うまく使えば、時間はいつも十分にある(2506文字)
こんにちは。Squad beyondでカスタマーサポートをしている人です。
このnoteは、業務効率をテーマにして個人的によく使っているツールと、後半ちょっとだけSquad beyondが使っているツールについてまとめています。
効率化！効率化！！と口すっぱく言われている方の参考になれば幸いです。
はじめに
早速ですが、タイトルの名言は誰が残したものか、ご存じの方いますか？👀
読書家だったり大学が文系だったりする人は、ひらめくかもしれません✨
早々に答えを言ってしまうと笑、
実はこの言葉 ゲーテ（ドイツの詩人、小説家、劇作家 / 1749～1832）が残したものなんだそう。
そうは言ってもゲーテさん。うまく使うってどうしたらいいのよ？
「あー！！今日も時間がなくてやりたいことできなかった・・😔」
「うわっ…打合せ入れてるの忘れてた！！これじゃ全然タスク進める時間が足りーん！！😫」
実は私、いつもこんな感じでした…。
日々反省して改善してはいるものの、その日できなかったことをちょちょいっと変えるのが精いっぱい。
もちろんそんなちょちょいっをやったとこで本質的な根本改善にはならないし、でもでも根本改善のための情報収集の時間も取れないし、、、😫
そんな感じでちょっと八方塞がり状態🙄
先人の知恵をかりてみた！
煮詰まった私は、先人たちの知恵を借りようと思いつきました。(なんて名案なんでしょう💡)
世の中便利ですからね、ググるだけでザクザクでてくるでてくる、便利ツールの数々。
そのなかで、「アレでもない…コレでもない……」と自分なりに選別して、携帯にいろいろインストールしてみました。
実際にインストールしたアプリの数々
タスク管理漏れを防ぐためのタスク管理アプリやリマインダーアプリ
集中力継続のための外部通知を一定期間遮断するアプリ(目標時間クリアすると木が育つ系)
文書管理のためのテキストをスクショしてPDF化できるアプリ
etc…..
で、どうなったのよ、よっちゃんさん？
さて、先人の知恵をかりてインストールしたアプリの数々。結局どうなったと思いますか？😃
結論から言うと、じつは……
今日現在継続して使っているアプリは1つもありませんでした…！😱
効率上げるためにせっかく調べたのに、それってどうなの…😡と、三日坊主の自分に嘆き＆意思の弱さを恨みましたが、そもそものリサーチのところからの考え方が足りなかったというか間違っていたのかなと振り返りました。
どうすればよかった？
これは個人的な課題のひとつでもあるんですが、ゴールや目標を掲げるとき、その手前にポイントを置いたりゴールや目標達成のための手段自体をゴールや目標にすり替えがちなところがあります。
今回でいうと、こんな感じ。
🚩 本来のゴール・目標
・アプリを入れて仕事の効率化を図る！（二度手間やミスをふせぐ）
↓ ↓ ↓ ↓
🚩 変わってしまったゴール・目標
・仕事を効率化させるためのアプリを入れる！
こう文字に起こすと、『アプリを入れるだけで変わるわけなかろうもん！！😡』とさすがに思いますが笑、ときどき自分の都合よく目的をすり替える魔法使いなので、どこかで間違ってしまったようです。。。。笑
たとえググっておすすめされたアプリとはいえ、その情報を鵜呑みにせず、自分の問題点に対してそれを入れたらどうなるのか、それを活用することで得られるものは何か？本当に効率化が図れるのか？簡易的でもそこまで具体的に想像してみたり。
まずは1ヶ月使ってみよう！とか、毎週効果測定して振り返って本当に効果があったか見てみよう！とか、ゴールに対していつまでにどうなりたいかという仮設立てもできていれば尚良しだったのかなと思います。
何が言いたいかと言うと
今回の気付きは大きく3つ。もし私と同じようなタイプだな―と思う方がいればぜひご参考に＼(^o^)／（ほとんどいないかもしれませんが笑）
現時点の経験では、ちょちょいっと調べたくらいじゃ効率化はすぐに図れない
むやみやたらに情報を鵜呑みにせず、自分にあった方法を考える
『うまくいかなかった＝失敗ではない』うまくいかなかったという答えがだせたので、ある意味成功。ネガティブにならず次の策を考えればOK！
おまけ
ちなみにSIVAでは効率化のためにたくさんツール導入しています。
SlackにChatWork、asanaやnotionにSalesforce、RECEPTIONISTにfondesk、gamba!なんていうツールも使ったりしています。
前半5つは結構いろんな企業で導入していると思いますが後半3つはあまり知られていないかもしれませんね。
ChatWorkは私の入社当時（2018年）から使用していますが、Slackは途中から導入されました。（ちなみにそれまではWorkplaceを使ってました）
メンバーが増えて、業務のことからフランクなことまで共有することも増え、よりコミュニケーションを活発かつ情報が埋もれないようにSlackが導入されたと記憶しています。
名前を覚えるのが大変そうでした笑
いずれにしても、今ある課題が明確（Workplaceでは情報が埋もれる）だからこそ、そこを改善するためのツール（スレッド内でやり取りしたり、豊富なスタンプやリマインド機能で確認漏れが激減）が導入されたのかなと思います。
もしSIVAへ転職を考えていてこのnoteを読んでくれている人がいたら、入社のタイミングで、先ほど紹介したツールはもう使ってないよ！ってことが
あるかもしれません。このあたりのPDCAはめちゃくちゃ早いのがSIVAでありSquad beyondだったりします。
でも怖がることはありません😊
みんな通ってきた道。使いこなすコツを共有しあったり聞きやすい環境がSIVAにはありますから👋
おまけのおまけ
せっかくなので、今回noteを書くにあたって参考にさせてもらった記事があるので貼っておきます。よろしければぜひ。
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