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SlackとGoogleカレンダーの連携【非エンジニアでもできるITによる業務効率化】

はじめに

弊社では社内チャットツールとしてSlackを利用しています。個人的にはChatworkやWorkplaceよりもSlackが好きで、その一番の理由は他社アプリやサービスとの連携機能がデフォルトでも充実しているというところにあります。

が、しかし・・・

意外と社内のみんながSlack Appを利用していないことに気付き、もっとちゃんと利用すれば業務効率が上がるのに・・・という思いから、社内向けにConfluence等でまとめようと思ったのですが、若いメンバーが多い(ITリテラシーはそこまで高くないですが・・・)弊社でもこのような状況なので、他社でもSlackを利用しながら同じような状況に陥っている企業も多いのではと思い、noteでシェアすることにしました!

SlackへのGoogle Calendarアプリのインストール

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まずはSlackの左下にある「App」の右側の+アイコンをクリックしてください。

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アプリ一覧画面に移動するので、検索窓に「Google Calendar」と入力して検索をすると、Google Calendarアプリが表示されます。既にワークスペースにインストールされている場合には「表示する」をクリック。まだインストールされていない場合には「インストール」をクリックしてください。

インストールできない場合には、管理者権限で制限が掛けられている可能性がありますので、会社のSlack管理者に連絡をしてみてください。

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インストールすると上記画面に移動するので、「Connect an account」を選択して、SlackアカウントとGoogleアカウントを連携させます。

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「許可する」を選択し、正しいGoogleアカウントと連携されていることを確認。

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続けて「許可」を選択すると、SlackとGoogleカレンダーの連携が完了します。

Google Calendarアプリの設定

ここからはSlack上でのGoogle Calendarアプリの各種詳細設定となります。

ステータスアップデート

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「メッセージ」タブに「Now that you're all set, try turning on automatic status updates. Your status in Slack will automatically update based on your calendar when you are in a meeting.」と説明が表示されます。

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これをOnにしておくと、上の画像のようにGoogleカレンダーに予定が入っている場合にSlackのステータスが「会議中」に変わるので、他者から見て予定が入っていることが分かりやすく便利です。注意点として、カレンダーに会議室が予約されてないと有効にならないようです。会議室を利用しない予定の場合、「ビデオ会議を追加」より「Hangouts Meet」でWeb会議を入れておくと、Slackにステータスが表示されます。

Onにしたい方は「Turn On」を選択しましょう。(個人的にはOnにしておくことを推奨します。)

/gcal setting

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メッセージ入力欄に「/gcal setting」と入力をすると、各種設定が表示されます。

Notifications

上から順番にまず「Update Notification」をクリックすると、以下の画面が表示されます。

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「Event reminders sent...」はカレンダーに入っているイベントをSlackに通知するか否かを選ぶことができます。「Do not send」:通知しない。「At time of event」:イベント開始時に通知。「○ minutes before」:イベント開始○分前に通知。次の予定に遅刻しがちな人や、オフィスが広くて移動に時間が掛かる場合には、5分前 or 10分前には通知するようにした方が良いでしょう。

「All-day events」は一日中通したイベントを通知するか否かを選択できます。OnとOffの2択です。

「Event invitations」は他者からイベントに招待された場合に通知するか否かを選択できます。Slack上でカレンダーの招待に対して返事を選択ができるので便利です。OnとOffの2択です。

「Event updates」はイベントの内容が変更された場合に通知するか否かを選択できます。MTG部屋が変更になった場合や、カレンダーにメモが追加された場合、イベント日時が変更になった場合などに通知が来るので便利です。OnとOffの2択です。

「Event cancellations」はイベントがキャンセルになった場合に通知するか否かを選択できます。知らない間にイベントがキャンセルされていて、会議室に行ったら誰もいないなんてことを防ぐことができます。OnとOffの2択です。

Add another Calendar from your Google account

自分のメインアカウント以外のアカウントを追加して通知することができます。プライベートの予定を個人Googleアカウントで管理している場合などに便利ですね。

ON: Daily Schedule Message

当日もしくは翌日1日の予定を通知してくれます。

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What days should your schedule be sent?

スケジュールが何曜日に通知されるかを選択することができます。「Everyday」:毎日通知してくれます。「Monday through Friday」:月曜日から金曜日に通知してくれます。当日の予定を通知させる場合に便利です。「Sunday through Thursday」:日曜日から木曜日に通知してくれます。翌日の予定を前日夜に通知する場合に便利です。

Would you like Today's or Tomorrow's schedule?

「Today's」:当日の予定を通知することができます。「Tommorow's」:翌日の予定を通知することができます。

What time on those days?

予定を通知する時間を選択することができます。30分単位で設定が可能です。

ON: Automatically Update Slack Status

先ほどの「ステータスアップデート」の設定の変更が可能です。

Googleカレンダーを開かずにSlackから予定を確認

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「ホーム」タブより、上記画像の赤枠に囲まれている部分を選択すると、任意の日付のスケジュールの確認ができます。

最後に

他にもGASを利用したり、サーバーを立てて色々と仕込めば、Slack上から他人のカレンダーを簡単に確認したり、Slack上で複数人の空いている予定と会議室を確認して予約したりできるのですが、そこまでしなくてもまずは標準で用意されているAppから始めるだけでもだいぶ効率化できるので、まだやっていない方は是非!

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