
・通信環境が整っている
・インスピレーションが湧く
・シェアオフィス&リモートワーク実施が、会社にとってマイナスではなくプラスの方向に働く

がありました。その理想を追っていくうちにWeWorkにたどり着いたという感じです。一時的とはいえ、オフィス環境は社員のパフォーマンスに大きく関わるので慎重に選びました。

新オフィスへの移転に向けての準備では家具の発注などもしていました。

ーー期間前・期間中ともに大変だったことはありましたか?

藤川:シェアオフィスの話ではないんですが、オフィス移転の家具の発注に関しては、搬入関連の対応が大変でした。

オフィス家具を注文した先と実際に家具を出荷する会社が違うので連絡をとるのが難しかったこと以外にも「そもそも搬入日が決められない」「時間が指定できない」などの問題がありました。でも、新オフィスのあるビルは搬入できる時間が決まっており、搬入時間に関する書類を作成して提出しなくてはいけないんですよ。

シェアオフィスもそうなんですがオフィス移転に関わる総務の調整業務は多く、「できない」と言われている中でやらないといけないこともたくさんあります。家具でいうと、搬入時間をできるだけ取り付けるのは大変な作業でしたね…。

あとは総務にあまり関係ないかもしれませんが、スマートキャンプは住宅手当のあるオフィス周りに住んでいる人が多いため、交通費の整理や、そもそも通うことが大変だったと思います。

全員が好きなところで働いていた期間だったので、本社とは勝手が違い遠方にいる社員とは連絡が取りにくいといったこともありました。

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ーーシェアオフィスやリモートワーク活用にあたってのアドバイスがあったら教えてください

藤川:このリモートシーズンは全員出社という概念がそもそもない期間だったので、そういった時におこる可能性のあるリスク対応を考えておくことは大事だと思います。

また、シェアオフィス利用やオフィス移転の準備をすることに関しても、普段の業務とバランスを取りながら準備することが大切かなと思います。

あとは私の反省ですが、シェアオフィスへ移転する際の準備期間は株主総会と被らないように予定を組んだほうが良いですね(笑)全員が参加できる日時の調整や会場の予約が大変でした。

経理|「お金」に関する会社としての統一ルールを決定

ーー準備期間・期間中の業務内容、大変だったことは何ですか?

藤井:今回のリモートワーク期間では、本社メンバーの北海道支社への出社も推奨していました。そのため、北海道支社へ行った場合の出張旅費ルールや処理の方法をかなり細かく決めなければいけなかったことが大変でしたね。

細かいところでいうと、会社から出す負担金額の上限や北海道への航空券の購入条件なども細かく決めました。今回のリモート期間では社員がさまざまな働き方を選べたので、どんなケースにも会社として統一の見解を示せるようにしないといけないことに苦労しました。

また、経理はどうしても書類を扱うことが多く、短期間だとしてもシェアオフィスに書類をもっていく必要がありました。本来の移転だけならいいのですが、シェアオフィスをはさんだことで実質的に2回引っ越しをすることになったので、それは大変だった…というのは正直ありますね。

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ーーシェアオフィスやリモートワーク活用にあたってのアドバイスがあったら教えてください

藤井:シェアオフィスに短期間行くなら最小限で動ける状態で入居するのがいいと思います。プラスに考えれば溜まったものを整理するいい機会にもなりますね(笑)

正直、難易度は人数規模によるかもしれません。シェアオフィスは、10人以下なら社員同士の交流もうまれたし、アリなのではないでしょうか。

リモートワークについてですが、フルリモートは働き方としてはアリだと思っています。通勤時間の短縮やお子さんがいる人などにとっては、やはり良いものではないかと。

パフォーマンスを心配する意見もあると思いますが、日頃の行動が見えない分、何をアウトプットしたかを事実のみで見ることができるので、逆にしっかりと仕事をする人が多くなるのではないでしょうか。集中できる環境を選べるのもいいですよね。

情シス|スマートキャンプに必要不可欠な「過不足ない社内インフラ」整備

ーー期間前の準備や期間中に大変だったことはありますか?

菊地:情シスとしての仕事としては、

・シェアオフィス内見の際の「ネットワークが自社のやりたいことに耐えられるのか」の確認
・シェアオフィスの設備にあわせ、レンタルできるもの以外で必要なものの洗い出しと調達 (スマートキャンプなら、モニターやホワイトボードの発注)
・実際に入居してからの不足しているものの調達

がありました。

準備期間として大変だったのは「何をどれだけ準備するか」を設計することです。

シェアオフィスの利用期間は約1か月で、最終的にはスマートキャンプのものはすべて引き上げないといけません。また、今回は移転先となる工事中の新オフィスに私が行くことが多く、シェアオフィス側には半分の日数もいないので緊急で機材を準備することも難しいのがわかっていたため、
この1ヶ月間で想定されるシェアオフィスで行われる業務をシェアオフィス入居前に洗い出して必要な機材を準備する必要がありました。

ですが、過剰に準備しすぎると限られたスペースを圧迫してしまうので、「足りなくはないが邪魔にはならない」という程度になるよう推測して準備することが難しかったです。ただ、ここが事前に十分出来たので結果としては期間中に「致命的に何かたりない」は起こらず、特に慌てることもありませんでした。

最後まで不安だったのはネットワーク周りです。今回はWeWorkを利用させていただいたので大丈夫だとは思っていたのですが、入居してみないと制限や実際にどの程度速度がでるか等わからないことが多く、普段通りに業務が行えるか少し心配ではありました。

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ーーシェアオフィスやリモートワーク活用にあたってのアドバイスがあったら教えてください。

菊地:情シスからの観点でシェアオフィスについて話すと、企業の業務の特性によって決めることは大切だなと思います。

たとえばスマートキャンプはSaaSの利用が中心なので、インターネット環境がもっともプライオリティが高いです。そのため、ネットワーク環境を重視してシェアオフィスを選びました。

でも紙の印刷が多いような企業だと複合機など印刷環境は十分か、不十分な場合は専有部内に複合機は設置できるかなど重視する点が変わると思いますので、シェアオフィスで行う業務をしっかりと洗い出して必要なサービスを受けられるオフィスを選ぶことが必要だと思います。

個人的にはシェアオフィスが向いているのは「人数規模が小さい集団」ですね。スマートキャンプは本社機能として50人程度でWeWorkを利用したのですが、内見したオフィスは部屋のサイズもネットワーク環境も大きくても20~30人規模のスペースを想定した場所が多く、少し人数が多いのかな…と感じました。

労務|IPOも意識した「社員の働き方と安全対策」

ーーこの期間前や期間中の業務や大変だったこと教えてください

内堀:労務としてやっていたことと大変だったところは大きくわけると2つですね。まず1つは「通勤交通費の精算」です。

全員が同じ場所・同じ日数で出社するならそこまで大変ではないのですが、出社する人もしない人もいるし、出社したとしても期間もまちまちで…。WeWorkに出社するメンバーと各人の出社日数の把握、片道通勤交通費の追加分金額の把握と申請内容のチェック…、これを給与計算のスケジュールにあわせてとりまとめるのが大変でした。このあたりは経理の方にもとても助けてもらいました!

細かいところでは、税金などにも関わってくるので通勤交通費と経費をしっかりと切り分けるなど、法令に違反しないようにベストをつくしていくように心がけていました。

もう1つは「勤怠管理」ですね。

スマートキャンプは上場準備中ですが、今回のような特別な取り組みは監査を受ける際に注目されやすいです。そのため、労務面では「リモート期間中の社員の働き方」に関して「働いていないのでは?」「社員の勤怠状況の把握は?安全管理は?」と指摘されてしまうようなリスクは極力減らさなければいけないと思いました。

そのために勤怠の正確性をより担保できるように、勤怠打刻ルールの変更や必ずオンタイムで勤怠をつけるように再度周知徹底を行うなど準備しました。

労務とはちょっと離れますが、予想外に大変だったのは採用面接の場所ですね。シェアオフィスの会議室がそもそも少ないですし、共同なので予約も難しかったり…。新卒採用向けの会社説明会では大型の会議室が必要だった時期でもあり、この問題には頻繁に頭を悩まされました!

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ーーシェアオフィス&リモートワークとオフィス入居を比較して一番違うと感じたことはなんですか?

内堀:「リモートワークと比較して」という話になりますが、オフィス入居やシェアオフィスだと実際に社員の顔が見えているぶん安心感がありますね。社員の雰囲気や体調も分かるので最近どんな様子かな?と確認できます。

労務に関わる話は複雑なので、Webや電話ではなく対面で話したいときはたくさんありますし、直接話すことで非対面では気づけないようなことにも気づける部分は大きいのではないでしょうか。日常的な連絡は、驚くくらいSlackでどうにかなりました!笑

ーー活用にあたってのアドバイスがあったら教えてください。

内堀:リモートワークは目的や意義を考えて取り組んだほうが良いのではないかと。リモートワークにした経緯や理由なども共有した方がスムーズに運用できる気がします。

もともとスマートキャンプでは「生産性を高めるため」に水曜日のリモートワークを取り入れています。集中して仕事に取り組めたり、ママさん社員が働きやすくなるように…といった理由があるんですよね。意図が伝われば、その分目的にそったリモートワークの活用がなされるのではないかと思います。

一方で、社員の労務管理を厳しくしないといけない立場…という観点でいうと、「連絡が取れない」「リモートワーク中の怪我は労災?」などリスク対応の仕方を考えておくことは大事なのではないでしょうか…。

あと、管理面が注目されがちですがそこが問題なのではなく、社員とどんな関係性を築きたいか、どんな関係性なのか…が大切なのかな、と感じます。リモートワークに向く会社・向かない会社がありますし、リモートワークをあえて取り入れない会社もあるので、その会社にとってベストな働き方とは?という視点で考えればいいんじゃないかと思います。「管理が大変」という理由だけで今までやったことのなかった会社は、少しずつでも導入していけば良さも見えるかもしれません。

シェアオフィスは設備の問題があるので、少人数の会社におすすめです!複数のシェアオフィスを借りて好きなところに出社する…というのもアリかもしれないですが、労務的・個人的には人数が増えるのであれば専用のオフィスを借りた方が顔が見えて安心じゃないかと思います。

管理部門目線での「シェアオフィス&リモートワーク」、いかがでしたか?

次回は、実際にさまざまな働き方を実践した「社員目線でのシェアオフィス&リモートワーク」と、総括として「今回の取り組みは働き方改革になっていたのか」を振り返りお届けします。

お楽しみに!


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