タスク管理でbacklogを使いはじめた

みんなが動き出すまでは落ち着いた年始だったけれど、5日以降はなんともバタバタな年始１週目。

そういえば、今年からbacklogを本格的に使いだすようにした。
年末頃からテストはしていたけれど、どのようにプロジェクト、カテゴリー、種別を組むといいのかなど検討していた。

backlogのとりあえずの設定

とりあえずこれでいこうと思った運用は、できるだけ事務所関連の仕事はプロジェクトを1本にして、カテゴリーに顧問先を登録、種別に定型のタスク（月次決算・入社手続など）を登録して、タスクテンプレートを呼び出すもしくは、前月のタスクをコピーしてタスクを生成できるようにした。

確認はガントチャートを使って閲覧している。
カテゴリーごとに絞り込みをすることで、どの顧問先にどれだけの工数がかかっているのか、かけられていないのかが分かるようになった。

もうひとつ、顧問先ごとだけでは十分ではなくて、源泉所得税の納付手続管理などはタスクに「会社名_【源泉】_202212」とつけることで「【源泉】」で絞り込みをした際に漏れがないか確認できるようにした。

親子タスクは使い始める前まではいいなぁと思っていたけれど、タスク登録にどうしても手間が生じるので、タスク内に手順詳細を記載し、チェックリストを活用するか、チェックリストが複雑なところは別途スプレッドシートで管理するようにした。税理士事務所の場合、顧問先の１つのタスクの処理は担当が１人で完結することが多いので、タスクを細分化して進捗管理する必要がないから。

処理が完了してチェック依頼をかけるときに、担当者を税理士に変更してもらい、チェックが完了すれば担当者に戻すことにした。

スプレッドシートからのタスクの一括生成もできるようにはしているが、やはり一括生成をするのは少し特殊なケースのときだけにしておいて、日常のタスク生成はあまり手間をかけることなく、前月のタスクのコピーとテンプレートでできるようにした。

この動画がとても参考になったので、これからbacklog使う人は是非。
というか、この一連の実務での使い方シリーズがとてもよかった。

なぜbacklogを使うことにしたか

前からタスク管理はいくつか試していたのだけれど、自由度が高すぎても、型ができすぎていても不満な点があって、ちょうどいいものを探していた。

それとbacklogも前に試した際にやめたのは、課題の登録が手間だなと思った点だった。

でもそれは自分の勉強不足だっただけで、いろんなタスクの登録の方法があるのが分かり、いろんな設定をせずともとりあえずメモ代わりにさっと登録をする方法を知ったのは大きかった。ボードビューからの課題登録がメモ代わりに呼び出した際にはちょうど良かった。

一番の決め手は「動作の軽さ」。

タスク管理ソフトはなんなら会計ソフトよりも1日の中で触る頻度が高いので、ちょっとした画面遷移の時間もストレスに感じる。それがbacklogは一番少なかったというのが大きい。

なぜ税理士事務所用の業務管理ソフトを使わないのか

これに関しては昔からこだわりがあって、できることなら「税理士用」とか「業界用」と呼ばれるものは避けるようにしている。

たしかに業務にあったソフトはよくできている。税理士事務所の生産性を考えたら、それ専用の業務管理ソフトを使うのが一番効率が良いと思う。

自分の場合は税理士以外のタスクも多く、そのすべてを一元管理できるものがほしかったというのもある。

税務用のソフトをうらやましく思ったこともあるけれど。

そのうらやましい点を、どうやったら一般的に普及しているソフトで仕組みに落とし込めるかを考えるのが楽しい。業界用のソフトはそれ自体が優秀なのではなく、業界標準の手順を踏まえているところが利便性が高い。ただし、UIは課題であることも多いので、その点はコスト面を考えても汎用ソフトが勝っていると感じる。

また、お客さんもタスク管理について悩みであることも多い。その時に「いや、自分は税理士用のソフト使ってるんで」という回答では、役に立てないので一般的によく使われているソフトを自分も使っているとアドバイスもできる。
汎用的なソフトを使うメリットは育成面でもあって、うちのスタッフも外部のプロジェクトで応用できるし、新しく入ってくるスタッフも業界未経験でもbacklogのようなタスク管理に慣れていたり、使ったことがあれば最高だ。

一石四鳥くらいがちょうどいいといつも思っているのだけれど、そういう意味でも汎用的なソフトを選ぶようにしている。

とはいえ、使い始めたばかりなのと、頭の中にあるタスクを全部書き出した結果山積みなことがよくわかったので、粛々とタスクを進めて行こう。

またbacklogにお詳しい方、ぜひいろいろと教えてください。