【金曜日のしかけ＃41】会議は書くカルチャー

すみません！「日刊7秒しかけ」なのですが
毎週金曜日は「7秒しかけ」ではなく、フツーの会社の「すごいしかけ」を紹介します。

フツーの会社の「すごいしかけ」とは、GoogleやAmazon等の一流企業が実践しているしかけではなく、隣の優良な中小ベンチャー企業にしかけ研究家白潟がインタビューさせてもらい発見したしかけです。

この記事ではネームバリューや業界特性ではなくすごいしかけや社長の工夫をニュートラルに読んでもらいたいので会社名は最後に紹介します。

ただ、気になるかと思いますので、社長の名前だけは先に公開したいと思います。

第41弾の「すごいしかけ」は平瀬社長の「会議は書くカルチャー」です。

今日ご紹介するのは、”会議はテキストベースで進めましょう！”というシンプルなしかけです。

Amazonをはじめいくつかの企業でこのテキスト文化は実践されています。

一時日本でもこのテキストベースの会議が流行ったこともありましたが、あまり定着している企業は多くありません。

中小ベンチャー企業において、その要因の多くは社長自身がテキストコミュニケーションを億劫に思い強烈に定着させられなかったことです。

今回のしかけは、このテキスト文化についてメリットから実践方法までご紹介します。

それを踏まえて、社内に導入したいのであれば「やりきるぞ」という社長の決心の一助になれば嬉しいです。

１　会議は書くカルチャーの内容

「会議は書くカルチャー」とは会議において、大きく以下の４つ”書く”を実行するしかけです。

・参加者で共有のアジェンダ兼議事録シートを用意する
・出席者は会議までに話したい議題を書いておく
・意思決定をするときは、全員で自分の意見をシートに書いて提示する
・会議中、決まったことはその場で議事録に記入する

平瀬社長の会社ではこれらを徹底した結果、無駄な会議の時間が減り意思決定するまでのコミュニケーションコストを大幅に改善できています。

経営基盤の不安定な中小ベンチャー企業において、”意思決定の速さ”は事業力に直結します。

さらにVUCAと言われどんどんと変化対応力が求められる昨今では、この組織文化はより大きな武器になるでしょう。

２　このしかけのすごいところ

・一斉に書くから忖度できない

このしかけでは、会議中出てきた重要な論点について、自分の意見をそれぞれシートに書きます。

記入中は共有せず、全員の記入が終わったら一斉に共有するといいでしょう。

そうすることで先に発言した意見に忖度せず、それぞれの生の意見を聞くことができます。

社長からすれば埋もれてしまっていた意見に耳を傾けることができ、参加者からすれば人に頼らず自分の頭で考えて発言する訓練にもなります。

・経営会議が幹部育成の場になる

平瀬社長はこのしかけを、経営会議で実践しています。

経営会議までに参加者（経営幹部）は、”話し合うべき議題”とそれぞれの「前提/背景」「悩んでること」「ほしい時間」を考えて記入します。

経営会議で何に時間を割くかは一般的に社長の専決事項になっていることも多いです。

しかし、”限られた経営会議の時間でどんな議題にどれだけ時間をかけるべきか”を考えることはイコール経営と言っても差し支えないくらい高度ない経営の意思決定です。

「今その話題に時間割くべきじゃないよね」
「もっとこういう話題について話すべきなんじゃないの？」

と経営幹部の持ってきた議題についてフィードバックすることで、経営幹部が社長と同じ経営の目線を持つためトレーニングになるのです。

・会議以外のコミュニケーションもなるべく書く

これは平瀬社長の会社が海外在住の社員がいたり、リモートワーク中心だからこその特徴です。

会議以外の会話もチャットでテキストベースに行うことで、”言った言わない”を防止したり無駄なコミュニケーションコストを削減することができています。

３　自社に導入する際の工夫・注意点

・恥をかかせてしまうこともある

全員の意見を一斉に並べるとその良し悪しが人目に誰にもわかってしまいます。

これを上司がチーム会議等で実践してしまうと、部下が恥をかいてしまい部下からの信頼を一気に失わせてしまうことにもなりかねません。

まずは、経営会議だけで実施するなど実施する会議は慎重に選ぶとよいでしょう。

・文化として定着するには時間がかかる

参加者の目線になると、事前にいちいち会議の議題を考え記入するのはすごくめんどくさいです。

なので導入直後は実践率が低かったり、不満が出てきたりするでしょう。

組織に分化を定着させるには時間がかかります。
根気よく何度のも導入の意図を伝え、納得してもらいましょう。

４　すごいしかけの会社はコチラ！

すごいしかけ「会議は書くカルチャー」を実践している会社は、本社が東京都千代田区にある「データサイエンスの力で、サステナブルな世界を創る」をミッションに掲げているサステナブル・ラボ株式会社です！

虚心坦懐な平瀬社長が経営されておられる会社です。
現在、2つの事業を展開されています。

・非財務データバンク TERRAST
企業の非財務情報のリサーチ・評価・資料作成をワンストップに。

TERRAST（テラスト）は、AIとビッグデータを活用し、企業のESG/SDGs貢献度を可視化した、国内最大級の非財務データバンクです。

1社あたり700以上の非財務データ項目を収集し、AIで分析。ESG/SDGsに配慮した、「良い企業を照らす」ためのSaaSツールです。

・国内唯一のサステナブル企業名鑑 テラスTV
「強く優しい」企業を照らし、100年先へ繋ぐ国内唯一のサステナブル企業名鑑

先が読みにくく変化の早い時代となり、日本企業は「強くなくなった（稼げなくなってきた）」と言われます。しかし、社会・環境に資し（＝優しさ）、世の中に良いインパクトをもたらしている企業がたくさん存在します。

日本企業の「優しさ」を照らし、世の中に発信したい。「優しい」企業は、まだ見ぬファンと出会い、支えられることによって「強く」なり、100年先まで持続可能となるはずです。

「強く、しかも優しい」企業の量産に貢献することで、100年先まで社会を照らしていく。これが、私たちテラスTVのミッションです。

今日も「日刊7秒しかけ」を読んでくれてありがとうございます。

「会議は書くカルチャー」のすごいしかけを気に入ってもらえたら、
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それでは、また来週！