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#4 え、働き方が見える…!?テレワークでは可視化って大切!!

しょうへい

全社テレワーク3年生

どうも!こんにちは!チームスピリットのショウヘイです。
振り返れば、ウチの会社は結構先行して全社テレワークに移行したんですよね。そう、あれはダイヤモンドプリンセス号がコロナで大変な時…。
2020年の1月。だからもう全社テレワークも3年生になりました。

全社テレワークに移行してみると、色んな課題に直面することになりました。今回はその内、就業にかかるコミュニケーションのことについて書きたいと思います。

テレワーク1年生のとき

【全社、リモートワークに移行します】
ダイヤモンドプリンセス号でクラスターが発生。何やら世界では死者も出ている原因不明の伝染病が横浜の船上で蔓延してしまったらしい。という衝撃的なニュースをなすすべなくTVで見ていた矢先、会社からそのメッセージが届きました。

当時からWebミーティングでバンバン商談やっていたのと、それこそTeamSpiritでバックオフィス業務は基本的には全て回していたので、即日移行できたのは弊社らしいな、と思ったものの、当時ではまだ珍しかったんですよね。

ショウヘイ「弊社、昨日から全員テレワークになりまして、基本的にはWebミーティングでお願いします」

お客様「え!?みんな在宅勤務なんですか?やりすぎじゃないですか?」

ショウヘイ「はい。新型コロナウイルスどうなるかわかりませんし…。」

お客様「いや、過剰に反応しすぎですよ…。そして、Webミーティングは無理です。そういう設備ありませんので」

ショウヘイ「あー、特に設備とか要らなくて、ブラウザで開いてもらえれば…」

お客様「いや、ちょっと分からないので、。とにかく対面でお願いします」

今なら考えられないことですが、コロナの超初期フェーズでは各社大体こんな意識だったと思います。その後、緊急事態宣言が出るくらいになると一気にみんなの意識が激変していったのですよね。

たぶん国内の上場企業では最速レベルで全社テレワーク移行したこともあり、お客様からはむしろ「どうやったら移行できるのか?」「どうやって運営しているのか?」と聞かれるようになりました。

弊社の全てのインフラは基本全てSaaSで賄っていたので、(セキュリティの環境を整える必要はあったものの)オンラインでつながるところであれば正直これまでと同様のパフォーマンスで活動することができました。

労務関係が見える化できてないとヤバイ

お客様からテレワークお悩み相談される内容の多くが、メールでやり取りしてても埋もれる、とか、Excelで報告するの疲れる、とかそういうことでした。

でも、聞いていると真のニーズはコミュニケーションツールをどうする、ということではなく「知りたい情報を手に入れるのが難しい」ということでした。

知りたい情報には色んなものがあるんですが、色んな人が一番ヤバいと言っていたのは就業状況の把握が出来ていないことでした。
いわゆる、労務関係。

みなさまご認識の通り、国内では労働基準法をはじめ、様々な労働者を守るための法律があります。
以前は努力義務でしたが、今は罰則規定付きで悪質なケースの場合は処罰されますし、レピュテーションリスクが大きいものです。

人気の企業さんの特徴は、これに対して前向きに取り組んで改善していることで、人気が凋落している企業さんの特徴は、これに対して場当たり的・表面的に対応していることかな、って多くの会社さんと会話していて正直思います。

ジョブアサインの不調を解決したい

コロナになってジョブアサインが大変になった、という声を聞きます。

聞いている限り、アサインが難しくなった理由は1つではないです。
そのあたりまた詳しく書きたいと思いますが、

今回はその中でも「休みの予定があるとは知らなかった」という話をご紹介しようと思います。

先ほども述べたように、労務関係に関する法律は守らないとなりません。
その中には残業時間などを制定するものの他に、有給休暇の取得日数を制定するものがあります。いわゆる”年休5日取得義務”、というやつです。

そう。5日有休をとるのです。
そんなことが、と思うかもですが意外とできていない人たちも多いのです。
仕事熱心、という人もいれば、休むと怒られるから…、なんて人もいるようですが、とにかく休みましょう!というありがたいルールなのです。

これがジョブアサインするときに分かっていなくて大変になった、というお話。

急に出てきた短期のプロジェクト案件。でも会社としては大事な案件。

「よーし、エースの彼を投入だ!」とプロジェクトリーダーは良かれと思ってアサインしますが、当の本人は困惑気味…。

エース「ええと、ちょっと、人事から休みをとるように言われていまして…。今月末までに5日取らないとならず、この期間1週間は仕事出来ないです」

リーダー「え!?マジで??それは影響デカすぎる。いやぁ、でもスキル的に他に任せられる人もいないし…。どうしよ、、。それ前提に見積もり出しちゃったよ…。」

結果、他の人のアサインもうまく出来ず、失注となってしまったそうです。

アサインするときに足許の労務状況がわかっていれば…、ということなのですが、実は年休5日の取得状況を把握するのは大変なのです。
というのも、中途が多く、その人ごとに有給付与日が異なる企業さんの場合、個々に期日が異なるためです。

それを把握できる機能をもったシステムで、かつ、それをリーダーレベルにまで周知できるようにしなければならないのです。

勤怠管理とか、労務管理とか、工数管理とか、色んな会社がこの言葉を使っていますが、「使う人のレベルで本当に足りないところに手が届いているのか」という点で大きな差があることをお伝えしておきます。(←TeamSpiritの宣伝ですw)

テレワーク1年生でしたが、弊社自身もこの内容はしっかり把握して、TeamSpiritで悠々と乗り越えていくことができました。(←TeamSpiritの宣伝です/2回目)

ちょっと宣伝入りましたがw
実際にあった本当のハナシ。コロナ禍になってテレワークが進んだことによって、良くなった面もあれば、それに伴って苦労する面も増えたのも事実です。

就業状況の可視化ができると結構解決できることがありますよ。
どういう可視化ができると現場が楽になるのか、は是非しっかり考えて、それができるシステム選定をされることをオススメします。

さて、、
今度は全社テレワーク2年生の時にチームリーダーに就任した私がやってみた、『就業時間の内訳の把握を通じた生産性の向上奮闘記』を書いてみたいと思います。

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しょうへい
株式会社チームスピリットの戦略企画室コーポレートコミュニケーションチームのマネージャー メガバンクでの経験や、TeamSpiritの営業経験などを経て、現在はHRテック系イベントへの登壇活動などを行っている