最高のイベントをぶち上げるために

こんにちは。鹿です。
今年初めて かみやパパ のアドベントカレンダーに参加させていただくことになりました。大変光栄です。
今年のテーマは「やってみたいこんなイベント」ということで、これをご覧になっている貴方も今まで様々なイベントに興味を持ったり、参加したことがあるかと思います。楽しいですよね、イベント。

でも、イベントが100倍面白くなる特別な方法があるんですよ。ご存知ですか？

それは「自分でイベントを主催する」こと！！

これは間違いないです。私もへなちょこ主催者としていくつかイベントを主催しましたが参加するのとは違う面白さが味わえる！ぜひ一度試してほしい！！特にこのコロナの中で新しいイベントが立てにくいからこそ、この期間を準備期間としてみんなにイベントを企画して欲しい。私はあなたの作るイベントに興味があります！！

という事で、僭越ながら私のイベントの立て方、運営の仕方をここに記しておきます。参考にするなり、反面教師にするなりご自由にどうぞ。

1. 誰のためのイベントを企画するか

先ずイベントには2種類のイベントがあります。
①自分のためのイベント
②誰かのためのイベント
これを明確にすることが大切。意外と言われるかもしれませんが、私は誰かの為のイベントの方が企画回数が多いです。大体は誕生日イベントなどですが。「イベントを主催する」というと大仰な感じがしますが、機会は意外と近くに転がっているものなのです…。

2-1. 自分のために作る企画内容

もう自由です。自分のやりたいことを形にしてみましょう。少人数で出来ることでも数の魔力で大勢でやると一味違った妙な面白さが出てきます。
私は大人数で鬼ごっこするという企画をやったことがありますが、とても面白かった。けいどろ、ジョジョだるまさんが転んだ 、凧揚げなど小学生に戻ったつもりで全力で遊びました。貴方が面白そうだと思ったことは大体他の人も面白がってくれます。安心してください。
また、ここで企画内容を固める必要はありません6割ぐらい、なんとなーく考える程度で構いません。他が決まってくると自然と煮詰まってきます。大丈夫。大丈夫。

2-2. 誰かのために作る企画内容

先述したとおり、誕生日、結婚祝い、送別会など誰かの為のイベントも数多く存在しています。まず確認すべきは主役にイベントをやっていいか確認を取ることです。ここは事前にちゃんと確認しておきましょう。事前にちゃんと確認が必要です！（大事なことなので２回言いました）
ドッキリイベントもありますが個人的にあまりお勧めしません。経験が少ない場合は特に。誕生日イベントで一部の企画を秘密にするぐらいがいいと思います。貴方の企画で主役が悲しい思いをしないように。
内容ですが、主役から特に要望がない場合はある程度自由です。主役を尊重しつつ色々考えてみましょう。思いつかない場合、過去に他で行われた似たようなイベントを参考にするのがお勧めです。イメージが具体的であれば成功の可能性がぐっと上がります。
余談ですが私は参加者が10人以上になる場合は全員が主役と接することが出来るような企画を1つは入れるようにしています。せっかく参加したのに主役と関われないのは悲しいですからね。
ここでも企画内容を完璧に決める必要なありません。7割ぐらいでしょうか。ぼんやり見えている程度で大丈夫です。

3. 参加人数の決定

次は参加人数の決定です。まず貴方がやりたいことに必要な最低人数を考えてください。誰かの為のやるイベントならその人の交友範囲を考慮しながら決めます。これが難しい。もし人数が集まらない、集まりすぎる場合は途中で会場の変更など手はあります。ここで決まったことが全てではありません。
とはいえ、10人まで、11～25人、26～50人と人数によって出来ることの幅が広がります。やりたいことをもう一度考えてしっかり決めましょう。

4. 開催日の決定

さて、いよいよ日程です。誕生日など日付がある程度決まっているもの以外は大体2か月先を設定しておくのがおすすめです。特に参加者が多くなりそうな場合は。意外と時間かかるんですよ。皆さん忙しいですから来月ぐらいだと既に予定が埋まっていることも多いです。基本的には土日が良いでしょう。とはいえ連休の中日はなるべく外したり、肉体的に疲れる内容を企画しているのであれば土曜日の方が無難です。翌日お仕事つらいからね…。
5人程度の参加者を考えていれば、参加者が確定してからもっと直近で日程を決めてもいいと思います。

5. 開催場所の決定

さて、日次と人数を大まかに決めたら場所の選定です。やりたいことにもよりますが、屋外の公共施設を利用しない場合は予約が必要です。私が今まで利用した場所でいうと、区民センター、ボードゲームスペース、貸スペース、レストランなどなど。過去に参加したイベントの会場を参考にしてもいいと思います。
知らない場所に連絡したり問い合わせるのは勇気がいりますよね。でも大丈夫。意外とみんな優しいです。貴方の力になってくれます。
特に収容人数・金額・交通手段・支払方法・支払期限・飲食・備品（テーブル・イス・マイク等）・設備・ゴミ処理、必要があればキッチン関連。後は予約後にキャンセルする場合のキャンセル料や期間は確認したほうがいいでしょう。実際に見学できる所も多くあります。
直前であれば妥協したり検討不足になることもあるでしょうが、2か月前なら余裕をもって考えることができます。予約が終われば一旦は安心して、他のことを考えるのに集中する心の余裕が生まれます。
注意するポイントとして交通手段は参加人数に大きくかかわってきます。公共交通機関から近いのが一番ですが、車で来る可能性がある場所は駐車場の有無も確認が必要。また、現在であればコロナの関係で収容人数に制限がかかっていることもあります。その辺りも予約時に念を押して確認するべきでしょう。

6. 参加料金の決定

さて、告知まであと一息です！参加料金によっては参加人数が大きく変わってくるので大事なところです。何をやるのかにも関係しますが私の場合基準があります。
食事有の場合は4000円以下。食事無の場合は2000円以下。
これをベースに企画内容を見直します。特にお祝いごとに関するイベントは会費の他にプレゼントを用意する方もいらっしゃいますから、なるべく安くして沢山の人が参加できるように設定しています。
既に会場費、参加人数の想定が出来上がっているので、そこに他の必要経費を加算して人数で割ります。･･･って簡単な話じゃないです。なぜなら全員集まる保証がないから！！
大きく利益を出す必要はありませんが、赤字を出しちゃダメ！！結果として赤字ができることもあります。でも現段階で赤字が出るような予算を組んでたら、当日その赤字は2倍になると考えていいでしょう。
「自分のやりたいことだし、少しの赤字ぐらい･･」と思っている人いませんか！？万が一あなたの企画が満足いくものにならなかった時、そのイベントは貴方の中で「○○円の赤字を被った後悔のイベント」という結果になってしまうんですよ！そんな事になったら主催を二度としたくないと思ってしまうでしょう。赤字を被らなければ経験を糧に新しいイベントを開くことも出来ます。ホント、赤字ダメ！絶対！！
さて、金に細かい話になってしまいましたね。いやぁ、熱くなってしまいました。会場費+今現在思いつく必要経費を想定参加人数の0.7倍で割ってみましょう。どうですか、上記の基準内に収まりますか？収まった場合はその方向で企画を煮詰めていきましょう。収まらなかった場合は企画を見直しましょう。経費をもっと安くする方法はないのか、時間を短くして会場費を押さえることを再考する。それでもやっぱり高くなる。でもこれはその価値に見合う企画だ！と思うなら思い切って行きましょう！！大丈夫！！！やりたいことを形にして提案してこその主催です！！！
この段階で企画の8割まで煮詰めましょう。予算が立つと自然と内容も煮詰まるものです。面白いですね。

7. 根回し

さて、意外と大事なのがコレ！根回し！！
貴方の周りでこの企画に参加してくれそうな人を探して事前に「こんな企画を○月○日にやろうと思うんだけど、参加してもらえないかな･･･」と打診しましょう。参加予定人数の1/5～1/4の人に根回しします。これがなぜ大事かというと、募集を開始しても誰も参加しないと興味を持ってくれた人も敬遠しがちです。行列ができてるラーメン屋と一緒！！「○○さんが参加するなら、参加してみようかな」となるのが人間なんです。あと主催する側もある程度参加者が見えてみると精神的に楽になります。私なんて小心者だから毎度根回ししてます。これを読んでいる方の中にも声をかけられた人がいるはず。いつもありがとうございます。
この時にあまりにも人が集まらないと企画の見直しが必要になります。参加費なのか、日程なのか、企画内容なのか･･･。難しいと判断したら一旦中止して根本から練り直すことも必要でしょう。大丈夫2か月前だから中止してもダメージはほとんどありません。名誉ある撤退！！

どうですか、ここまで読んで疲れてませんか？ようやく折り返しですよ。
でもここまで結構あっというまです。遠足もいく前が一番楽しいですよね。企画も一緒です。完成形を思い描きながら楽しくやりましょう！

8. 告知・募集

ようやく告知です。大変でしたね。お疲れ様です。ここまで決めたことを纏めて、ようやく皆さんにお知らせする時が来ました。大体1か月半前には告知しましょう。告知の方法ですが、ツイプラがおすすめです。人数管理も連絡も便利ですからね。そうでない場合はリスト化などいろいろ活用して参加者を把握しましょう。
さて、告知に最低限必要な事を確認しましょう。
何をやる会なのか、日時、場所、参加費、参加人数、参加条件、締切、大まかな企画内容の説明、注意事項を見やすい形で記載しましょう。箇条書きが基本です。書いたら3回読み返してみましょう。そして1日置いた後、初めて読む気持ちになって再度読み返してみましょう。書き方によって参加者が変わってきます。他の人に読んでもらうのもアリです！しつこいくらい確認しましょう。
募集後は参加者の推移を固唾をのんで見守ります。開始してから1週間以内に参加予定人数の1/3が埋まるようなら幸先がいいです。ほとんど集まらないようなら人数の程度にもよりますが会場の変更や企画の見直しなど頭の隅に置きつつ宣伝に努めます。会場のキャンセル期限3日前になっても参加人数が半分なら会場変更、企画見直し、中止にするかの検討を本格化しましょう。尚、変更する場合は既に参加表明してくださった方々にその連絡をきっちりしましょう。もうチェックリスト作って一人ひとり確実に。

9. タイムスケジュールの決定

無事開催決定のめどが立ったところで具体的なタイムスケジュールを作り出します。大体1か月前ぐらいからたてるといいでしょう。大企画1個だけならともかく中企画、小企画など組み合わせる場合にタイムスケジュールは非常に大切です。とはいえスケジュール通りにいくことなんてほとんど無いので、常に余裕をもって。ずれてもオッケーぐらいのゆるゆるに、しかし時間が開きすぎるとだれてしまうこともあるので15分程度の余裕がおすすめです。企画のスケジュールとともに、自分の動きのタイムスケジュールも作成しておきましょう。当日慌てる事の無いように。どうしても一人では難しければお手伝いを頼むこともここで検討しましょう。企画を再度見直し、9割ぐらいの完成度まで持っていきます。現実味を帯びてきました！楽しみですね！！

10. 必要なものの確認

タイムスケジュールの作成と合わせてお買い物リストの作成が必要です。必要なものをリスト化して、それがどこに売っているのか確認しておきましょう。個数によりますがギリギリだと集められないこともあります。私も以前企画で使うアイマスクが意外と売ってないことに直前で気づいて札幌中の100円ショップを駆け回ったことがあります･･･。
意外と忘れがちなのが参加者リスト、筆記用具、養生テープ。これは三種の神器です。どんなイベントをするにしても必要！！

11. 買い物に行こう

開催1週間前になったら買い物リストを基に品物を回収していきます。1日で回ると本当に買い物トライアスロンになるので何日かに分けて買っていくのがおすすめ。どこでも絶対に買える物で会場入りする途中で買えるなら（例えばジュースとか紙コップとか）開催日当日に買っていくのも有りです。嵩張るもの、重いものは搬入が大変ですからね…。タイムスケジュールとあわせて買い忘れがないか何度かシュミレーションしてみましょう。まぁ、当日足りないものに気付いたら金の力で解決しましょう。そのためにも参加費には余裕をもって。それでも無理なら知恵を使って乗り越えよう！！

12. 当日の心構え

ここまで来たらあとは楽しみましょう。貴方が一番楽しめるイベントです！！だってこのイベントをやりたくてこんなに頑張ったのだから！！
当日に私から言えることはひとつだけ。何か困ったことがあったら最終決定権は貴方にあります。貴方が神です！！自信を持って！！！
あとどうしても困ったことが合ったら気心の知れた参加者に頼ってみましょう。全ては参加者みんなと楽しむために！！

13. 終わってからやること

お世話になった方へのお礼、金額の清算、後片付け。色々ありますがタイムスケジュールの資料を見直してどの点が良かったか、次やるとしたら何処を改善すべきか考えてみましょう。この時にワクワクしたなら貴方は次のイベントを開催します！！疲れ果てて見たくもないと思ったら暫くは参加をメインにしましょう。でも大丈夫。この経験は貴方の血肉になるはずです。

最後に

ここまで読まれてどうですか？面白かったですか？
私の持ってる全てのノウハウはここに書き残しました。これを読んだ方は私の弟子といっても過言ではありません。私はボードゲームでインストをするとあっという間に追い抜いていく優秀な弟子を育て上げることに定評があります。きっと皆さんも私を乗り越え最高のイベントを作り上げることが出来るでしょう。
コロナの中で新しいイベントが立てにくくなっています。通常とは違う気配りも必要です。（マスクの着用必須、2週間以内に東京に行った方の参加不可、収容人数に余裕のある会場、こまめな換気、参加者の連絡先提出など）けれど制限の多い中、それを工夫で乗り越えて貴方らしい世界にたった一つのイベントを開いてください。
私はその会場の片隅で緑茶でもすすりながら一緒に参加できる日を楽しみにしています。