不安を取り除く！配属直後の1on1で工夫しているポイント

こんにちは、篠原（@shinopara_jp） です。サイボウズという会社でデザイナーとして働いています。

前回書いた「新卒デザイナーの成長を支援するオンボーディング施策」という記事の中で1on1について紹介したのですが、軽く触れただけになっていたので、今回は改めて1on1の具体的な内容や工夫しているポイントについて紹介したいと思います！

この記事は新卒デザイナーの採用や育成を担当されている方向けの内容となっていますが、これからデザイナー就活を始める学生さんにとっても、サイボウズが新卒デザイナーの採用や育成においてどのような取り組みをしているのか知ってもらえる内容かなと思います。

1on1の目的・大まかな流れ

1on1の目的は不安と疑問の払拭・なんでも相談できる関係づくりです。配属後、新しいメンバーと業務をスムーズに行っていくためにはスキルだけでなくコミュニケーションの円滑さも大切です。安心して相談できる関係性を築くことで、ミスやトラブルを未然に防いだり、効率的に業務を進めることができます。

現在行っている1on1の大まかな流れはこんな感じです。

1. 雑談（アイスブレイク）

2. カンバンを見ながらタスクの進捗確認

3. 不安や疑問の確認・解消

4. 業務上の諸連絡

正直、よくある1on1の流れだと思います。特に変わったことはしていないのですが、それぞれのフェーズで工夫しているポイントがあるので紹介していきたいと思います。

まずは毎日30分、慣れたら週1回30分ペースで実施

一つ目の工夫しているポイントは1on1の頻度です。配属後はわからないことだらけで不安や疑問を多く抱えがちです。そのため配属後間もないうちは毎日30分行い、こまめに状況を確認して不安や疑問をすぐ解消するようにしています。そして、不安や疑問が少なくなってきたら頻度を減らして週1回30分のペースで継続していきます。

雑談でアイスブレイク！緊張をほぐそう

打ち解けて話せるようになると、悩みや困り事をいち早くキャッチアップできるのでフォローしやすくなります。とはいえ、いきなり打ち解けて話せと言っても無理があるもの…。まずはお互いの緊張を解きほぐして、話しやすい雰囲気を作るためにアイスブレイクとして雑談をします。実際に1on1で使っている雑談ネタはこんな感じです。

配属後の状態を把握する系

配属後どういった心境や状態でいるのかきちんと把握しておきたいところ。そんな時に役立つ質問です。

• 退勤後はしっかり休めている？

• 休憩は取れてる？

• 配属後◯日目だけど、どう？所感を教えて

季節・天候など誰でも話しやすい系

話すのが苦手…！という場合は誰でも話しやすい季節や天候の話題がおすすめです。

• 最近花粉飛んでない…？

• 最近（暑い／寒い）よね。もう（冷房／暖房）入れた？

• 昨日の（地震／大雨／台風）大大丈夫だった？

リモートワークならでは系

お互い自宅からリモートワークしている場合は、リモートワークならではの話題で盛り上がりましょう。

• こっちの天気は晴れだけど、そっちはどう？

• リモートワークするために揃えたアイテムで一番のお気に入りは何？

• 最近（導入した／気になっている）リモートワークを快適にするアイテムを教えて！

良いところをほめる・共有する系

良いと感じたところは積極的に伝えていきましょう！相手の良いところを見つけて伝えることも1on1では重要です。

• 分報にアップしていた〇〇〇のデザインいいね！どのへんにこだわって作ったの？

• 公開したnote見たよ！〇〇〇なところが良いと思った！

• 昨日あったグッドニュース（良かったこと）を教えて！

プライベート系

これらの質問はプライベートの話もできる関係性を築けている場合に限ります。1on1を重ねて話せる関係性になったらネタとしてあげてみましょう。

• 今度の休み（GW／お盆／年末年始）どこか行く予定とか立ててる？

• この前の休みどうだった？最近復業（副業）の方はどう？（相手が行っている場合）

• 趣味の〇〇〇は最近どんな感じ？

カンバン形式でタスクを見える化

雑談で場があたたまったら、次はタスクの進捗確認です。タスクの管理形式は色々ありますが、サイボウズ デザイン&リサーチでは配属直後はkintoneアプリを使ってカンバン形式で管理をしています。

配属後に活用しているカンバン

なぜカンバン形式がいいのか？その理由は2つあります。

1つ目の理由は、タスクの「進捗状況」と「量」を同時に素早く把握できることです。どのくらいのタスクが動いていて、溜まっているのか直感的にわかるので、相手のキャパシティが把握しやすくなるだけでなく、タスク量のコントロールもしやすくなります。

2つ目の理由は、モチベーションアップのツールとしても使えることです。業務を行っていると目の前のタスクに追われて疲弊しがちです。そんな時は完了したタスクを見返して「こんなに業務をやったんだ！前に進んでいるぞ！」と達成感を感じてもらうことができます。カンバンはタスクが物量として見えるので「これだけの量をやった」ということが視覚的にわかりやすく達成感を感じやすいです。

タスクの進捗確認で「大丈夫？」と聞かない

カンバンを見ながら進捗確認をして困りごとや悩みを見つけていくわけですが、タスクの進捗確認でやってしまいがちなのが「大丈夫？」と聞くことです。（私も慣れないうちはこの質問していました…）この場合、大体「大丈夫です。」と返されます。しかし、そういう場合は大抵大丈夫ではありません。

業務上の悩みや困りごとを発見するには、オープンクエスチョンの質問を多めにして、今置かれている状況を深掘りしていくと悩みや困りごとを発見しやすいです。実際に行なっている問いかけはこんな感じです。

• この業務初めてだよね？始まったばかりだけどどう？

• この業務を進める上で困っていることや、わからないことある？

• このツールで作業をしていて迷うことや、困ったことあった？

• 10をキャパシティの上限とした場合、今どのくらい？（数字で答えてもらう）

• 今まで話したこと以外に悩んでることとか、モヤモヤしていることある？

ここで見つけた困りごとや悩みは、深刻度や影響範囲を把握しつつ必要があればマネージャーやチームに相談して解決していきます。（本人が他者に共有したくない悩みの場合を除く）

1on1で不安を取り除いて配属後の活躍を後押ししよう！

配属後は緊張が高まり不安や悩みが増えがちです。本来の実力を発揮してもらうために、1on1をうまく活用して活躍を後押ししましょう！